陈志伟基于asp的中小学图书馆办公自动化系统设计 陈志伟 （福建教育学院图书资料信息中心，福建，福州，350001）
【摘要】 介绍了中小学图书馆办公自动化系统及其体系结构分析，并给出系统的功能设计和安全保障措施。 【关键词】 中小学图书馆；办公自动化；asp
1 引言 作为中小学校的有机组成部分、学校教育和教学必不可少的条件，中小学图书馆以为教师教学、学生学习、提高教育质量和培养人才服务为宗旨，常被誉为学生的第二课堂。进入网络信息化时代，为坚持与教育信息化相适应，加快数字化图书馆的建设变得尤为重要。 目前，中小学图书馆的办公方式大多仍为复杂繁琐、效率较低的手工办公方式，迫切的需要实现办公自动化。可以说，图书馆办公自动化将是图书馆发展的必然趋势，是时代发展的需要，同时又是数字化图书馆的一项重要内容，已经势在必行。 办公自动化，简称OA（Offtice Automation），是利用一系列的办公设备和先进的通信技术，将日常办公过程和办公信息电子化、数字化、网络化，同时创造一个集成的办公环境，让所有的办公人员在同一个桌面环境下协同工作。它采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，实现信息共享和数字化办公，从而达到方便管理决策、提高办公效率及办公质量的目的，特别是对于一些中小学有多个校区，方便各校区分馆异地办公。 2 系统体系结构 中小学图书馆办公自动化系统采用B/S（Browser/Server结构）的体系结构，即浏览器和服务器结构，应用程序运行于Windows 2003 Server服务器平台上，最终用户界面统一为浏览器，不需要再安装其他客户端软件，是标准的三层结构体系。具有硬件要求低、开放性好、操作简单、维护升级方便等优点。另外，系统采用Asp（Active Server Pages）开发构建，使用SQL Server 2000数据库存储数据。 3 系统功能设计 中小学图书馆办公自动化系统主要分为人事管理、公文管理、信息交流、公告管理、会议管理、资产管理、财务管理、文件管理、办公用品管理、日程安排管理、工作日志管理、附件程序等几个功能模块。每个模块完成某一特定的功能，各个模块之间又相互协作运行，共同组成功能强大的办公自动化系统，使得图书馆工作人员信息共享十分方便，可以高效率地协同工作。系统的功能结构图如下所示：
3.1 人事管理 人事管理用于记录图书馆工作人员的详细档案，除个人的基本信息外，还包含历年的年度考核情况，奖惩、任免情况，以及工作期间的科研活动、培训进修情况。通过这些信息，可以在了解某个工作人员个人信息的同时，体现该人员参加工作以来的学习成长过程。人员按照部门登记保存信息，系统管理员可以设置部门及部门主管。部门主管可以修改本部门人员的信息，一般工作人员只能修改自己的信息。所有人都可以设置自己的信息是否公开，设置公开后可供其他人员查阅。 3.2 公文管理 公文管理包括公文发送、公文接收及公文发送记录，可实现公文从形成、运转、办理、传递、存贮，最后转换为档案或销毁一个完整周期中的所有功能。 公文发送：办公人员首先填写拟发公文的一些必填项及上传附件，再从部门人员库中选择该公文的接收人，最后设置公文是否允许转发后即可发送。支持一对一、一对多与部门发送及群发公文。 公文接收：公文发送完成后，相关接收人可以从公文接收中接收到已发送的公文。如该公文允许转发，接收人还可以转发给其他人员。部门主管可对接收到的公文添加批注及签阅意见，并支持手写电子签名和加盖电子印章。批阅后，公文的发送人可立即查看到批阅意见。 公文发送记录：用于查阅已经发送的历史公文记录。 3.3 信息交流 信息交流用于工作人员之间相互交流、相互讨论，实现实时、互动的文化共享。分为短消息、聊天室、论坛三个部分。 短消息：相当于网上的短信功能，支持短消息群发及设定发送的日期时间。收信人从部门人员列表中勾选一个或者多个，发送时间为空则为即时发送。 聊天室：工作人员在网上自由交流谈论的一个空间。进入聊天室后即可发言，可以发布公共信息，也可以和某人私聊。 论坛：工作人员在论坛中发表一个主题或者提出一个问题，然后大家一起来探讨、解决问题等。 3.4 公告管理 公告管理用于图书馆发布公告、通知、新闻等消息。部门主管可以设置消息的类别，直接发布消息；一般工作人员添加消息后需由部门主管审核后才可以发布。 3.5 会议管理 会议管理用于管理馆内举行的部门会议，可以更好、更高效的组织管理会议。图书馆工作人员通过填写会议的名称、主题、内容、时间、地点、参加人员等信息发起一个会议。会议经部门主管审批通过后，系统将自动发消息通知会议参加人员。