江海区民营企业档案工作问题探讨

2、档案管理人员素质差，档案疏于管理。目前，民营企业大多数没有设立档案室和专职档案员，即使有极少数规模比较大一些的民营企业设立了档案室，档案工作人员也多数为兼职，且兼职较多。兼职档案员或者临时保管档案资料的人员绝大部份都未经过档案部门的专业培训，缺乏必要系统的档案知识和实操技能，档案管理极不规范，同时，又没有建立符合企业实际，切实可行的企业档案管理制度，致使企业档案处于一种随意、自流的状态。有些民营企业虽认识到档案管理的重要性，有提升档案管理水平的愿望，但却苦于没有称职的档案管理的人员。对于如何规范地管理档案，如何有效地保护和开发利用档案，感到无从下手，不知道哪些档案材料该收集齐全，或收集上来后不知如何进行整理。
3、档案得不到有效管理。档案材料分散保管在个人手里，不但给查阅利用带来了许多不便，而且对档案的安全也构成了威胁，特别是由于民营企业员工对企业没有人身依附关系，管理档案的人员流动性大、变动频繁，甚至经常空缺，常常是前头的说走就走，后面的说上就上，前后之间没有交接手续，造成重要档案的流失现象也时有发生。
三、对江海区民营企业档案工作的建议
针对江海区民营企业档案工作的现状，今后一个时期民营企业档案工作要围绕民营经济发展的需要，提高对开展民营企业档案工作重要性和紧迫性的认识，切实做好这项工作。
（一）加大宣传工作力度，增强民营企业档案意识
针对目前民营企业档案意识淡薄的现状，首要任务就是提高企业经营者的档案意识，消除他们对档案工作认识上的误区，增强对做好档案工作的强烈愿望和迫切要求。要实现这一良好愿望，必须加大对档案意识和档案法制观念的宣传力度，营造良好的舆论氛围。档案行政管理部门可以通过电视、报纸、网络等形式，运用正反两方面的典型事例宣传档案法规和档案工作的重要性。如：通过宣传民营企业利用档案资料进行技术改造、新产品开发，赢得了市场，取得了经济效益，企业步入了良好发展轨道；通过宣传民营企业由于档案资料遗失，导致在应诉经济案件时，因举证不全造成严重的经济损失等事例来增强企业经营者的档案意识，使他们真正认识到档案工作的重要性，认识到档案是企业的重要信息资源、无形资产，企业经营决策、产品营销、技术改造、质量认证、信贷融资、案件应诉以及企业文化建设都离不开档案，从而使民营企业领导主动要求做好档案工作。
（二）把民营企业档案工作纳入法制化的轨道
市场经济是法治经济，民营企业要保持稳定长久发展，必须依法治档。《档案法》第十六、第三和第六条对档案行政管理部门和民营企业依法治档都有规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管”；“企业事业单位和公民都有保护档案的义务”；“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门，对本行政区域内的企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。《企业档案管理规定》第三条也明确规定：“企业应遵守《档案法》依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识、确保档案完整、准确和安全。”这里所指的“企业”，既然没有明确指定是国有企业还是集体企业，它应该包括在我国国民经济中占有半壁江山的民营企业。既然我国现行的法律法规已经原则上规定了民营企业在档案事务中的权利和义务，依法把民营企业档案工作纳入监督指导的范围，是《档案法》赋予档案行政管理部门的工作职责。要把民营企业档案工作纳入法制化的轨道，一方面，档案行政管理部门必须更新思想观念，创新工作方法，强化监控手段。首先，要解放思想，更新观念。民营企业是私人企业，档案资料虽然是企业的私人财产，但是，同样要受到法律法规的约束。档案行政管理部门不要让该不该开展民营企业档案工作这个问题困扰和影响自己的思想，而是要考虑如何主动开展，如何与时俱进，开拓创新，抓出成效。要消除对民营企业档案工作在监管认识上的误区，本着“对历史负责，对现实服务，替将来着想”的档案工作思路，把民营企业档案工作纳入档案事业发展规划，纳入日常管理的范畴，主动承担起依法行政监管的责任。其次，要创新工作方法，突出监管重点。鉴于民营企业管理具有自主性，企业创办和发展的根本目的就是为了赢利的特点，档案行政管理部门不能沿袭抓国有企业档案的工作思路，照搬国有档案的办法，要根据实际情况，改变监管方法。在目前民营企业量大面广，档案行政管理部门人员少的情况下，不能对所有企业档案都进行监管，要有针对性，把重点放在法定档案范围内，如重点加强对国家和社会有保存价值档案的监控。“凡是关系到国家利益和国家安全及公共利益的，记录社会重大事件和活动的，反映企业应当承担责任的档案都应视为对国家和社会有保存价值的档案。①”对这些档案，档案行政管理部门必须依法进行监督管理。