浅析电算化会计系统的内部控制

内容摘要………………………………………………………………………………3

1. 电算化会计系统内部控制存在的问题…………………………………………4

 1.1电算化会计系统软件嵌入的内部控制不足………………………………4

1.2电算化会计系统内部控制中的人员素质及系统本身有待提高…………5

1.3电算化会计系统中的数据缺乏安全性……………………………………5

2. 电算化会计系统内部控制问题存在的原因……………………………………6

　 2.1会计工作组织和管理机制发生变化………………………………………6

2.2内部控制范围扩大后其制度不能满足……………………………………6

2.3内部稽核机制发生变化……………………………………………………7

2.4控制的方式和手段复杂化…………………………………………………7 

3. 加强和改进电算化会计系统内部控制的建议…………………………………7

3.1明确职责分工，加强组织控制……………………………………………8 

3.2严格输入、处理、输出控制………………………………………………8 

3.3加强电算化会计系统内部审计……………………………………………8

3.4建立健全人才培训制度，提高会计人员素质……………………………9

3.5完善电算化会计系统管理制度……………………………………………9

内 容 摘 要

电算化会计系统是由计算机硬件设备、计算机软件、电算化管理制度和财会人员以及有关的计算机人员组成，组织处理会计业务、会计数据，为企业内、外部信息使用者提供财务信息和有关决策所用的信息的人机系统。这个系统是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务，并以电子计算机作为工具替代手工记账、算账、报账等，实现会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策的过程。内部控制是单位为提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。本文讨论了电算化会计系统内部控制存在的问题，分析了电算化会计系统内部控制问题存在的原因，并就加强和改进电算化会计系统内部控制提出了具体思路和方法。

浅析电算化会计系统的内部控制

电算化会计系统内部控制是企业单位在会计工作中为维护数据的可靠性、业务经营的有效性和财产的完整性而制定的各项规章制度、组织措施、管理方法及业务处理手续等控制措施的总称，在企业内部管理监控系统中起着举足轻重的作用。内部控制工作从原有的手工会计到现在的电算化会计发生了新的变化，也带来了新的问题，加强和改进电算化会计系统内部控制对提高企业财务管理水平、防止错误和舞弊、保护资产的安全完整、保证业务操作的高效率运行有着非常重要的意义。

四川BM公司是一家以房地产经营为主导，并涉及金融、运输、商贸等众多领域的集团公司。公司为了提高管理水平，组织相关业务骨干对接专业财会软件公司共同定制符合公司现状的电算化会计系统。通过调试、修改、完善。在第二年，电算化会计系统与手工系统同步双轨运行，同年6月市级审核后，该公司于10月甩掉手工账，系统正式运行使用。

1. 电算化会计系统内部控制存在的问题

1.1 电算化会计系统软件嵌入的内部控制不足。电算化会计系统的应用控制按其实现的目标可分为预防性控制、检测性控制和纠正性控制。目前，我国许多会计软件系统基本具有预防性控制测试功能，但在检测性控制和纠正性控制上稍许欠缺。审计人员在对BM公司7-9月份账目进行审计中发现，该公司有10多笔业务手工、系统存在差异。经追查记账凭证证实，有些凭证编号出现差异，手工这条线直接按手工编制的记账凭证入账，而电算化会计系统采用了自动转账的方式，由系统编制并打印出转账凭证，结果造成转账凭证编号不一致。检测性控制应能够提醒人们在处理过程中存在的问题，例如终端记录的安全检查、系统的异常检查、信息的泄露检查、合法审批检查、批量总数检查等，从该公司会计软件应用程序设计过程中所嵌入的内部控制情况来看，检测性控制还有不足，仍需要改善。另外，该公司由于业务众多，系统软件为了满足公司所涉及到的所有业务需要在设计之初就存在重报账轻管理的现象，材料核算、销售核算、利润核算等模块的功能较强，但是对于成本核算分析、销售量预测、资金供求预测等财务指标分析模块的功能开发力度较小，在面对贸易活动频繁、对外业务大量发生的形势下，完全不利于电算化会计系统充分发挥其管理功能作用。

