中小企业会计电算化问题——以盐城伟业公司为案例(三)

    “伟业服饰”采取的会计电算化软件系统为金蝶财务软件，系统运行环境为Windows XP系统，软件模式为B/S结构，支持标准TCP/IP网络通信协议。自系统购置后，公司对财会人员进行了短期培训，并进入实际应用。试运行期间的具体操作主要依靠软件公司的指导，仍然采取手工帐与电算化并行的方式，进行简单的凭证录入与财会科目的汇总等工作。然而，随着业务量的增大，相关的会计信息处理越趋复杂，同时暴露出会计电算化问题的诸多薄弱环节。“伟业服饰”与大多中小民营企业类同，所有者与经营者集于一身，所有权与经营权并未实现分离，由于对企业信息化管理并未形成系统认识，加之相关专业人才匮乏，在企业的信息化建设上的投入受限，包括家族式的管理模式已然制约了企业的管理创新。特别是在会计管理活动中，企业现有财务人员的综合职业素质偏低，电算化虽已实施，但在实践运用中并未发挥应用功能。主要表现为：一是财会帐务处理仍存在人机分离现象，仅局限于代替人工核算、会计信息登录等层面，即财会数据处理仍以人工为主，而后才将相关处理数据录入电脑，非但没有减轻劳动强度，反而增加了工作量；二是系统应用不尽人意，会计电算化软件的高层功能模块相对闲置，并且财务信息在公司内部财务部门中并不彻底，更无法在公司内部实现信息共享，会计信息不准确、不全面、不及时，难以为企业的生产决策与经营开拓提供借鉴，阻碍了企业的更快发展。

    3.“伟业服饰”实施会计电算化存在问题

    （1）管理者的信息观念落后。首先，“伟业服饰”的经营管理者只认为会计电算化是主管部门的某项指令要求，或将电算化视为减轻会计人员工作量的一种目标，而未能认识到会计电算化是探究企业生存发展财务状况，指导企业经营决策的重要手段；其次，“伟业服饰”始终处于实施会计电算化的被动状态，并认为一套适用软件及维护的投入过高，仅为了减轻会计工作量，显然入不敷出，投入产出失衡；三是孤立的审视会计电算化推进工作，认为电算化就是购买并使用一套财务软件，而即便实施相关推进工作，也不能将企业内的信息资源与会计信息系统进行高效的整合。

    （2）缺乏有效的运行保障机制。与众多中小企业相似，“伟业服饰”同样缺乏会计管理相关制度的建设，在推行电算化后，还继续沿用传统的手工记账制度，显然存在重输入、轻分析的问题，仅完成了会计信息数据备案单一流程，财务信息的转换功能无法发挥。此外，由于“伟业服饰”初期以中介代账为主，并没有建立有效的会计制度，建账不全，时有错账、漏账等问题，其也更加关心营销利润与生产成本，缺乏切实有效的会计监督。

    （3）会计人员业务素质偏低。“伟业服饰”从初创期的中介代账，到目前设置财务科室，加强了会计管理，但其在招聘录用过程中，并未注重引入专业会计电算化人才，且招录会计人员仅要求具备有效的会计从业资格，也即普通会计人员，造成财务管理团队的整体素质较弱。加之，会计电算化的深入推进，还要求从业人员具备一定的计算机应用能力及企业管理知识，受到人员素质的影响，其会计电算化的推进就相对迟滞。

    （4）软件技术缺乏应有支撑。中小企业财务软件可选范围较广，市场现有“金蝶”、“用友”、“管家婆”等品牌，然而，中小企业涉及行业类别繁杂、经营形式多种多样，成品购置的会计软件并不是拿来就用，必须要经历一定的磨合或修整，以贴合企业的生产经营实际。目前，“伟业服饰”选用的是“用友”财务软件，由于企业内缺少专业技术人员，只能将软件持续外包外部技术部门，有问题找售后，按次服务、按次收费。被动性的适应，技术问题无法系统解决，影响了会计电算化的实际效果。

    （5）系统安全保密管理薄弱。“伟业服饰”的“用友软件”，自安装使用以来，始终沿用出厂初始密码，以保证人人可用、时时能用。但此状态下，企业的财务数据的保密性便无从提及，再如，企业会计信息的历史积累，由于未知人员的误操作，极有可能破坏或丢失历史会计数据，同时也加大了外来病毒的入侵可能。

    （二）中小企业实施会计电算化存在问题的原因分析

    通过“伟业服务”的个案分析，种种问题发生的原因并非偶然，而是基于市场、政策、行业主管的外力与企业发展、管理、创新的内力互相作用的结果，会计电算化成长不足的表象背后，都有其制约的因素。

