会计电算化系统的标化通用化

目 录

内容摘要............................................................2

一、会计电算化系统标准化、通用化的必要性............................4

二、我国实施会计电算化系统标准化、通用化的有利条件..................4

三、对我国会计电算化系统标准化、通用化的看法........................4

参 考 文 献.........................................................9

内 容 摘 要

随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用，内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善，真正做到保证会计数据的可靠性和真实性，提高企业的经济效益。内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计账务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施自然而然地消失了。取而代之的计算机内部控制措施。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。

手工会计系统中严格的凭证制度，在电算化会计系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的较强的控制功能弱化，部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。实行会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的，由人员和计算机相结合来共同完成。 手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。

      网络技术无疑是目前IT发展的方向，电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响，特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。系统管理主要负责系统的硬软件管理工作，从技术上保证系统的正常运行。系统管理岗位应保持相对稳定，若有变动应办理严格的交接手续。审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。 

      数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复与重建等。程序的安全控制是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。常用的控制包括接触控制、程序备份等。由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，一旦出错，影响极大。有效的输入控制手段是加强对凭证控制。凭证控制应做到对凭证的审核、自制、输入、传递、保管五个环节全面控制。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查，保证输入的完整性。 指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和伸缩性进行的控制。计算机系统对数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、改错等内部运算、存储等一系列动作的校验、判断及提高措施。处理控制的目的在于保证会计资料依照预定的程序进行处理，从而达到正确的会计处理结果。

会计电算化系统的标准化、通用化

一、会计电算化系统标准化、通用化的必要性

会计电算化是会计发展的必然趋势。我国虽然已经开始了这方面的工作，但至今为止宏观效果不太理想，其重要原因之一是不少单位都是各自研制开发会计电算化系统。这种“各自为战”开发的软件缺乏标准性、通用性，存在着不少弱点；①数据库记录无一定标准格式。往往只是从本单位的目前需要出发，没有全面考虑信息“共享”问题，信息利用效率不高。②系统软件质量不高。③不利于会计核算的内部控制和外部监督。④低水平的重复开发，造成人力、财力的浪费。⑤各单位的系统软件接口不一致，有些甚至没有考虑留有接口，不利于联网组成更高一级的会计电算化系统，也不利于与其它的经济信息系统联网。

由于以上原因，若不重视会计电算化系统的标准化、通用化，就不易进一步更快、更好、更省地普及和提高会计电算化工作。

二、我国实施会计电算化系统标准化、通用化的有利条件

我国是实行有计划的商品经济的社会主义国家，为了满足宏观经济管理的需求，国家对会计制度有统一的规定。以工业企业为例；第一，有统一的会计科目名称，一级科目有60个。第二，成本核算程序根据行业特点制定。第三，会计报表的编制也有统一的规定。

我国会计的这些特点无疑是会计电算化系统标准化、通用化的有利条件。充分利用这些特点，可以设计出通用性较强的应用软件。所以，会计电算化系统的开发人员不仅要掌握电子计算机的专业知识，还要熟悉我国的会计制度，具备一定的会计专业知识，这样才有利于开发具有先进性、通用性的会计电算化系统。 

三、对我国会计电算化系统标准化、通用化的看法

会计电算化系统的标准化、通用化是一个复杂的课题，必须从我国国情出发，有计划、有重点、有步骤的进行。可分为以下两步进行：1、建立（会计信息系统）标准基本数据库。信息是管理的基础，会计信息是经济信息的重要组成部分。因为记账凭证是会计记账的直接依据。基本上包含了所有需要进行处理的信息，会计的一切账户、报表等都是通过对记账凭证的不同处理而产生出来的。以记账凭证序时账作为基本数据库有以下几个优点：①会计电算化系统的各子系统都是对记账凭证进行直接处理或再处理的，一旦这个基数数据库实现了标准化，就有利于设计通用性较强的处理软件。②有利于其它经济信息子系统调用会计信息。③有利于审计工作。对一个使用标准基本数据库会计电算化系统的单位，审计人员可先对其书面记账凭证进行审查，然后将基本数据库的记录与记账凭证进行对照(可全面对照或抽样对照)最后用专用软件对数据库进行处理，得出所需要的结果再和该单位会计电算化系统的有关处理结果进行核对，这样就能比较方便的进行审计工作了。

但是，传统的记账凭证还不能直接作为基本数据库的记录，因为它没有包含足够的会计信息，我们知道会计信息系统的基本机能包括记录机能（薄记会计）、管理机能（管理会计）、和计划机能（预测会计），这些机能体现于各种会计报告中。由于种种原因，我国传统的会计记账凭证只包含了薄记会计的信息，而缺乏其它一些现代会计的信息，所以，需要扩充才能使记账凭证取得作为基本数据的资格。根据这个思路，（可按经济部门或行业设置标准基本数据库，此处以部门为例，且借用DBASE关系数据体结构的描述形式）。

