会计账簿的变化及风险防范对策

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会计账簿的变化及风险防范对策
一、电算化会计账簿的变化
1、改变了数据输入方式。传统的会计账簿主要是根据审核无误的凭证,逐笔或汇总记录在会计账簿上,登账工作繁琐复杂,易于出错。电算化环境下会计账簿的记录直接取决于数据采集端口的原始单据或记账凭证,而原始数据的采集与输入形式已大为扩展,如人工键盘录入,磁盘、光盘、U盘等磁介质导入,远程网络收集与传输,输入方式呈现出迅速、开放、多元、高效的特点。
2、改变了数据处理方式。在传统的会计核算程序中,采用平行登记方法的总分类账与明细分类账的登记是一项原理简单而核算过程繁杂的工作。实行电算化后,账簿数据的整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节,会计信息系统基本采用集中处理的方式,即多个子系统采集原始凭证信息,记账凭证一次输入或生成,各种账表数据在记账凭证分录库的基础上派生形成。数据的运算与归集高度依赖于计算机信息系统的实时操作,账账、账证之间的对账环节也不复存在,数据处理呈现出一体化倾向。
3、改变了数据存储方式。传统的会计账簿以纸介质存储方式保留会计信息与管理会计信息。在计算机方式下,账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中,以电磁介质作为会计信息的存贮载体,还可以存储在计算机磁盘、内存、磁带等磁介质与光盘等电介质上,需要时可以通过打印机输出纸介质账簿。原始数据的输入端口、高度依存的电算化软件系统、易隐藏信息的存储介质,成为影响电算化环境下会计账簿风险的三大主要因素,这些因素不仅引起了传统会计账簿外在形式的变化,而且带来了会计账簿实质性的变革。
4、改变了数据登记方法。传统账簿中,会计数据的登记按会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大账户,并设置总分类账和明细分类账。而在电算化会计账簿中,所有账户都被赋于一个科目号,科目号的第一位用于标志这个会计科目的大类别,如资产类为1、负债类为2、权益类为3、成本类为4、损益类为5,前三位用于标志总账的会计科目,如现金是101、银行存款是102,这样就可以方便的进行总账、明细账、日记账等各种账目的处理,实现数出一门(都出自凭证),数据共享的特点[1]。总分类账和各级所属明细分类账也不再是一种重复平行的关系,而演化为一次登记,逐级共享的关系。