文件质量控制的原则和方法(二)

    一个有实际意义的文件应当准确把握上级机关的指示、意见和要求，完整、准确地体现发文机关的意图，实事求事，全面、准确地反映客观实际情况，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

     （三）规范性原则

    公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。正如我们通常所关注的，对公文质量的考核很多反映在直观的指标上，如：文件的外观格式是否符合要求，内容结构是否严谨，语言表述是否准确简炼、运转流程是否规范合理等等。其中不乏可以掌握的量化指标。因此我们可以从这些具体的直观指标入手，使文件形成、运转和效能规范化。具体表现在：

    1. 文件内容条理清楚，结构合理；文字精炼，篇幅尽量简短。

    毛泽东在延安干部会上所作的《反对党八股》的讲演中列举了党八股的第一条罪状就是：“空话连篇，言之无物。”并指出，“我们有些同志欢喜写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又长又臭’”（注2）。可见此种文风历来已久，它的贻害也早已令人深恶痛绝。因此，文件起草者一定要认真学习和掌握公文写作的方法和要求，注重语言结构和艺术，斟字酌句，既不能长篇大论，空洞无物；也不能过于简短，表达不清；更不能“语言无味，像个瘪三”（注3）。

    2. 行文方式规范合理，文件运转顺利流畅。

    公文运转有其特定的要求和规范，《中国共产党公文处理办法》和《国家行政机关公文处理办法》都对行文规则作出了具体的要求和规定，这些都是长期工作的经验的积累和成果，每一项要求都是有针对性的。比如，《国家行政机关公文处理办法》第二十三条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。”如果违反此规定，就有可能造成文件受理主体不清、相互扯皮、延误答复或是文件精神传达断节，执行贯彻不力等后果。

    3．文件格式规范严整，体式统一，样式美观。

    这是文件标准化的必不可少的标准之一，也是档案管理规范的前提。文件格式和体式的规范体现了文件的严肃性。假如一个文件漏洞百出，缺页、漏页，纸张大小参差不齐，字体不统一、字号大大小小，那何谈文件的严肃性呢？！因此，一个合格的文件首先应是一个外观合格的文件，这也就体现在格式规范、体式统一和样式美观上。

     （四）准确性原则

     文件作为指导和商洽工作、请示和答复问题、沟通和联络的重要手段，具有严肃性和权威性。这就需要在“准”字上下功夫。

    1．内容上,文字表述及数字等使用准确

    首先，文件内容文字表述应力求准确。用词规范，不能存在错字、别字；概念清楚，不能含糊其词、模棱两可，产生二义性；更不能前后矛盾，让人无所适从。如，法规性文件，应按照宪法和有关组织法的写法，准确使用“公布”、“发布”、“颁布”、“颁发”等用词。

    其次，要正确使用人名、地名、数字、计量单位和标点符号等。数字的大小写使用应规范，计量单位要前后统一，标点符号的正确使用会有利于内容的准确表述。同时，文件的内容、格式等在一定程度上会起到典范的作用，正确使用数字、计量单位和标点符号等，不仅是文件自身的要求，也是对文字使用严肃性的具体体现。

    2．格式上,尺寸、字号和字体等使用标准

    规范体式本身就是公文在外在格式等方面的质量要求,也就是说国家行政机关公文的纸张、印制、各要素排列顺序和尺寸、字体、字号等标识规则应当符合《国家行政机关公文格式》（国家标准ＧＢ/Ｔ9704-1999），才能保证文件的规范、统一和严整。

     （五）时效性原则

     从档案学对档案保管期限的“短期”、“长期”、“永久”的分类不难看出，文件是有其使用和适用期限的，这也在一定程度上体现了文件的价值。同时，文件从草拟到归档的过程中都应当有时限要求，才能保证文件效能的有效实现。

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