字段 字段名 类型 宽度 小数位数

1 月 C 2 

2 日 C 2 

3 记账凭证顺序号 C\N 5

4 记账凭证性质代号 C

5 摘要 C 10-20

6科目代号 C\N 8-12

7科目名称 C 10-20

8借或贷 C 1

9计量单位 C 4

10数量 N 10-20 2-4

11金额 N 13 2

12生产费用表行次 C 2

13成本性质代号 C 3

14责任部门 C 10 

几点说明：①字段名在此处用于说明内容，并不是正式的字段名。②科目代号采用区间码。③记账凭证性质代号反映的是凭证的收付转性质④生产费用表行次是将费用按经济内容进行分类，以利于生产费用表的编制。⑤成本性质代号暂分三个区间，每区间一码，分别表示基本费用与一般费用；直接费用与间接费用；固定费用与变动费用等⑥此处表达的数据库结构仅是一个概略的定性描述模型，具体结构应由多方面研究后统一定义，然后由国家或行业会计主管部门公布试行。⑦每张记账凭证都由输入软件按其包括的科目数和所附的原始凭证张数自动分解成多个记录贮存到基本数据库中去。⑧各单位可以只选用基本数据库中的一部门字段，但基本数据库的标准结构仍要保留，不需要的字段则置与定义宽度等长的空格串或等位的数值0.当然也可以自行增加些字段，只是这些字段不属于标准基本数据库的范围。

2、以标准基本数据库为基础，逐步开发，完善通用会计处理软件。要想一下子开发一个全国歌部门都通用的完整的会计电算化系统是不现实的，但软件的通用成都也不能太低，否则就失去了通用化的意义。根据现实情况，以搞个行业的会计电算化通用软件为宜。因为行业内部不仅生产经营过程大体相似，而且在全国统一会计制度的基础上，各行业还制定了适应本行业特点的会计核算制度，使行业内部各单位在会计科目设置，帐务处理程序、会计报表格式、主要业务核算方法和记账方法等基本一致。

根据系统论原理，会计电算化系统是由多个子系统所组成的。如工业企业的会计电算化系统大体包括帐务处理子系统、固定资产核算子系统、材料核算子系统、工资核算子系统、销售核算子系统、成本核算子系统、会计报表处理子系统等。各子系统不是孤立的，他们之间有着不可分割的联系。不论在哪个行业的会计电算化系统中，帐务处理子系统都是联系其它各子系统的纽带，通过它先处理前面所述的基本数据库，为其它子系统提供核算资料，而其它子系统核算的结果又通过其产生的机制转账凭证与基本数据库和帐务处理子系统相连通，经过帐务处理子系统的再处理和会计报表处理子系统的处理后，输出各种结果。如图所示：

更高一级的会计电算化系统或其它经济信息子系统

人机界面（输入） 人机界面（输出） 

记账凭证（附原始凭证）

基 本

数 据 库

帐务处理

子 系 统

打印输出账户、报表、机制转账凭证及其它会计信息

销售核算子系统 

固定资产核算子系统

成本核算子系统

工资核算子系统

材料核算子系统

报表处理子系统

自 动 编 制 转 账 凭 证

通知基本数据库 

打印存档

 

由于同一行业企业的帐务处理与会计报表处理是基本相同的，因此，我们可以在标准基本数据库的基础上先设计通用的帐务处理和会计报表处理子系统，其余的子系统附可用两种办法处理，①各单位自行设计，②调整一些相似单位的核算细节，设计小些规模的通用处理子系统，不论采用哪种办法，其子系统的输入输出接口都必须与通用帐务处理子系统和标准基本的数据库相适配。

会计电算化系统并不仅仅是手工系统的再实现，而且应该有所发展。这些发展在处理过程方面和系统功能方面都应有所体现。以帐务处理子系统为例，传统的手工系统是将记帐凭证平行登录到总帐、二级帐、明细帐等账户中去的，以便于会计人员分工核算和对账、查账等。在电算化条件下，我们可以方便地直接从记帐凭证序时账（即整本数据库）中逐级汇总出各账户的本期发生额。各级账户只需要期初、期末余额，本期借、贷方发生额总额（均包括数量与金额，没有实物计量的账户就只有金额）等几个汇总数据就行了。所以，在账务处理子系统中，用不着为每个账户建立一个数据库，只要为所有总账、二级账、明细账等各建立一个数据库就可以了。每个账户只是该级账户数据库中的一个记录，这样就能大大减少数据库的个数和节约磁盘空间的开销，简化帐务处理程序，并且还能够比较方便地建立，更改或撤销账户，使帐务处理子系统能具有较大的灵活性、通用性。此外，在系统功能方面，传统的手工系统因受人力限制，一般只进行金额核算，而电算化帐务处理子系统却可以利用电子计算机强大的数据处理功能同时进行数量和金额的核算，从而能够加工出更多的可供多方面利用的会计信息。

为了更快地普及会计电算化和提高会计电算化系统的使用效率，我们还可以建立会计电算化中心，为一些同类型的单位代处理会计业务。这不但可以减少重复开发的投资费用，而且还有利于集中力量提高系统质量，有利于宏观经济管理。

参 考 文 献

1、吕文涛，《会计电算化专业人才培养模式改革与实践》，《会计之友》，2012年第2期

2、刘鹏，《会计电算化对会计工作的影响》，《财政监督》，2013年第5期

3、黄大双，《会计电算化环境下的企业内部控制》，《财会通讯》，2012年6月30日

4、刘健梅，《会计核算软件基本功能规范》，《会计电算化管理》，2013年8月20日

5、张洪兵，《会计电算化工作规范》，《电算化细则》，2013年6月10日