加强企业典型业务内部会计控制问题的对策研究

加强企业典型业务内部会计控制问题的对策研究

摘要：会计内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物，其内容是随着企业的发展对内部强化管理，是为了保障企业日常运作遵循产权利益归属而确立的一套规则是企业降低交易费用的重要手段，是企业全面管理的策略。它一方面能够监督制度执行者的行为，另一方面能有效防范会计风险，保护投资者的利益。会计内部控制制度的完善，对于强化企业内部监督，整顿和规范社会主义市场经济秩序，都有着十分重要的意义，它给财务工作带来质的变化，使企业管理水平必将不断地提升,最终提高企业经营效益
关键词：会计内部控制会计核算会计监督
一、我国企业目前内部会计控制所存在的问题
（一）对内控不重视，或者根本不存在。
这种情况集中体现在一些民营的中小型企业身上。在中国，大多数的民营企业家依靠着自己对市场的把握能力和个人的冒险精神完成了资本的原始积累。他们大多对会计不太熟悉也不太重视。因为市场对他们来说才是最重要的。所以，这些企业往往没有会计控制，老板一个人说了算，会计的作用在于能否想办法逃税。坐支，白条抵帐或者私设小金库的现象屡见不鲜。很多企业私自办理活期存折，将现金以出纳的名义存入，便于提款。
（二）制定了一系列内控制度，可是执行力度不够。
这种情况集中体现在一些处于发展中的民营企业和国有企业身上，当然有些上市公司也存在这样的问题。有些民营企业发展到一定阶段，处于发展的需要，往往会考虑上市，这个时候就会发现需要一套制度来使企业正规化，于是也会制定一些内控，然而很难开展或者很难持续实施。因为要老板也遵守是很难的，同时内控制度的实施也需要相应的成本。对于国有企业，由于产权的原因，所以虽然制定了比较好的内控制度，可是严格执行的往往很少。其实这样的例子很多，曾经以利润高速增长现身的“郑百文”，在初步成绩面前，头昏脑热，对众多的下属子公司管理失控，迅速跌入经营失败的困境。
（三）精心设计虚假控制。
这种情况则集中体现在一些上市公司。像银广夏，表面上有关凭证审核、批准等控制环节齐全，背地里却是一个不折不扣的造假链！这些公司为了达到虚报利润或其他目的，不惜精心设计伪控制来欺瞒投资者。这种情况随着中国资本市场的发展会越来越多。
传统理论认为，会计系统是一个信息系统，实行会计内部控制的目的是提供会计信息。然而，他们却忽略了会计另一方面的功能，即这些会计信息又可以反过来对业务过程进行修正或对会计信息进行分析以更好地控制未来的行动。其实，信息只是会计系统的一个基本环节，他的目的是为了更好的达到控制。因此，会计本身就是一个控制的过程，既有直接控制的意义又具有反馈控制的意义，良好的会计控制对于企业长期生存和稳定发展是有着战略性意义的。可是，正因为人们往往只看到了会计控制提供会计信息的功能，所以才缺乏对会计控制有足够的重视。因为，为了让报表使用者感到满意，作为结果的会计信息是可以利用技术进行篡改的，不一定要依赖于内控，于是就为造假提供了空间。某些企业现有的会计内部控制制度还很不系统、不完善，尚未起到全过程的控制作用，致使我们的会计核算与财务管理工作出现很多不尽人意的地方。因此，我们必须及时完善会计内部控制制度，并遵循合法合规、权责对应、不相容职务分离及成本效益等原则。
二、通过案例来分析企业存在的典型业务会计内部控制的问题。
（一）案例简介
每年的1月正是上海金桥出口加工区开发股份有限公司内部审计与制作年报的时间。与过去不同的是，浦东金桥在2003年春节前夕的内部审计与稽核过程中，在银行年度对账的过程中发现了一件引起轰动的事情，子公司上海全桥出口加工区房地产发展有限公司约1500万左右的银行存款不翼而飞。
2003年1月30日，上海金桥出口加工区房地产发展有限公司(“金桥房地产发展有限公司”)某财务负责人涉嫌挪用公款，遭拘捕。该犯罪嫌疑人从1999年前就开始通过更改会计凭证虚假采购建筑材料等方式挪用公司资金，至今数额已达1500万元左右，在遭逮捕前，犯罪嫌疑人已有两月之久没到公司上班，或许正是这引起了公司的怀疑。涉案金额1500万元只是公司的初步估算，目前还不能判断具体的损失金额，浦东金桥及下属于公司金桥房地产发展有限公司对目前情况讳莫如深。
事件的分析：浦东金桥作为一家上市公司，本来应该在财务制度和内部控制上有着很严密的防范系统，然而就是这样一家老牌的上市公司，竟然在几年时间内被挪用如此大数额的款项而无人注意，令人感到惊讶。
（二）该案例反映出以下两个方面的企业典型业务内部会计控制的问题。
1、货币资金内部会计控制失控。
财务上不讲究相互监督与制衡，虽然事情出在浦东金桥下属的子公司，但作为集团公司在财务制度上不讲究监督与岗位的相互制衡，是导致事件发生的直接原因。首先，财务岗位的设置与安排，讲究的是相互制衡，比如出纳与会计的相互牵制，会计各岗位的相互监督等等。犯罪嫌疑人作为浦东金桥下属子公司的财务负责人，挪用公司资金的问题，本来完全可以通过出纳依据每月或每季的银行存款对账单查明，或者子公司财务人员可以通过编制月报或季报甚至是年报发现问题，从这点上可以看出公司财务岗位的设置与安排失衡。
