广西商品流通行业会计电算化的现状原因及对策

内 容 摘 要2

一、概述3

二、广西商品流通行业会计电算化现状与原因分析3

1、对开展会计电算化工作认识的局限性4

2、会计电算化普及率仍然偏低5

3、电算化会计软件功能单一，缺乏统一规范5

4、会计电算化人才缺乏7

5、会计电算化存在的风险较大7

三、完善广西商品流通行业会计电算化的对策与有效措施8

1、提高企业领导对会计电算化的认识与重视程度9

2、建立健全一整套相应的会计管理制度，形成良好的内控环境9

3、选择适合的会计电算化软件10

四、综述10

参 考 文 献11

内 容 摘 要

任何事物都在不断的发展、变革，传统的会计也随着计算机、网络通讯等新技术的发展而发生变革。面对加入世贸组织所带来的发展机遇与挑战，本文通过对广西地区商品流通行业会计电算化的现实实施状况的分析，探索该行业会计电算化进一步发展的方向，最终推动现代会计更深层次的改革。

关键词 会计电算化；商品流通

广西商品流通行业会计电算化的现状、原因及对策

我们生活的世界正发生着迅速而且深刻的变化，以计算机技术和网络通讯技术为核心的IT行业已经对会计行业产生了深刻的影响。日益增长的信息需求的多样化已经超出了传统会计有限的功能。

商品流通行业，是一个会计资料复杂繁多的行业。“零售业巨子”沃尔玛很早就已经实现了会计电算化，建立起自己的网络。现代流通业发展迅速，随着国外、省外一些知名流通行业商家纷纷登陆广西，不仅给本地区流通市场注入了新的活力，也给流通业带来了现代的营销方式和经营理念；在使流通业竞争性增强的同时，也促成了商品流通行业自身的改革。面对体制的改革和激烈的市场竞争，广西区内商品流通行业正接受着一种全新的挑战，而财务，作为企业运营的一大领域，进一步完善会计电算化、体现自身的价值，已成为必然，而且迫在眉睫。

一、概述

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务上的简称，是由电子计算机代替人工，实现记账、算账、报账、查账以及部分需人脑完成的对会计信息（数据）的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术，实现了从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，金融管理、计划、分析为一体的管理信息系统。

广西属于经济发展比较落后的地区之一，区内商品流通企业数量多，但规模普遍较小，会计工作大都还在沿袭原来的处理方法，手工操作，重复劳动，效率低下，即使采用电算化，也未从实质上解决会计信息化问题。会计提供的信息未能及时、有效的为企业决策及管理服务。我国加入WTO、西部大开发和中国与东盟自由贸易区建立这些机遇与挑战，促使传统的行业运作模式发生了深刻的变革。企业会计电算化，也成为商品流通行业中企业改革的重要内容之一。

二、广西商品流通行业会计电算化现状与原因分析

当前广西商品流通行业中会计电算化实施的现状为：

（一）、会计电算化发展不平衡。

由于信息相对较为落后，又未处于当时中国改革开放的前沿，广西的电算化基本是在九十年中期才开始的。十多年来，本地区会计电算化得到了一定程度的发展，但是在行业之间或地区、部门之间仍呈现出不平衡的状态。有的地区和部门已达50%以上，可有的才刚刚开始会计电算化工作。例如批发零售行业中，大中型零售商业企业80%不同程度采用了计算机管理账务，其中绝大多数是实行连锁经营的零售企业，目前正从核算型向管理型转变，而中小型低端企业，才刚刚涉足，对于电算化认识处于表面层次，需要一段时间的探索、认识和渐进过程。

（二）、财务处理仍采取人机分离方式。

即财会人员在手工做账后，再将手工做好的账目按要求输入计算机，未能真正“会计电算化”的目的。某些从事小食品批发零售的企业，企业仓储、销售、采购部门使用管家婆软件对商品的进销存环节进行管理，而会计部门则使用另外的财务软件处理会计业务，企业运作方式为会计部门从各部门得到单据，根据发生的业务填写凭证，再将凭证录入到财务软件中，这样非但没有减轻财会人员的劳动强度，反而增加了其工作量，另外，当其他部门未能及时送交单据到财务部门时，就严重影响了财务工作的及时性、准确性。

