浅谈财务人员针对KA商场的往来账务基础管理

一、企业与KA商场的往来账务的特点(KA商场是指规模大,人流大,销售大的重点大卖场例如:国美,苏宁等)

二、财务人员在处理对KA商场的往来基础账务时所存在的问题及原因

三、针对财务人员在处理对KA商场往来基础账务中所存在的问题的部分解决方法

内 容 摘 要

KA英文是KeyAccount，中文意思为重要客户、重点客户。 对于企业来说KA商场就是营业面积大、客流量大和发展潜力大等 三方面的大终端。国际著名零售商如家乐福、麦德隆等；或者区域性零售商，如上海华联、国美电器、苏宁电器等，都可以称为KA商场。但在实际实务操作中，财务人员由于不能很好的理解结算操作或是电算化操作落后，而造成往来账的混乱，给企业造成财产损失，财务人员在处理对KA商场的往来基础账务时所存在的问题，由两部分因素造成，一是外部原因，主要是由于KA商场的结算方式与企业不一致所造成的。二是内部原因，主要企业内部一个硬件和软件所造成。企业财务人员要根据原因找出解决方案。提高财务人员素质,规范和完善各种结算操作流程和管理章程,重视内部审计,增强数据安全意识,是解决管理好往来账的关键问题。

浅谈财务人员针对KA商场的往来账务基础管理

KA英文为KeyAccount，中文意思为"重要客户"，重点客户， 对于企业来说KA商场就是营业面积大、客流量大和发展潜力大等 三方面的大终端。国际著名零售商如沃尔玛、家乐福、麦德隆等，或者区域性零售商，如上海华联、国美电器、苏宁电器等，都可以称为KA商场，随着传统销售渠道的委缩，KA商场越来越受厂家重视，而现在行业竞争的十分激烈，企业是大大小小，而大的KA商场在企业的地位越来越高，所以进KA大商场销售是企业必须面临的问题。一旦企业与KA商场建立了购销业务，那么财务人员就要建立企业与商场的往来账，怎样才能管理好这个往来账？是企业财务人员所要考虑的问题。但在实际实务操作中，财务人员由于不能很好的理解结算操作或是电算化操作落后，而造成往来账的混乱，给企业造成财产损失。本文就学生在工作中碰到的案例所展开。

首先，企业与KA商场的合作一般分为二种方式：经销或代销。经销是以商场收到商品金额为结算金额，代销是商场销售出去的商品金额为结算金额。由于这两种方式结算不同，所以在实务操作方面的处理方法也有差异，我们先来认识一下与KA商场往来账务的特点：

一、企业与KA商场的往来账务的特点：

（一）、结算流程烦琐。由于KA商场的财务体系与结算体系相当烦琐，而且对账人不是一个最终的责任人，而是要跨部门进行对账，所以使得对账很烦琐。以国美电器为例，如每月先由企业相关人员到国美财务部的结算组，打印出企业的对账单，然后由财务人员核对无误后由授权人签字确认，再交由商场的结算组，进行审核，然后再把对账单转入国美的收入组打印相关的费用，企业的财务人员进行审核签字确认，再交由国美财务审核，审核完后企业相关人员再把对账单和费用单一起交回结算组，再由结算组审核打出最终的结算单。这样,才最终完成货款结算工作。

（二）、结算方式多样化。基本每个商场的结算方式都是不同的，主要体现在以下方式：

1、有往对方的网站投单据，然后再由商场根据所提供的单据与商场数据对碰而生成结算单。（例如万家/新一佳等商场）

2、或是根据验收商品的单据进行结算。（例如沃尔玛/易初莲花等）

3、对方提供结算单据，（例如家乐福/好又多等）

4、也有部分的KA商场采用数量售价金额核算的方式,这种结算方式一般是代销关系所用的多，所以商场提供的对账单实际上就是一本商品的进销存台账，这样，如企业向KA商场提供几百甚至上千种商品时，也是一个个商品进行对账，使得财务人员在管理KA商场往来账的工作量很大。尤其是现在KA商场分店多，对于一个企业来说，销售有同城销售和异地销售。异地销售的往来账务比同地销售的账务难管理。部分商品进行对账，部分商品不进行对账。企业提供给KA商场的商品的入库分两种类别，一种是库存机，库存机是指存放在商场仓库的商品，在KA商场提供的对账单会体现出来。另一种是样机，样机是指摆放在商场柜台上的商品，此类商品在办理入库时，是以暂存商品入库的，在KA商场提供的对账单上是没有体现，也就是说，对于样机，商场的账务人员是不对账的。