第三，完善监控机制。为了维护国家档案资源的完整和安全，档案行政管理部门必须认真研究民营企业中对国家和社会有保存价值的档案，确定标准、范围，制订《民营企业重点档案登记管理办法》，以政府的名义印发到各民营企业，要求民营企业按照管理办法的规定依法进行登记管理。为使监管工作有效开展，档案行政管理部门可以联同工商、建设、技术监督等行政执法部门一起，对民营企业从开业登记、基本建设、生产经营、到技术改造等经营管理全过程形成的重点档案进行监督管理，确保国家重要档案资源的安全。另一方面，要使民营企业经营者知道，档案并不是企业的私有财产，企业想怎样管就怎样管，民营企业档案中，对国家与社会有保存价值的，国家有权监管。民营企业对这部份档案要妥善保管好，确保档案的安全，这是《档案法》赋予的义务和责任。
（三）完善服务体系，加快民营企业建档步伐
民营企业档案工作是市场经济环境中滋生出来的档案工作新领域，由于民营企业是非公有制企业，且规模大小不同，行业种类繁多，因此，档案行政管理部门在开展档案工作时要适应新的形势，进一步转变职能，逐步从“管理者”的观念中解放出来，变管理为服务。在业务工作中，要从原来那种“下指标，定任务，提要求”的做法向提供政策、技术、服务转变。在目前江海区民营企业档案工作面广、发展不平衡的情况下，开展档案工作应有所侧重，应对“承担重大科研项目、重点建设工程项目或从事高新技术、先进设备、行业主导产品②”生产的规模较大的民营企业倾斜，切实做好如下服务工作：
1、业务建设、信息服务。通过制订、公布可操作性强，适应民营企业档案工作的业务规范、标准、分类方案和管理制度，来规范民营企业档案工作：通过印发资料、网络宣传，或以调研的理由上门与民营企业领导沟通和交流的方式，向民营企业提供现行国家有关档案工作的法律、法规和档案技术标准文本以及最新的档案业务信息，帮助民营企业搞好档案业务建设。
2、档案知识、技能培训服务。针对民营企业档案人员普遍缺乏档案业务知识的情况，一是要举办业务技能操作性较强的专题培训班；二是会同工商联深入到民营企业，采取以会代培的形式，对企业档案人员进行辅导，传授档案业务知识，提高档案管理人员的专业知识和实际操作能力。通过培训，在民营企业中建立起一支业务比较精通的档案人员队伍，为进一步开展民营企业档案工作创造有利条件。
3、档案业务技术咨询、指导服务。鉴于民营企业档案基础比较薄弱的特点，档案行政管理部门要加强对民营企业档案管理的工作指导力度，指定专人负责、实行分类指导。要根据民营企业在不同的发展阶段实行不同的指导，如：对初创阶段的企业，要帮助它建档，进行业务的指导。对业务上已走上正轨的企业，要在制度化建设、规范化管理方面进行指导；在指导方式上，可以用电话进行咨询指导，也可以对需要现场指导的民营企业上门进行有针对性的指导，为民营企业主动提供无偿、优质的服务。
4、培育典型，示范服务。常言道：“学有榜样，赶有目标”，要通过精心选择、重点培育，树立几个档案管理比较规范的典型企业，依靠工商联和经贸局的力量，运用召开经验交流会、现场会等形式，介绍和推广先进的管理经验。通过典型引导和示范作用，以点带面地推进民营企业档案工作全面开展。
5、档案整理和寄存服务。档案行政管理部门要创新服务机制，学习深圳市档案馆的做法，在综合档案馆成立档案寄存中心，为暂不具备档案保管条件的民营企业提供档案业务咨询、档案整理、代管和寄存服务。在开展这项工作时，档案管理部门可以向民营企业收取一定的整理和保管费用，这样既可以增加档案馆的收入，同时，又可以减轻规模小、档案基础工作较差的民营企业对档案工作的资金投入，最大限度地满足社会各界，特别是民营企业对档案寄存服务的需求。
民营企业档案工作是一个值得研究的新课题，档案行政管理部门在开展这项工作中，一定要解放思想、开拓创新，积极探索开展民营企业档案管理的新模式，建立有利于民营企业发展的档案工作新机制，充分依靠社会各方面的力量，形成合力，共同推动民营企业档案工作更加快速健康发展。

注释：
①白水：《积极引导、规范服务、合理监管——全国民营企业档案工作座谈会综述综述》，《中国档案》2005.6
②课题组：《民营企业档案管理体制与建档模式研究》，《中国档案》2005.12

参考文献：
1、徐大章：《多服务少干预多帮忙不添乱努力开创我省民营企业档案工作的新局面》全省民营企业档案工作座谈会材料（2004.4） 2、白水：《积极引导、规范服务、合理监管——全国民营企业档案工作座谈会综述综述》，《中国档案》2005（6）
3、课题组：《民营企业档案管理体制与建档模式研究》，《中国档案》2005（12）
4、陈烨泉《民营企业档案管理工作初探》，《广东档案2003年增刊》
5、全国民营企业档案工作座谈会议材料（2005.5）

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