1.2电算化会计系统内部控制中的人员素质及系统本身有待提高。BM公司在从手工账到系统账过渡的过程中，对人员组成也进行了调整。传统手工会计处理的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原则的重要程度下降。再加上安全意识淡漠，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，一身多职，越俎代包现象严重，这使得计算机舞弊现象时有发生。由于电算化会计系统对计算机的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。电算化会计系统的主体是计算机软件，因此其内部控制也更加依赖于程序的质量。一旦程序中存在安全隐患或恶意的攻击，便会严重危害系统安全。而会计人员对计算机专业知识所知甚少，很难及时发现这些漏洞，致使系统会多次重复同一错误，扩大损失。

1.3电算化会计系统中的数据缺乏安全性。一是权限设置和操作问题。BM公司在建立电算化会计系统之初，为方便管理人员对系统的管理，财会软件公司为其设置了最高权限，也就是可以修改往期账目等功能；而且该系统缺乏操作日志的记录功能，对操作人员、时间、内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任，为会计资料的真实可靠埋下了隐患。二是原始凭证数字化易于伪造。在手工会计环境下，BM公司发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易辨别出被修改过的痕迹。但是，在电算化会计系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这就给业务的记录带来了风险，计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁光介质上，BM公司人员在建系统的同时为节约成本，选择了较为小型的数据库作为系统的基础，从安全的角度讲，完全不能与Access、Oracle等数据库所比拟，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。

2. 电算化会计系统内部控制问题存在的原因

2.1会计工作组织和管理机制发生变化。电算化会计系统是按照计算中心数据处理系统来完成，经济业务的记录和加工、报表的生成、账务查询等都必须依靠计算机来完成，这种集中性程序化的数据处理使得传统的组织控制和管理体制功能减弱，并将其控制重点转移到计算机的操作、运行上，在这种情况下，其部门人员职责的划分、操作规程的制定、业务数据录入正确性的控制如有差池，严重影响公司的利益和发展。

2.2内部控制范围扩大后其制度不能满足。手工会计处理的内部控制围绕着人的因素展开，其范围主要是对账、证、表的控制。但是在电算化条件下，电算化会计系统中的内部控制实施主体演变为人与计算机，因此内部控制的范围也就相应地扩大，增加了手工会计中没有的对系统开发过程的控制、对系统数据处理运行时的控制和电算化资料存储的控制等内容，而这些内容更是需要新的规章制度来进行控制和完善。在关于电算账替代手工账的基本条件中，财政部规定企业必须要有严格的操作制度，硬件软件管理制度及会计档案管理制度，并且经有关财政部门或上级主管部门审批。但是在实际的会计实务中，许多单位未满足应有条件就正式使用电算化会计替代手工记账，相关制度不够重视，只是简单罗列，这些制度的执行也大打折扣，并没有意识到计算机应用环境给现代企业会计带来的高风险。

2.3内部稽核机制发生变化。手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等，必须经过严格的审核复查机制，会计人员之间的联系是直接，因而很自然地形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重 要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。实行电算化后，由于电算化会计的工作自动化、控制的程序化，各种手续都由计算机自动处理统一执行，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，许多业务处理程序被大大简化，会计人员无法直接参与和控制，一些内部牵制措施无法执行，其审查、稽核机制被削弱。

2.4控制的方式和手段复杂化。在手工会计处理中，会计人员之间的联系是直接的，因而很自然地可以形成相互制约、相互监督的机制，同时记录在文件上的数据、文字、符号直观性较强，不同的笔记可以作为部分控制的手段。而电算化会计系统处理中，这种人员之间的联系更多地转变为人与计算机的联系，操作员身份的识别及授权控制等都有别于手工会计处理，在手工会计环境下易于辨认的审计线索如笔迹、印章等在电算化会计环境下是无处可寻的。由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这样就容易使原始业务记录失真；电磁介质易受损坏，会计信息也存在丢失或毁坏的危险，因此，在电算化系统下如何使磁性介质上的数据安全可靠，防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。