4、商场收到的费用难稽核。这同是也是造成账款出现差异的最大因素。在与KA商场对账过程中，会由于各种突发性的费用的产生，进而影响到结算工作。特别是如果双方之间的销售方式是委托代销，这样KA商场在货款方面掌握主动权，如企业不确认商场提供的费用确认函，货款得不到回收，进而影响到企业的资金运转。

二、财务人员在处理对KA商场的往来基础账务时所存在的问题。

（一）由于外部原因造成主要有以下几种：

1、记账方式的不同，由于KA商场实现数量售价金额的记账方式，但大多数供货企业由于商品种类多，尤其是商品流通企业，都是采用传统的销售收入记账，而没有建立商品的数量售价金额，所以造成双方的往来账款出现差异。对于KA商场来说，注重是对商品的台数，但对于企业来说，往往是注重对商品的金额的核算。

2、经常产生合同外的费用，由于企业与KA商场在签订的合同中，费用条款对于企业来说是苛刻，而且费用是从货款中扣除，所以造成双方往来账差异。

3、由于商场降低商品的零售价，而造成账务处理出现差异。

4、企业发出的商品数量与商场提供的对账单上的进货数量不相符，出现多入或少入的情况。进而影响到双方账务的不相符。如果库存管理出了问题，无论往来账款怎样管理，都可能被库存的损耗全部冲销。面对损耗的情况，KA商场通常会想尽办法让企业承担损失，企业在本来就苛刻的合作条件制约下又要承担成本压力，他们无不为卖场库存管理的不透明而苦恼。库存管理对KA商场而言也是个难题，要面对太多的企业太多的商品。怎样利用各自的资源和经验共同把库存管理做好，减少不必要的损耗，是供销双方都关心的问题。企业财务人员在核对KA商场的库存商品，也是经常为账实不相符而头疼。

5、在签定的合同中，商场提供的购销合同中某些费用的计算依据，对于企业来说是无法准确核算，例如有的商场在计算返利，是以商品的零售金额作计算依据，但对于企业来说，商场的商品零售金额无法准确核算的，而商场不提供，所以对于很多企业的会计来说，对于商场提供的费用收取金额只能在供货价格的基础上加入企业保证商场的利润的和来进行一个倒推，但在实际工作中还是存在部分差异，不可能达到百分百准确。

（二）由于内部原因造成差异主要有以下几种：

企业的财务人员对于与KA商场的往来账款前期工作不到位，在实际工作中，只是以几个简单的分录体现就行了，其它的辅助工作没有做到位，具体体现在以下几个方面：

1、企业财务人员与业务人员对于扣点的不了解，由于KA商场大多数以售价除扣点后的金额来确认销售，所以，业务部门在给商场报价的同时，要把扣额考虑进去，但在现实工作中，很多企业人员都没有做到这一点。特别是各方面管理不太规范的中小型企业，在给KA商场报价时，没有考虑到扣点问题，造成企业的亏损，往来账款难管理的现象。

2、对所交的费用管控不好。在KA商场产生的很多费用的产生其实都与业务的管控有关，如业务人员在费用管控不好，那么财务人员在往来账的管理方面就会管理不好。大体上来说，在KA商场产生的费用分为两种：一种是合同内费用；另一种是合同外费用。合同内的费用分为月返，年返，销售管理费，会员费，补损等，合同外费用分为蓝卡费，各种促销费等。由于合同内费用，在签订的合同内有相关的规定，例如扣点是规定的，但是有部分费用是按销售额来核算返利，这样对于企业对这部分的费用的核算难度是非常大，因为商场不可能给你提供商品的销售额的。合同外的费用，由于在合同内没有具体的说明，所有企业与KA商场经常由于这个合同外费用，往来账务出现问题，产生纠纷，严重者出现退场，终断往来业务。KA商场一到节庆产生的费用，根本不经过企业的同意，大多时候都是单方面实行，这样，企业就会很被动。例如一到节庆，在KA商场就会举行各种促销活动，由此产生的费用，KA商场会全部由企业来承担，往往企业财务人员接到KA商场的对账单是，就会发出商场在结算的货款中，扣减这部分费用，对于KA商场的举动，到现在为止，很多企业也很无可奈何。在大多数情况下，也只能确认这些费用。