（三）、会计电算化工作人员综合处理业务能力有待提高。

一些财务负责人对电算化知识不掌握，对电算化管理很陌生，对使用财会软件生成的会计信息的保密性、安全性存在空白，因而对会计电算化数据可靠性发生质疑，造成不会管，不敢管的混乱局面。另外，部分财务人员的计算机知识严重匮乏，面对一些极小的计算机系统问题，例如仅仅是死机或是按错键，却有可能把会计人员难住了，进而影响其下一步工作。

造成区内商品流通行业会计电算化现状的原因可以归纳为：

1、对开展会计电算化工作认识的局限性

以批发零售行业为例，区内多数批发零售企业都是从家族式企业开始的，在企业管理水平与观念都跟发达地区企业有较大的差距。企业的管理者具有说一不二的权力，他们的决策直接关系着整个会计电算化系统的成败。但是，由于管理者自身缺乏现代的企业管理理念，认为会计电算化只是用计算机代替传统的“算盘”和“账本”，仅仅是减轻会计人员负担、提高核算效率，是会计部门的责任，而对企业整体运作关系不大，没有电算化，生意也照样做，不愿在会计电算化系统的建设上投入资金。有些管理者虽然决定实施电算化项目，却很少能够真正认识到这项工作的重要程度和自己在其中应起的作用。他们往往决定开展电算化工作后，就责成企业的相关人员进行工作，但在软硬件、决策支持方面却很有限，从而影响会计电算化工作的顺利进行，最后无法达到满意的效果。

2、会计电算化普及率仍然偏低

广西商品流通行业企业的主体是民营、私营企业，总体实现会计电算化约占40%左右，造成会计电算化普及率偏低的主要原因是企业不需要。这种“不需要”分为主观不需要与客观不需要。

客观不需要则是：（1）在广西，许多商品流通企业规模很小，经营的商品品种较为单一，经济业务不多，相应的会计业务也很少，手工会计处理完全能够满足需要，没有必要开展会计电算化这一项目。（2）是税务机关、统计部门等相关信息传递部门没有明确规定企业必须采用电算化系统报送数据，或者有的部门需要软件报送数据，但电算化财务软件和报送软件信息的不兼容性，使得电算化软件不能满足报送需要而使其地位降低。

主观不需要则是：（1）历史原因及信息落后，许多企业的管理者仍停留在家族式管理或个体工商户管理思维下，对会计电算化系统不了解，没有认识到实施会计电算化的优点和重要意义，在主观上没有形成正确认识，完全没有意识到实施会计电算化对改善企业管理、提升企业竞争能力等方面的重要意义。（2）有些企业的领导对会计电算化的工作特点有一定了解，知道会计电算化相对于手工会计操作具有核算规范、难于做假账的特点，但他们为了逃避有关部门的有效监督，从主观上不愿实行会计电算化。

许多企业只是流于形式，在软件更新及硬件投入方面都未从实质上解决问题，所以，即使进行电算化，其核算技术也相对落后，根本不能利用电算化技术优势来提高企业运作效率，这种状况使得广西商品流通行业会计电算化的工作任重而道远。

3、电算化会计软件功能单一，缺乏统一规范

广西商品流通行业中，中小企业使用的财务软件由于资金和人力等原因，主要是商业购买软件为主。目前区内普遍采用的是：用友，金碟、速达、管家婆等，使用的模块主要是账务处理、报表管理、进销存管理等。不同的财务软件数据接口、使用方法不一样，导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。由于当前许多软件开发公司都着重开发账务处理与报表管理，主要解决记账和报表处理的效率问题，对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度小，使得在处理此类问题时，需先将财务管理的有关数据输出，经人工核算后再重新输入，就是说从一个处理系统(模块)到另一个处理系统(模块)，不能自动转换数据格式，使得电算化系统不能充分发挥它的管理功效和预测功能。

另外，软件开发人员没能深入了解行业的特点及企业实际需要，开发出来的软件，常常不能满足日常工作的需要。例如：在流通行业日常业务处理过程中，经常需要使用信息查询功能，但是就目前市场上的电算化软件来讲，查询功能普遍不强。

例如：会计人员对单位的几笔经济业务产生疑间，应该允许会计人员在调出会计报表的基础上，以鼠标双击或其他方式在同一界面调出关于此单位此项经济业务的总账，同样方法在总账的基础上调出明细账，明细账基础上调出记账凭证分别进行查询；反之也应允许在同一界面以双击以标注形式从记账凭证查询到明细账查询到总账，最后查询到报表的顺序进行查询，但目的市场上的通用会计电算化软件一般不具备这样的功能，因为这些软件往往是账务处理与报表分别为各自独立的模块。

