电子文件归档工作初探

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随着办公自动化的进一步探化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子什算机和现代通讯技术相结合的信息技术产业迅猛发展。电子文件大量产生，电子文件已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录们息，留存信息的重要工具。电子文件在办公领域和档案管理中，甚至整个社会生活占据了一席之地，随着信息技术的飞速发展和深入的应用，它更有成为未来社会文件主导形态的潜力和势力。电子文件管理理论和方法的成熟程度成为人类杜会从纸质世界向电子世界变迁的重要路标，对电子文件管理理论和方法的研究也成为我们档案工作者不可推卸的历史责任。

一、电子文件的概念及其特点。

所谓电子文件是指人们在杜会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材科。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与以往各种形态的文件相比、电子文件的主要特点包括：

1、电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性。电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必需借助于计算机系统才能实现。不兼容的计算机和应有用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，需要保存老的系筑，或者进行一系列适应新系统的转换迁移工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。在计算机系统处里文件，其正常的运作、管理都是建立在一套标准化体系之上的，如文件制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的标准其传输要有网络通信协议标准，其查找要有检索语言标准。其严格程度和对系统的要求，是纸质文件运作的标准化体系远远达不到的。