2、存货业务内部会计控制制度的种种隐患。
公司财务部门与其他部门间缺乏相互监督机制，作为一家房地产发展有限公司，财务部、工程部、客户部以及材料采购部之间本应相互监督，材料的采购与款项的收回，不单单是财务部的事情，相关部门均有责任。会计凭证也是根据原始凭证填列的，而原始凭证可能来自采购部、工程部，要想通过更改会计凭证来挪用公款是很容易被发现的，因为通过部门之间的核对问题很快就能发现。然而，很难发生的事偏偏就发生了，而且在四五年的时间内都无人发觉，原本部门之间相互监督就可以发现的问题，到最后还是犯罪嫌疑人自己露出破绽才发现。
三、企业内部会计控制失控的原因分析。
1、内部控制的作用及效果应该由内部控制制度设计及执行的有效性决定，而这种有效性则直接取决于单位负责人对内部控制建设的态度。可以说单位负责人对内部控制的态度决定了整个单位的态度和行为，不难想象，如果职员意识到了内部控制对单位负责人并不重要，那肯定不会存在一种高效运用会计系统和控制程序的环境，而控制环境决定了一个组织的基调，它直接影响着整个单位职员的控制意识。企业一般受业主一个人支配或几人支配,从对管理的重视程度等方面讲,都不愿意建立严格的控制或不遵守业主自己建立的控制,也就企业财务管理中存在的“领导专权不受约束、规章制度执行不力、基础管理薄弱的体现;
2、会计从业人员素质不高。
企业自身的固有缺陷如：一人说了算, 经营管理不规范,人事政策上重忠诚、轻才能,管理观念上陈旧，人员选用上任人唯亲，相信血缘关系，不注重才能，强调忠诚老实，往往真正有才能的人得不到重用，企业很难留住优秀的财会管理人才。
3、会计基础工作薄弱.会计人员设置不合理，岗位责任不明确。企业内部监督机制不健全，会计监督应涵盖企业经济活动事前、事中、事后的全过程，是企业内部控制的中心环节。但企业的财务活动中，会计人员只重视会计核算，忽视会计监督，造成内部财务管理失策。
4、财务不透明，会计信息质量不高，会计处理随意性大，信息失真严重。
5、重大事项的决策和执行没有很好的分离制约,存在无标准操作现象。
这些情况存在更多的是损害了企业自身的根本利益,如造成企业资产不实、浪费严重、经营管理混乱等。
四、如何解决上海金桥案例典型业务内部会计控制问题。
1、要建立完善的货币资金业务内部控制制度。
（1）、首先要建立货币资金的授权批准制度要求：
①明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
②规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求，经办人应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
③对于重要的货币资金支付业务，应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金行为。
④严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
（2）、其次要建立货币资金的岗位分工制度
岗位分工的前提是建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保不相宣传员岗位相互分离、制约和监督。货币资金岗位分工制度设计的宗旨，是不得由一人办理货币资金业务的全过程，既包括企业财会部门内部的出纳岗位与会计岗位的分工，也包括与货币资金运行有关的业务岗位分工和货币资金审批的领导岗位分工等。因此，货币资金的岗位分工制度是融于企业各级领导的岗位分工、各业务部门的岗位分工、各管理职能部门的岗位分工和财会部门的出纳岗位与会计岗位分工等一系列岗位责任制度中的。货币资金的岗位分工制度要求建立出纳人员、审批的领导、专用印章保管人员、会计人员、稽核人员、会计档案保管人员及货币资金清查人员的责任制度。在这一系列岗位责任制度中，涉及货币资金业务的不相容岗位分离、制约和监督制度主要体现在以下几个方面
①货币资金的收付及保管应由被授权批准的出纳人员负责，其它人员不得接触。
②出纳人员不能同时负责总分类账的登记和保管。
③出纳人员不能同时负责非货币资金账户的记账工作。
④出纳人员应与货币资金审批人员相分离，实施严格的审批制度。
⑤货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一人兼管。
⑥出纳人员应与货币资金的稽核人员、会计档案保管人员相分离。
⑦出纳人员应与负责现金的清查盘点人员和负责与银行对账的人员相分离。
2、要建立完善的存货采购业务内部控制制度。
为实现采购业务会计制度设计的目标，存货采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：
（1）职务分离制度。
存货采购环节中的主要业务有提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：
①在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。
