会计电算化条件下的内部控制制度建设(三)

    对于手工会计来讲，企业的会计数据都是以纸张为载体的。对于一个历史久远的企业来讲，企业很可能会专门有储藏室来存放企业的会计资料，它占用空间大，保管不易，而且难以查找，并且一旦发生什么灾难性事件，资料很可能会消失，备份不方便。在电算化会计条件下，原始数据以及由计算机加工处理后的会计信息以磁性介质做为载体，这些会计数据以数据库文件的形式组织并存放在磁性介质上，代替了手工会计的凭证、账簿、报表等会计资料。存放于磁性介质上的文件信息量大，便于查阅，但是人看不见介质上的文件，只有通过运行计算机程序，在显示器上显示出来或通过打印出来，才能了解上面存放的内容。只要人们做好充分的备份，这些数据是不会丢失的。但是由于信息的介质比较小，所以很容易被盗，尤其是互联网时代，会计信息是联网的，企业如果防护措施没有做好，信息就会泄露。这个时候企业担心的并不是会计信息如何保存，而是担心信息如何保密，会计信息存储区介质和方式的转变，也改变了人们工作的方法，现在已经很少会用手工文字记录的方式去记录公司的业务，一般用计算机来操作这些占了绝大部分。这对于会计电算化条件下的会计系统来讲，又是一大转变。

    三、实施会计电算化后内部控制出现的问题。

    会计电算化的实施给起来带来了诸多便利，它能提高会计信息的正确性和及时性，并且能够给企业会计人员节省大量的时间。在信息化时代会计电算化的应用与日俱增，已然成为了以后会计核算转变的新趋势。目前我国会计电算化应用的企业数量也在逐渐增多。但是伴随着便利的同时，会计电算化也给企业的内部控制带来了许多新的挑战，这也是企业不得不去面临的问题。

    （一）数据处理方式变化带来的问题

    在电算化会计中，电子计算机输入的数据是在程序控制之下，对输入的数据源自动进行加工处理，并储存在磁性机制上。可是电脑中的原始数据首先是必须有人工进行录入和审核记入计算机的。如果原始数据在一开始的输入过程中就产生了错误，计算机无法识别。它不同于人，一旦初始数据录入错误，计算机就只会以这种错误的数据为起点进行各种计算处理。而随后的这一切全是计算机来处理控制的，也必将引起明细账、总账甚至是财务报表等一系列的错误，造成信息结果失真。对于计算机来讲，其执行过程可以用理性来讲，录入的数据是什么，最后得出的结果就是什么， 它不同与人，没有自己的思想。由于这种缺点的存在，才会企业会计电算化内部控制提出了很多具体性的要求以此来规避信息失真的风险，一切数据的数理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。所以计算机数据处理的方式也影响了人们考察企业账务的重点，由对事中的重点考察，转移到了期初录入的重点上。而且人们还得定期检查系统本身的问题，一旦系统本身出现问题，那么整个账务处理系统都会变得紊乱无序。

    （二）会计信息磁性化带来的问题。

    与手工存储数据不同的是，会计电算化的存储介质大多数是磁性材料，类似于磁盘、磁带等。存储在上面的数据只有经过相应的设备才能阅读。所以它比传统的手工数据直观性要查，并且修改、擦除和拷贝资料均不会留下痕迹。但是，磁性介质的存放一直是个问题，它易在受热、受潮、弯曲或者强电磁场等的影响下损坏，有时造成会计信息的丢失。这比纸质信息的丢失更为可怕，因为电子数据的存储介质体积都不会很大，但是其内存非常大，一个小物件的丢失就可能造成无可挽回的损失，这对电算化会计信息系统来讲是一个不小的风险。尽管会计信息磁性化给企业带来了很多便利，减少了很多繁冗的工作，但是随之而来的由于会计信息存储介质本身的材质等问题，也会引起一系列的问题。

    （三）控制的程序化增大的误差的可能性

    电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制制度，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如果程序发生了差错或者不起作用，由于人们的依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面错误或违规行为的可能性较大”。

    （四）增大了审计和监督的难度

    随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加。由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时候甚至能被不留痕迹的篡改，数据库技术的提高是数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机的网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。电算化会计系统的内部控制不仅难度大，复杂，而且还有各种难以控制的计算机技术手段，这增加了审计和监督的难度，对企业的审计和监督来讲又是一项新的挑战。

    企业从过去对人的审计和监督，到现在变为了不仅要对人进行审计和监督，还要对计算机、对程序本身进行监督，这相当于给企业的审计、监督增加了一项新的内容。而且由于信息化的特质，这种审计变得越来越难以发现问题，监督也变得越来越不容易找到问题。

    四、加强会计电算化内部控制的对策建议

    内部控制在每个企业也管理工作中都处于十分重要的地位，如果内部控制良好，就可以使生产经营活动有秩序、高效率进行，实现其特定的经营目标。反之，则会使整个企业陷入混乱、效率低下和造成不必要的损失，这样的计算机环境就不能处在安全性和可靠性之中。为了维护资产和资源的安全性，防止资产流失，为了保证会计信息的准确、完整和可靠，为了有效的考核、评价各部门的工作业绩，促进经济效益的提高，保证单位内财务活动的合法性，内部控制是必不可少的。所以针对如何加强会计电算化内部控制笔者提出了以下的几点建议：

    （一）建立严格的计算机程序控制制度。