又如会计人员在工作中对某些业务产生疑问，往往需要对与该业务有关的一切内容进行查询.会计软件应能够根据会计人员设计的条件，建立起多账户的关联关系，并根据需要，在同一界面调出相关资料。

例如当确认赊销发货时做如下分录:

借:应收账款

贷:产品销售收入

 应交增值税一销项税

同时还要做发出产成品的分录；

 借:产品销售成本

 贷:产成品(或库存物资)

当款项收回后，做以下分录：

 借:现金或银行存款

 贷:应收账款

如果会计人员对与赊销单位的某一笔或某几笔业务有疑问时，可以按照一定的条件，将应收账款、产品销售收入、产品销售成本、产成品、现金或银行存款与账户间建立起关联。将从赊销单位收到的货款和未收到的货款以及发给赊销单位的产品等科目信息按照一定顺序在一张表或一个界面上反映出来，进行比较。而目前财务软件基本都没有此项功能。因此，电算化软件的开发还有待进一步的完善。

4、会计电算化人才缺乏

广西商品流通行业以中小企业为主，多数员工不熟悉计算机知识，有些甚至从来没有接触过计算机，对计算机技能培训缺乏热情，极少部分员工或许掌握计算机操作，却对会计业务不够熟悉，能够同时掌握计算机操作与会计业务的人员，少之又少。而本地区高校培养的会计电算化人才由于企业前景、工作环境及薪酬、福利等因素，大多向沿海或经济发达地区发展，极少留在本地，造成本地区会计电算化人才十分匮乏。复合型会计电算化人才缺乏已成为广西商品流通行业会计电算化发展的一大瓶颈。

5、会计电算化存在的风险较大

财务上的数据往往是企业的绝对机密，在很大程度上关系着企业的生存和发展。目前，流通行业中大多数中小企业，实施会计电算化的风险较大，主要表现在：（1）操作人员安全保密意识差，主要表现为操作权限设置不当，操作管理不严。例如：业务人员非法取得他人口令绕过批准程序开出销售提单；开出假订单，骗走公司产品等。（2）会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作，导致会计资料的丢失或错误的出现。（3）会计档案形成和保管过程中存在风险。现阶段，一些实现会计电算化的单位，其会计档案是通过针式打印机打印出来的，经过一段时间后，字迹往往会褪色，达不到规定的保存期限要求。（4）计算机系统遭到病毒或黑客攻击，或数据存储介质发生变化所带来的风险。如果资料没有定期打印存档或随机备份不及时，一旦出现故障，则损失惨重，无法弥补。

三、完善广西商品流通行业会计电算化的对策与有效措施

本着试点探索的原则，为了完善广西商品流通行业会计电算化发展的对策及有效措施，笔者对广西区内某小型商品流通企业进行了试点分析。

某小型商品流通企业，是区内各市县众多小超市、门店的主要供货商，业务量大，商品品种众多，达两千多种，客户七百多家。该企业自2000年成立以来，一直采用手工记账方式。随着业务的不断增加，财务人员的工作量越来越大，业务单据一个月叠起来也有一尺多高，尽管加班加点，还是没办法按时报送报表。财务信息的查询也比较困难，有时领导要临时找一个数据，却需要花大量时间查阅大量的账簿、单据才能得出。企业库存量、销售量无法及时统计，畅销品和滞销品无法区分，应季产品和过季产品混淆不清，企业无法根据自身情况及时调整销售政策，商品调整跟不上市场动态，导致了效益的下降。2005年初，公司领导在对沿海地区同行进行考察后，决定实施电算化系统，由公司领导亲自负责此项工作。有了领导的支持，实施会计电算化系统所需的人力与资金很快到位了。经过多方考察与比较，选择了一款比较适合公司实际业务情况的电算化软件，购置了相应的硬件，并安排相关人员进行专业培训。同时，在原有的财务管理制度上，增加了电算化管理制度。

公司启动会计电算化系统，经过三个月的试运行，和手工操作的结果相比较，更加准确，因此公司决定在2005年7月正式投入使用。运行至今，取得了比较好的效果。

首先，从公司实际情况出发，会计电算化系统从销售管理、仓库管理、成本核算，到领导查询、往来处理、财务管理、报表管理等方面，覆盖了供销链的各个环节，能及时准确地向业务人员和管理人员提供各种数据，公司购买产品、销售产品、资金回笼、财务报表一体化，在同一个系统及时反映，此外，避免了不同系统间数据的转换、单据的交接，实现了业务、财务的集成化管理。从用户来购货开始，只需录入一次数据，这个用户的状况就纳入了计算机的全程管理，用户是否交款、是否提货，在计算机中都会清楚地反映出来。最终会计人员可根据交款情况自动生成会计凭证，传递到账务系统中，同时，根据客户发货情况、回款情况，控制企业财务风险。