3. 加强和改进电算化会计系统内部控制的建议

3.1明确职责分工，加强组织控制。由于电算化会计知识与功能的相对集中，必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。首先将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员，在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能的分离，以及在电算化部门内部的职责分离；其次将电算化部门内部职责分工同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。同时规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。进行这种职责分工的目的，是尽可能在电算化部门内部保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离，通过进行内部职责分工，以补救会计电算化不相容职能集中化的不足，以减少利用计算机舞弊的可能性。

3.2严格输入、处理、输出控制。首先，可建立一套内控制度对要输入的数据进行严格控制，其核心是加强对凭证的审核、编制、输入、传递、保管等5个环节的全面控制；其次，针对计算错误、用错程序、输入数据错误等输入过程中未被查处的情况下，增加设置处理控制，其目的的确保数据处理过程的正确性、可靠性，确保经济业务由计算机准确地处理；最后加强输出控制，其主要任务是保证合法、正确地输出各种会计信息，防止未经授权的人擅自盗用系统资源。输入、处理和输出过程是电子化会计系统数据处理过程中相互关联的3个环节，任何一个环节上的控制都会影响其他环节的数据处理，所以应用控制应该从整体角度加以考虑。

3.3加强电算化会计系统内部审计。内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。通过内部审计可以了解现有的一些内部控制是否能满足系统提供准确可靠信息的需要以及这些控制能否有效地运作并达到预期效果。内部审计人员不仅要参与开发，指出现有控制措施的不足，提出改进意见，开要对开发工作本身进行审核和评价。以电算化会计系统的性能质量、实用程度、安全系数、外围防御及制度执行为中心，对电算化会计系统的建立、使用、运行及其环境进行全程监督，这样不但能查出舞弊现象，也可以审核和评估内部控制的弱点，提醒被审计单位进行改进，对有违规现象坚决予以抵制，确保整个电算化会计环境下的任何步骤、环节均在可控范围之内，确保系统完整好用，确保公司利益的最大化。

3.4建立健全人才培训制度，提高会计人员素质。企业应高度重视电算化人才的开发与培养，积极组织会计人员学习会计电算化知识，掌握计算机先进技术，培养或聘用一批精通技术、熟练应用电算化程序的高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。 

3.5完善电算化会计系统管理制度。由于系统的建立涉及诸多学科，包括是否遵循当前的会计法规和财经制度，因此各级财政部门和业务主管部门在对系统进行评审时，不能忽视对系统内部控制的检查，严格规范系统中的输入、处理、输出、传输和安全保护控制功能，同时也将系统售后服务作为一个重要的考核指标。只有在具体的内部控制程序中采用适用的信息技术，才有可能提高内部控制的水平。

综上所述，没有严格的内部控制就不可能形成现代化的电算化会计系统。离开内部控制，电算化会计就可能是海市蜃楼。电算化会计系统内部控制的完善，必然会极大地提高企业财务管理水平。

　

参 考 文 献

[1] 吕文涛,张洪波. 会计电算化专业人才培养模式改革与实践[J].会计之友(下旬刊),2010,(4). 

[2] 包根梅.电算化会计信息系统环境下内部控制的分析[J].中国乡镇企业会计，2010年02期

[3] 刘鹏,刘涛. 浅谈会计电算化对会计工作的影响[J].财政监督,2010,(6).

[4] 刘建梅. 论会计电算化系统的内部控制[J].财政监督,2009,(24).

[5] 张鸿冰. 会计电算化对内部会计控制的影响[J].山西财经大学学报,2009,(S2).

[6] 熊小萍. 会计电算化应用中存在的问题及完善措施[J].财政监督,2009,(8). 

[7] 郭婧洲.我国中小企业会计电算化应用中存在的问题[J].知识经济，2010年03期 

[8] 刘许增.浅议会计电算化系统的现状及对策[J].经济师，2010年03期

[9] 邢萃明. 会计电算化对会计基础工作的影响及对策[J]. 商业会计,2009,(2).

[10] 李先文. 企业会计电算化管理中的内部控制研究[J]. 财会研究,2009,(8). 

[11] 李乐红. 会计电算化的舞弊行为及其防范[J]. 山西财经大学学报,2009,(S1).