3、企业的财务人员电算化操作落后，大部分工作是用手工进行操作，现在随着KA业务的增大，结算工作量也越来越大，这样财务工作量也跟着增大，由于很多财务人员（也包括很多应届毕业生）由于在电子表格操作上也不熟练，也很影响到对账工作。

4、库存管理不到位。也就是没有建立相关的商品数量售价账，这样，对于商场的库存商品不能很好做到监督，另外工作人员缺乏责任心。因为目前的库存管理大多是依赖人工进行的，因此，所有跟库存管理工作相关的人员的责任心就直接影响了库存管理的质量。相关人员包括卖场的营业员、营业主管、仓库管理员和企业的业务员、理货员、促销员等。在实际操作中，他们都会或多或少地参与其中的某些工作，如果其在思想上就不重视库存管理而是敷衍了事，那库存管理的效果肯定会打折扣，进而影响到账务如出现差异，无法查清。

5、单据管理不规范，由于大多数KA商场对于商场开具出的商品入库单，在付款时要回收原件的，由单据不齐全，不给予结算。在现实的工作中，企业的相关人员在办理KA商场的入库手续时，对于KA商场开具的单据保管不够正规，有部分单据没有回到财务处存档，由于KA商场对于由它开出的商品的入库单，在双方进行结算是要回收，如有单据没有回到商场，商场是不给予结算的，所以，大多时候，也由企业相关工作人员的工作失误，造成部分单据不能回收，影响到往来账务的前期管理

6、由于商场是根据业务部门提供的报价，给予确认金额和办理入库的，有时，会由于业务部门没有报价，但企业又已发货给商场，商场没有对这个商品进行账务处理，造成双方的差异。

7、不科学的订货造成缺货或大量的库存积压，产生滞销品引起退货。这会导致销售损失和企业资金周转不畅，而且后期的大量退货也需要大量的人力物力进行处理，在退货过程中容易产生商品是丢失，尤其是异地销售的退货行为。造成双方的差异。

8、企业财务人员对于管理KA商场的往来账款基础实务操作不够全面。在实际工作中，很多企业财务人员在处理KA商场的财务实务中知识面不多，对于实务操作，以在学校学到理论知识死记硬搬，在具体的工作中不够灵活运用，当账务出现差异，财务人员不能及时查清差异，以至日积月累，造成越来越大的差异。

三、针对财务人员在处理对KA商场往来基础账务中所存在的问题的部分解决方法。

企业的财务人员，在建立一个新的客户的往来账时，我们要了解这个KA商场的各方面的操作流程，财务人员不仅要熟悉KA商场的财务流程，同时还要熟悉业务部门和仓库部门的流程，通过对整个KA商场的全方面了解，我们才能根据这些方面流程来确定怎样管理好这个往来账。

（一）、做好前期工作，具体有以下几个方面：

1、在企业与KA商场商讨合同时，财务人员也要参加商讨，对于各项合同条款，从财务人员的角度提出建议，同时，通过合同的签订，财务人员可以知道KA商场的结算制度和相关扣点问题，或者其它问题。由于扣点是由合同签订的，所以我们先按合同整理一份汇总扣点的资料，特别是对于一些异地管理KA商场的分店，同时把这份资料与业务人员核实。但由于企业与KA商场签订的是大合同，特别是这些合同是由KA商场提供的，很多条款是对于企业来说是苛刻的，现在，由于市场竞争越来越激烈，KA商场在二、三级市场开设分店，在合同中，没有规定那些分店属于二、三级市场，所以，财务人员在取得这些扣点后，还要再与KA商场总部的相关财务人员核实扣点。

