会计电算化系统应用的问题及其解决对策2014(三)

    会计电算化的运用和发展可以极大的发挥计算机的计算功能，将会计工作人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来。但是，我国实行会计电算化的单位中却存在只注重帐务处理，忽视管理功能的现象。财务软件在企业运用中财务分析、成本核算等管理模块基本不用，失去会计电算化减轻会计工作人员的繁重工作，充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财务人员的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理及监督功能的现象。财务软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等模块功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测、财务状况实时监督等模块，根本没有设计或过于简单，功能不全，并且查询功能也不健全。限制了许多管理与监督功能的有效实现，因此未能充分发挥会计电算化对加强财务管理方面的功能。

    （三）会计电算化档案管理制度不完善

    由于许多单位实行会计电算化的时间比较短，对会计电算化档案的组成内容不是很了解，缺乏管理方面的经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料不能及时归档，已经归档的内容也不是很完整。没有及时制定相关的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏，甚至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。报表的编制要求做到真实、计算正确、内容要完整、手续齐全，做到帐证、帐表、表表之间勾稽严密，书面帐表必须由分管财务的领导，会计主管和制表人员签名盖章。单位的会计档案包括存储盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐薄和会计报表。现金、银行日记账要求日清月结，每日打印，月末装订成册，其它帐薄满页打印，报表按期报送并打印装订，其他数据资料要按需打印输出。所有打印输出的资料按会计档案管理。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面上签字或盖章注明。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地保存；要妥善保管好会计数据的备份光盘，应放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，由专人保管，并定期进行转储。硬盘和备份盘不得随意乱放和外借。按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。应该注意会计资料的保密性，未经许可不得向任何人提供会计信息资料。

    （四）会计软件通用性差，集成化程度低。软件开发滞后，使用较混乱

    我国的会计电算化工作，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发阶段和有组织有计划的商品化稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件以及ERP(企业资源计划)的发展阶段。在这20多年的发展过程中，已取得了长足的进步和提高。商品化、通用化的财务及管理软件得到了广泛的应用，许多软件的开发已经走向专业化的轨道。但是，应该看到，由于财务工作自身的特点，网络的迅速发展，电子商务的迅速兴起等一些先进的、现代化的事物的不断出现，对会计电算化软件提出了新的要求。

    现在市场上会计软件开发公司都强调突出其会计软件开发模式和特点，造成大部分会计软件互不能兼容，通用性差，集成化程度低，在使用方法上也存在差异，给用户带来了诸多不便。会计软件的可操作性差，仅仅是从用户界面、系统平台、报表处理等表面问题上作文章，不能满足用户的实际需要。会计软件的开发也没有考虑国际化，我国财务软件还不具备有多国语言、多种货币处理能力，而且在会计核算和财务管理方面有些不符合国际惯例和国际会计准则等。而且也不能满足审计要求，会计软件开发疏漏了审计因素，会计电算化后，传统审计中最为重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大的变化。由于重视财务软件的技术性，忽略其实用性，财务软件的开发未能实行统一的标准，不同开发商具有各自的特点，使所用的财务软件较为混乱，不同财务软件的数据接口、使用方法的不一样，导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不便。

    （五）数据的实时共享性，安全性、保密性、可靠性较差

    随着网络经济时代的到来，在给企业带来无限商机的同时，也给企业带来隐患，会计电算化系统下，会计信息在传输过程中就可能出现安全问题。此外，由于会计数据主要保存在计算机的磁盘或U盘，一旦磁介质受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据信息将会丢失，势必严重的影响到企业的会计工作。

    目前，我国不少地方对会计电算化工作的安全性重视不够。纵观我国目前会计电算化工作中存在的安全问题，主要有这样几个方面：一是自行开发或委托开发的软件在开发和设计中，开发和设计者未能全面、科学地设计考虑，结果所设计的财务软件与实际会计工作相脱节，导致常常出现差错。二是会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作，导致会计资料的丢失或错误的出现。按照财政部颁布的《会计电算化管理办法》的规定，实行会计电算化的单位发生的新的经济业务内容经过电算化账务处理后，应坚持当天备份，且要双重备份，并分人保管。三是一般实行会计电算化的单位财务人员对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防范病毒和“黑客”的侵入。四是会计档案形成和保管中存在风险。主要是一些实现会计电算化的单位，其会计档案是通过针式打印机打印出来的，经过一段时间后，字迹往往会褪色，达不到规定的保存期限要求。对此，一方面可采用激光打印机打印，另一方面可采用电子帐薄的形式来弥补不足。

    （六）会计电算化技术的使用在总体上还处于低层次水平

    手工模式下的突出弱点是管理效率低、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题。在手工会计核算形式下，从原始凭证的分析处理开始，一直到财务报表的生成和财务报表的分析，都由财务工作人员完成。在电算化会计方式下，只是原始凭证的分析和输入由会计人员直接处理，会计报表的生成以及一部分财务数据的分析都由计算机自动生成。财务人员的工作显得较机械、简单，没有将会计财务管理的作用发挥出来；其中存在的问题是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。未能站在企业管理信息化的高度研究会计电算化，会计软件囿于传统的思维方式，模拟手工核算方法，缺少管理功能。目前流通的会计核算软件大多属于业务信息系统的范畴，只能完成事后记账、算账、报账以及提供初级管理功能，不具有财务管理功能，近两年来虽然倡导发展管理型会计软件，但一般只从财务管理的要求出发。

    四、会计电算化必须解决好的问题及完善对策