其次，提高了工作效率。由于电算化系统具备库存控制功能，经营部门就可以及时地对库存进行处理，开展有针对性的工作，减少了公司商品积压，减少了资金占用。同时，财务人员可以及时了解客户及各个供应商资金应收、应付情况，控制信用额度，降低财务风险；及时便捷的往来对账，理顺复杂的往来关系。而且如果需要查询某个数据，现在只需要几秒钟就可以查到了。此外，电算化软件允许会计人员在总账的基础上调出明细账，明细账基础上调出记账凭证分别进行查询。财务人员在对会计业务产生疑问的时候，能在不同的功能进行切换，了解会计业务的实际意义。特别是在报表查询中，能迅速了解某项经济业务、某个会计科目的实际发生情况，监控各部门、各项目的发展情况，并能迅速进行分析以便促进企业财务控制，大大提高了工作效率。

第三，促进了企业管理。在会计电算化的实施过程中，不是简单地用计算机代替原有的手工作业，而是把电算化系统的建立当作促进企业管理的一次契机。对企业原有的财务流程进行充分的分析，并进行适当的调整，通过会计电算化系统来掌握和调控资金流、物流，使财务工作更加高效。有了这个高效的系统，对公司降低经营成本起到了很大作用。同时，企业领导可以随时查阅企业各项数据，进行相应分析，制定企业发展战略。

通过会计电算化项目的实施，给该企业带来了新的活力，提高了竞争力。该企业实施会计电算化系统所应用的对策与措施，笔者认为对于完善目前广西商品流通行业的会计电算化而言，是可行的。这些对策与措施可以归纳为：

1、提高企业领导对会计电算化的认识与重视程度

这一项成为流通企业实施电算化的首要措施，是现阶段，广西商品流通行业实行企业会计电算化的先决条件和关键所在。只有领导同意了，重视了，会计电算化才能顺利的在企业中实施。

2、建立健全一整套相应的会计管理制度，形成良好的内控环境

完善的会计管理制度是高效实施会计电算化的必要措施。只有管理与制度规范了，员工在工作中才会有章可循，按章办事，才能使得会计电算化真正得到实施。企业拥有较好的内部控制制度，能够在一定程度上降低会计电算化所带来的风险。

3、选择适合的会计电算化软件

选择适合企业的会计电算化软件，才能使企业的业务运行真正实现电算化，才能真正提高企业的运营效率。本地区商品流通行业特点是：业务频繁、商品品种多、品种的规格多样化以及庞大的客户群，因此企业在选择会计电算化软件时，既要满足财务工作的需求，也要考虑本行业的特殊性。选择适合的会计电算化软件已经成为是商品流通企业会计电算化工作中的一个重要环节。

当然，除了针对企业自身所制定的对策之外，促进企业会计电算化的对策还包括许多外部因素，例如：如何进一步提高会计人员电算化水平及如何开发适合本地区商品流通行业会计电算化软件等，还需要相关部门的支持与引导。

四、综述

会计电算化是随着电子计算机技术产生的，也将随着电子计算机技术的发展而逐步完善。随着我国加入WTO及中国与东盟自由贸易区落户广西，广西区内经济将迅速融入世界经济体系之中，经济的繁荣发展和市场的全面开放，必将对区内各行各业的会计电算化管理进程产生新的推动。而国外、省外先进流通企业的进驻，必将会使广西区内商品流通行业会计电算化向更高的层次发展。

参 考 文 献

[1]对会计电算化工作的探讨 党宇红 《时代经贸》2007年第87期 

[2]我国企业会计电算化的普及现状、问题在成因及治理对策 刘亦陈、陈维良《企业经济》2005年第2期

[3]会计电算化工作中存在的问题及对策 刘黎《辽宁经济》2005年第1期

[4]当前会计电算化工作存在的问题探讨 杜秀英《农业经济》2005年第4期

[5]加快西部地区企业会计信息化进程策略探讨 邝才忠《中国会计电算化》2000年第11期