2、财务人员、销售人员与储运人员的工作互相配合、沟通。在很多中小企业大多数是财务、销售与储运三条线，一个管账款一个管销售一个管发货，表面上看，这三个部门的都是独立分开的，但其实这三者是密切相联的。如果销售与储运的工作人员工作不到位，都会影响账务的管理。财务人员也要熟悉业务和仓库的操作流程：监督业务部门的报价或是签好上电协议、三方协议。在与KA商场的结算中，如没有签好上柜协议或是三方协议，就算在这个商场销售再多的商品，也不会得到结算，销售收入体现不出来，在现实工作中，企业的业务部门往往是为了提高业绩，开发多一个KA商场后，盲目发货，没有注意到影响以后结算的所需要的资料。还有是报价，特别是在商品流通企业，由于商品种类多，加上售价需要灵活操作，所对财务人员对于商品的报价更要严格控制。监督仓库部门的办理发出商品的进出库手续，由于KA商场的退货，都是先由供货企业开出退货单后才能退出商品，所以要求相关人员在开出退单12小时内到KA商场办理退货手续，把商品退回企业的仓库。只有仓库人员对于开出单据的商品严格按流程办理进出库手续，最起码先在第一步流程中避免商品的丢失。如果财务人员对于各流程都熟悉，在管理往来账时，如出现问题，就可以很容易找出问题到底出现在那个环节上，在最短时间找出解决方法。

3、规范的管理商场提供的商品入库单，在KA商场中，由于商品的入库手续是由企业的促销员办理的，所以，财务人员可以做出一定的制度，对于企业的所发到KA商场的商品，要在24小时内办理入库手续，48小时内回归财务存档。对于由于业务部门没有报价的商品，规定在2小时反馈到业务部门，业务部门在12小内办理好报价手续，相关人员在24小时内办理入库手续。对于商品送达商场后，在实际入库的商品数量与企业开出的发货数量不相符，在单据回到仓库文员的手上后，要马上进行修改，在实际工作中，很多应收账款产生差异都是由于企业与商场双方的数量不相符所造成的。在很多的中小企业里，由于这个步骤不重视，导致最后花更大的人力与物力来解决问题。另外一个是单据的管理，由于平是物流人员的工作很繁重，每天要送货的商场的数量很多，有时为赶时间，当天没有取得商场的验收单，而是几天后才取得，这样容易产生漏单的情况，但现在很多商场在结算货款时都必须凭借验收单进行结算，所以如单据不齐全也影响到双方的账务差异。

4、建立实物负责制。财务人员和销售人员都还需要按商品品名、规格、等级设置库存商品三级明细分类账，对库存商品实行数量和售价双重控制。首先，设置库存商品总账账户，以成本金额反映库存商品的数额。按商品类别设置库存商品类目账，设立商场的数量售价账，分别反映各类库存商品的数量和售价金额，再按商品的品名、规格、等级设置库存商品明细分类账，也可采用数量金额三栏式账页，分别反映各种不同规格商品的数量，并用售价反映商品的单价和金额。这样用库存商品逐级设账的方法，能更好地控制和管理商品进、销、存的数量和售价金额。为了便于查对账目，可以在库存商品明细分类账页上方注明商品的购进单价。 销售部门采取商品分管的办法，一般按商品类别划分营业柜组。营业柜组内的实物负责人，按商品的品名、规格、等级设置商品保管账，采用数量三栏式账页，登记商品的收入、发出和结存数量，并在账页上方注明销售单价和购进单价。这样便于实物负责人直接掌握和控制本类别内商品的数量，并根据商品保管账随时与实物进行核对，做到账实相符。在实际工作中，由于在KA商场中，销售人员的财务操作技能不高，由于平时工作就很烦忙了，所以，要她们做出商品保管账也是较困难的事情，财务人员可以先与业务人员分析做这个账本的重要性，再由业务人员做销售员的工作，让她们认识到做商品数量售价账的重要性，调动她们的积极性，平时工作中，财务人员也要多到商场与她们沟通，帮她们解决在工作中遇到的问题，这样，如往来账额出现差异时，她们能协助查清原因。

5、对于费用的控制。在实际工作中，这一块工作是财务人员最难管控的，其实这个费用管控大部分是由销售部门管控，但也不可能无限制由销售部门进行管控。对于KA商场产生的各项费用，财务经过核对，监督。合同内费用，是补损这一项费用是最难控制的，补损是由于在同一区域内其它商场的同种商品的售价低于KA商场的售价而产生的差价，对于这些差价，是由供货企业来承担的，这种情况是由业务部门来控制，财务部门监督的，因为同一区域的所有商场的同类商品售价必须一致，如由于这种情况而产生的费用，财务人员有权做出由业务人员承担相关的责任。另外是对于合同外费用这一块，是最容易出现漏洞的地方，对于这一块，本人认为最好先由业务部门提出申请，经由财务部门审核、存档，这样，避免等到财务最后对账，才知道已产生的费用，要制定相关的规章制度，找出明确的责任人，这样才能在最大限度内监控费用的产生。