参加人员查看会议信息，并在会议开始前于会议签到栏中签到，有事不能参加的填写原因。会议结束后，参加人员都可以撰写会议记录或总结体会等，并允许相互评论以交流心得体会，有助于更好的领会会议精神。 3.6 资产管理 资产管理用于记录图书馆的家具、仪器设备等资产信息，方便了解和掌握图书馆现有资产的基本信息及使用情况。包含资产名称、资产编号、分类号、购买日期、经手人、金额、资产管理人、存放地点等内容。部门主管添加本部门资产的信息以供所有的工作人员进行查询，在资产丢失、报废时，还需设置相应的标识。另外，资产管理模块还具备资产统计、打印、生成报表等基本功能。 3.7 财务管理 财务管理包括图书馆的年度经费、决算以及各类经费的收支情况管理，可以做到数据清晰、票据完备以及账目公开。费用报销时需填写费用的使用用途、使用时间、使用人、证明人及备注说明，还需要将发票扫描后作为附件上传，部门主管审核通过并手写电子签字后才可以报销。财务管理模块支持各类数据的统计、打印及生成相应报表功能。 3.8 文件管理 文件管理让工作人员存放一些工作中常用到的软件、文档等文件，支持自建目录功能以实现文件的分类存放。文件上传后默认为未共享，文件上传者通过从部门人员列表中勾选一个或多个人员来设置共享人员，以达到文件资源共享的目的。 3.9 办公用品管理 办公用品管理促使日常办公耗材的申购、入库、保管、领取更加规范有序，便于办公用品管理人清点库存物品及查询、统计物品的领取情况。其包括物品入库、库存物品、物品申领登记、物品申领列表、暂缺物品登记、暂缺物品列表。办公用品的管理人由系统管理员设置而成。 新购进一批办公用品后，办公用品管理人需在“物品入库”中填写物品的名称、类别、说明、数量进行入库操作。工作人员需要申领办公用品时，可到“库存物品”中查找所需物品，如有找到且数量足够即在“物品申请登记”中填写物品申请单，若没有找到可在“暂缺物品登记”中填写所需物品的名称、说明、数量。 办公用品管理人在“物品申领列表”中查看物品申请单，单击确定即同意物品申领。申请人领取实物后，在物品申请单上点击已领取即完成物品的领取操作；在“暂缺物品列表”中了解工作人员的物品需求，下次采购时可以参考。 3.10 日程安排管理 日程安排管理可以实现高效的时间管理，让工作生活变得更加有序。工作人员在日程安排管理中点击某一日期即可填写日程安排的内容、开始时间和结束时间，同时可以设置日程临近时弹出提示的提前时间及其频率。部门主管可查看本部门人员的日程安排，并可以对本部门人员的日程安排进行批示，增强部门主管与下属人员的互动性。 3.11 工作日志管理 工作人员在工作日志管理中记录近期的工作内容及工作步骤，撰写工作总结、收获、感想，或者对已完成工作的建议及改进措施等。通过工作日志，可以促使个人的工作能力和部门的协调能力得到很大的提升，也可以对以后的工作起到很好的指导作用。工作日志撰写人可以设置某日志是否共享、共享范围和是否允许评论，通过从部门人员列表中勾选一个或多个人员来设置可以查看该日志的人员名单。 3.12 附件程序 系统附带了一些常用的查询功能，有电话区号查询、手机号码归属地查询、邮政编码查询、IP地址查询，还有用于日期和时间查询的万年历及世界时间，另外，还带有一个记录与图书馆有联系的单位或个人名片的名片簿，方便需要的时候查询。 4 安全保障措施 图书馆办公自动化系统操作简单，使日常办公更加方便、高效。为使系统正常、稳定运行，做好系统的安全保障措施至关重要。 1、计算机病毒对整个系统的影响和破坏都是巨大的，因此必须保证服务器以及客户端防火墙、杀毒软件的有效运行，抵御病毒入侵，保护系统安全。 2、由于WEB服务是对整个网络开放的，为防止非法用户盗取合法用户的账号密码，从而进入系统篡改数据，必须增强办公自动化系统用户的账号密码安全。系统可设置U盾与账号密码相结合才可以登录的方式来保护数据安全，同时，若没有U盾，部门主管也将无法使用电子签名和盖章。 3、为防止服务器硬件损坏或人为操作失误造成的数据丢失，做好数据库的异地备份也是一项十分关键的工作。可以利用SQL Server 2000的数据库维护计划来实现自动备份，但必须定期检查备份情况，确保自动备份运行正常。 【参考文献】 2．王炬．图书馆办公自动化探讨[J]．四川图书馆学报，2003，（3）． 3．边丽梅．公共图书馆OA系统构建探析[J]．图书馆学研究，2009，（7）． 4．孙大权．基于web的办公自动化系统在图书馆工作中的应用[J]．科技情报开发与经济，2008，18（21）． 5．蒋春林，苏林忠，楼宏青．用JSP搭建高校图书馆网络办公系统[J]．图书馆论坛，2006，（10）．