    1.会计电算化普及速度与质量的矛盾

    中小企业的社会资源、资金资源与人力资源相对不足，政府及行业主管部门倾向于对中小企业的财税贡献指标考核，对其财务运行状况监管普遍欠缺。对于中小企业会计电算化工作更注重推广普及率与周期进度完成率。此外，中小企业对于会计电算化工作的实际功能把握不准，多停留于单机处理、简单应用，不少中小企业还认为已安装财务管理软件，即为实施了会计电算化，在大背景与小环境中，会计电算化的发展重量轻质，违背了会计电算化的建设初衷。

    2.会计电算化的相对投入不足

    中小企业对于管理效能的释放上，注重投入产出比，通常认为会计管理只是企业管理的一个细小分支，日常业务量小、资金流动少，设立会计岗位与人员，会计管理即已能完成，并不愿意将有限的资源过多的投入，从而造成了中小企业对财务管理的硬件、软件投入的相对不足。会计人员的招聘、录用、培训，以及财务软件的购置、网络环境的建设等方面的欠缺，都直接影响了会计电算化系统功能的发挥。

    3.电算化软件数据共享程度不高

    会计电算化实则是系统的财务管理信息化过程，需要大量的体制机制支撑，包括财务管理制度、账务处理制度、硬件管理制度、操作规范流程、档案管理制度等众多内容。企业的必要财务情况分析统计，也包含并反映着与企业生产经营息息相关的各类经济数据，讲求部分之间的联动配合，要求各独立部门的相互协调，尤其是在会计信息数据的流转中，任一环节的问题，都将影响到最终会计数据的失真、分析结果的失误，进而影响到企业发展经营的决策。

    4.网络系统安全性不高

    中小企业没有专门的网络建站方案，多依托于第三方网络平台，进行相应的营销策划与宣传。特别是在企业内网的建设中，没有远期的平台建设规划，或简单设置OA管理平台，也仅局限于文件流转等“面子工程”，没有考虑到现代企业管理各分支的并网联通。在会计软件方面，部分中小企业对于购置的财务软件，人为要求软件供应商进行相应的试入账、反过账等设置功能，根据岗位权限，专管人员、部门主管、经营者，都可据此功能对某些会计数据按需“调整”，由于信息化介质修改无历史修整痕迹，都为会计数据的后期准确使用与科学判断埋下了安全隐患。

    5.管理者对会计电算化的认知缺陷

    中小企业经营管理者主动参与市场竞争的意识较强，然而 竞争意识却不能等同于竞争思路与竞争规划。尤其是在当前受到网络信息技术浪潮的深重影响，企业管理的信息化程度与水平，往往决定了企业竞争力的高低。民营、私营性质在中小企业构成中，占有较大比重，自负盈亏、自主经营的独立走向市场，企业投资经营者侧重于对生产成本、营销活动的投入，而对于会计电算化的系统概念及现现实意义把握不清。造成企业财务运行及资金流动情况把握不清、对于市场与企业之间的内在经济信息无法有效联系，不能准确的做出财务预决算，以至影响甚至延误企业经营决策。

    三、中小企业会计电算化存在的风险

    会计电算化离不开电子信息平台，也即增加了系统本身的软硬件风险。此外，诸如计算机病毒、电源供给、操作失误 、数据故障等问题，都会为会计电算化工作带来风险。

    （一）系统故障风险

    中小企业受人员限制，多数企业没有专职系统维护人员，或兼职维护人员仅能针对硬件维护而对会计电算机软件环境需求并不掌握。同时，中小企业的工作计算机并不能实现专机专用，通常还从事与会计无关的工作，并安装外来软件、运行外部光盘，加之未能安装电脑病毒防护软件，就增加了计算机感染病毒的可能。此外，现有的计算机大多运行于网络环境中，并入外网的情况下，也使得计算机系统的可控性与安全性降低，将为会计电算化工作造成风险环境。

    （二）内部控制风险

    多数中小企业对于会计电算化专门制度的缺失，为相关工作推进带来影响。首先，在人员设置上，操作人员、维护人员的权限并无细分，会计电算化电脑及软件的使用权限不清，密码公开甚至设置空白密码，为超权限使用电脑或非授权变更财务数据留下隐患。其次，相对传统会计系统，凭证、账簿等会计资料由不同责任人负责登记、审核、签单，以纸质文件保存，文件形成后，难以人为的篡改数据记录。而电子数据的变更，在非法目的的驱使下，即相对容易实现，且恶意的修改又不易在短期中警觉，造成风险的持续扩大。

    （三）职责集中风险