6、财务人员要来严格管控应收款。以财务为主导控制出货量，当出货量超出预警线时就通知销售部门停止发货。同时，设定每个KA体系固定的对帐日，追踪发出货物的入库情况，及时与KA商场财务部门相关人员的进行对账结算，当有遗漏或错误时及时解决以免停滞延时对账，耽误正常的付款。为每个卖场设定放款额度，对于连锁的超级KA卖场，因其门店太多，相对铺货也多，不制定具体的放款额度，任其毫无节制的进货，后果不堪设想。必须设定一个安全的可承受的应收账款额度，一旦超过的部分必须要求现款或结清前期款，否则不能发货。对于退回来的商品，无论商品变化情况怎样，都要先无条件开出退货单，然后，再做出处理方案。

（二）、发出商品的记账方式

分两种情况：一种经销商品，先以售价记账，到合同外费用确定后，对销售收入进行冲减。另一种是委托代销商品，对于这种销售方式的商品，商场是按已销售额给予结算货款的，因没有属于真正的实现销售，所以可以先用成本记账，待真正的实现销售收入时，再结转利润

（三）、加强盘点工作。

1、向卖场要求让自己的业务人员与促销人员参与卖场的盘点、仓库的整理等。促销人员是非常好的库存管理员，供应商要善用促销员，将库存管理列入对促销员考核的范围，借此让促销人员对卖场的库存进行一定程度的掌控。同时，企业的财务人员最好每月进行抽查商场的样机盘点工作，由于商场对于样机的库存数是不与企业结算和对账的，所以财务人员对于样机的稽核要更为着重，商品机的仓库可以每年至少一次参加KA商场的盘点工作。

2、企业财务人员对于每月的商品数量的台账中出现的差异，要在当月查找出差异的原因，再根据具体情况做出处理方案，这样才能保证往来账务的顺畅。同时，财务人员也在不断在提高自己的实务操作技能，在工作中不断学会思考问题，如碰到各类问题，应该怎样处理才能管理好账务。认真工作只能做完工作，用心工作才能做好工作。

（四）、加强财务人员的电算化操作。会计信息化是会计发展的必然趋势,与手工会计系统相比,电算化会计信息系统具有明显的优越性,但是电算化系统有不同于手工会计系统的特点及其风险,必须建立更加严密的、系统的内部控制制度。各级领导和财会部门、信息部门人员都应对会计信息化树立正确的思想认识,营造风险防范从我做起的氛围。目前,社会中计算机犯罪行为的增加,使我们更应认识到电算化会计信息系统加强内部控制的重要性。强化系统的内部控制,既是预防电脑犯罪的重要措施,也是减少差错的有效保障。电算化会计信息系统的内部控制实际执行了一部分审计工作,它是一项技术性强并相当复杂的工作,因此必须加强和完善电算化会计信息系统的内部控制,以保证系统的正常运行和财务数据的安全可靠,减少甚至消除可能发生的危害。提升单位或企业的整体管理水平,以保障单位或企业管理目标的实现, 首先要通过各种培训提高会计人员的计算机业务水平和职业道德水准、增强遵守各项法规的自觉性,实行考核合格才准上岗的制度,会计人员不仅要具备财会知识和计算机知识,同时还要掌握一定的管理知识，随着现在市场竞争越来越大，与KA商场的合作关系越来越复杂，对于企业的会计的电算化要求也越来越高，所以我们企业会计也要不断的学习，提高自己的电算操作水平。

总之,提高财务人员素质,规范和完善各种结算操作流程和管理章程,重视内部审计,增强数据安全意识,是解决管理好往来账的关键问题。

参 考 文 献

1、陈玉菁.新《会计法》对会计监督理论的影响[Ｊ].上海会计,2001,(8):10-11.

2、全国会计专业技术资格考试领导小组办公室，《初级会计实务》，2002年

3、钱玲，《电算化会计信息系统》，华东师范大学出版社，2004-6第一版.

4、根据实际工作中的案例而写