②采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。
③物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。
④物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。
⑤采购人员应与负责付款审批的人员相分离。
⑥审核付款人员应与付款人员相分离。
⑦记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。
（2）存货采购的请购单控制制度。
为使存货既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定存货采购时，必须由存货的使用部门(如制造企业的生产部门、流通企业的销售部门等)根据未来一定期间的需要量，以填制“存货需求单”的方式提前通知存货保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。经过存货保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理(或财务，下同)部门的确认后方可生效。采购部门确认的目的在于两个方面：一是防止已经采购的存货又重复执行，二是咨询现行市场价格，对所需采购资金进行估算。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准。存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后，再交采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续。
（3）订货控制制度。
采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判；然后，根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订合同和订贷单的控制。
（4）货物验收控制制度。。
企业所订购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部和会计部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。
（5）入账付款或应付账款控制制度。
由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该及时记录存货的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。对存货的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地进行计量。
（6）会计稽核与对账制度。
它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。
所以要想防止浦东金桥类似事件的再次发生，就要把监督与制衡贯穿始终。在集团公司内部建立一个完善的财务体系，即建立集团公司资金结算与控制系统，实行全方位的监控。资金结算与控制系统包括财务岗位的设置与安排，公司内部财务部门对经营活动的监控和其他部门对财务部门的监督，以达到同级间的监督，还包括集团公司通过构筑资金结算与控制系统实现上下间的监控，最终实现全方位的监控，形成事前、事中不间断的监督。
随着我国WTO的加入，我们面对更多的机遇与挑战。当前形势迫切要求我们提高内部管理水平，要实现这一目标，我们要在内部管理上下功夫，要不断查找自身的不足，并要持续的改进。新《会计法》实施后，内部会计控制制度在我国首次上升到法律层次上，尽管我们在实际工作中初步建立了一些内部会计控制制度，如会计与出纳工作分离制度等。但作为一项科学的管理手段，现有的内部会计控制制度还很不系统、不完善，尚未起到全过程的控制作用，致使我们的会计核算与财务管理工作出现很多不尽人意的地方。在过去的工作实践中，由于思想认识和制度执行上的偏差，致使企业内部会计控制制度建设流于形式，表现为：对企业会计控制讲得多，做得少；只有条条框框，没有实质性措施；照搬照抄他人成果，严重脱离企业实际等。随着我国经济体制改革的不断深化和现代企业制度的建立和完善，人们迫切要求规范会计行为，提高会计信息质量，强化经营管理，控制经营风险，防止错误和舞弊。为保证单位经济活动政党进行所采取的一系列必要的管理措施。内部会计控制制度的完善可以加大力度治理会计核算秩序，建立有效的会计核算机制，保证会计核算资料完整、可靠和及时，提高以会计核算资料为基础的财务分析报告和预算报告的编制质量，内部控制的目标主要是保护单位财产、检查有关数据的正确性和可靠性，提高经营效益，贯彻既定的管理方针。全面提升财务管理水平，推动企业整体管理水平的提高。因此，我们要不断完善内部会计控制制度，高度重视这方面的研究与讨论，加快其建设步伐，使企业在日趋激烈的市场竞争中，得以生存和发展。