中小企业会计电算化问题——以盐城伟业公司为案例(四)

    中小企业虽然设立相关财务管理部门和岗位，但终因机构设置扁平化，促使相关岗位或管理职权的高度集中，无法实现多岗位的内部相互牵制。同时，电算化相关阶段的操作均由人来操作实现，关键的审核流程相对集中在投资经营者手中，既是运动员又是裁判员，为其虚构会计事实，逃避财税监管等目的就提供了可能。

    （四）数据错误风险

    归根结底，会计电算化由人来操作完成。会计数据来源于原始凭证，由会计人员完成初始输入数据，一旦会计人员玩忽职守或操作差错，导致原始数据错误，此类差错同样会进入信息自动化处理流程，并引起错误的重复及连续，导致最终会计报告等信息错误或失真，为经营管理者带来决策风险或造成相关损失。

    （五）信息保存风险

    财务信息数据历史资料的管理由“纸质凭证”向磁盘、光盘媒介过渡，为档案管理带来新的考验，档案安全由防霉蛀、缺损等内容，向数据阵列、定期备份等方向过渡，由于中小企业没有科学的电子档案管理经验，不能及时或定其将会计资料进行备份，一旦发生系统崩溃或意外，会计数据信息即会遭遇重大损失。此外，由于电子信息数据的流转更加隐蔽便捷，也使得中小企业的会计信息保密工作更难控制。

    四、完善中小企业会计电算化的措施

    中小企业加强会计电算化工作是科学管理的要求，更是科学发展的必然。从中小企业会计电算化的现状、问题与风险的相关分析来看，建议完善五个方面的工作。

    （一）提高企业管理者对会计电算化的认识

    中小企业的经营管理者是推进会计电算化的主导力量，他们的观念思路是决定会计电算化发展的关键。企业管理者应对市场经济的客观环境与复杂形势重新审视，必须清晰的把握信息化建设水平将是中小企业生存与发展的关键，必须把握实施会计电算化，不仅是企业发展的必然趋势，也是更好的把握企业经营形势，分析、预测经济信息的重要手段。企业决策者更应及时掌握企业自身的最新经济活动，实施会计电算化不仅实现了原始会计核算方法与工具的创新，也带来了会计组织与工作效率的提升，更加促进了中小企业会计工作质量的全面提高。中小企业管理者要认识到会计电算化推进工作的重要性与必要性，推动相关管理体制机制的变革创新，给予必要的人力财力投入，积极的营造良好的内部环境，引导企业的核心管理层积极支持与配合，确保财务管理与企业经营的有机融合，加强事前、事中与事后的全程财务监控与管理，有效防范各类财务风险，促进企业科学健康的发展。

    （二）加强对会计电算化人才的培养

    人才问题是竞争力形成的关键，也由始至终成为企业管理的核心。会计电算化的有效推进，离不开会计人员、电子信息人才等智力支撑，尤其在市场竞争日趋激励的背景下，多元化、复合型的人才更加可贵。电算化工作的初期推进不仅需要系统的财务管理知识，还要求扎实的会计实践经验，此外还必须要对中小企业的生产经营特征有所把握，方能切合实际、发挥优势，为企业的灵活决策、客观预测及财务控制科学的服务。

    1.以人为本的推进专项培训。客观了解中小企业的会计人员组成结构是首要问题，针对现有财务人员专业素质，有的放矢的加强会计业务培训。其中，中小企业的现职会计应重点加强会计电算化系统知识的培训，力求培养形成会计电算化的骨干团队，务求其能免熟练、准确的运用财务软件，准确完成财务数据的整理、输入与分析；对于新招聘会计电算化人员要侧重加强对企业本身生产经营流程的学习与把握，为其运用最新的会计知识，结合企业实际发展情况，以期健全或改善现有的财务管理系统；对于涉及会计电算化的人员，均应进行一定的电子信息化工作培训，积累一定的系统维护知识，共同保障电算化系统的安全性与稳定性。

    2.积极引入企业急需会计人才。科学管理是系统性工程，而非单个环节的突破。对于管理技术、生产营销方面的人才引入，并非中小企业科学人力资源的全部规划，还应着重引入一批涉及企业管理重要环节的相关人才。特别是关于会计电算化等专业性较强的岗位，应建立适当的人才储备计划，积极的引入高素质的会计人才，以及计算机电子信息人才、软硬件维护人才，将中小企业有限的管理资源科学的联系起来，确保各个系统的有序高效运转，保障会计电算化系统功能的更好发挥。

    3.加强会计岗位职业道德建设。努力增强会计人员的职业道德建设，提升主体诚信意识，努力营造“诚信、团结、创新、进取”的工作氛围与文化环境。

    （三）有效营造会计电算化的外部环境

    会计电算化是以计算机软件为载体的现代会计信息管理技术，由于中小企业尚不具备自行开发电算化软件的能力，多为外部购置，虽然中小企业在选用软件过程中已注重考查软件本身的技术是否成熟可靠，但仍需要着重考查三个方面的融合能力，力争获取更为有益的外部运行环境。

    1.与国家及行业法规的融合。会计电算化的软件应首要保证软件核心运算规则符合最新的会计准则与会计法规，并由财政部门评审通过。根据行业主管部门的相关要求，审视在短期、中期及长期规划的会计工作要求与规范，对企业本身的会计工作规划进行修正与调整，准确把握各级财税部门的相关政策动态。

    2.与市场有关机构信息系统的融合。会计电算化同时具备对内进行财务管理，对外会计工作等职能，中小企业不是孤立的市场经济组织，在实际的生产经营工作中，必然要密切联系税务、统计、审计、银行等部门机构，在对传统会计活动的改革创新中，会计电算化工作将通过电子数据形式与外界进行交互，要实现软件系统的有效对接，必须提前考虑软件上的功能融合。

    3.与企业本身生产经营的融合。目前，金蝶、用友等财务软件倾向于为大型企业财务管理服务，而管家婆等软件更倾向于中小型企业。会计电算化相关软件的选择，必须根据单位自身情况进行，科学的调查、分析，并与软件供应商达成合作，贴近企业会计数据信息的需求分析，以求更加符合企业的生产经营需要，账务设置更加客观直接。

    （四）增强会计电算化的安全与效率

    本质来看，会计电算化是现代企业管理的趋势，更是现代企业管理的一项系统工程，要求企业内外同步的实现技术与管理的支持与保障，对能实现该系统的安全高效运行。

    1.安全控制。电子信息技术的安全控制涉及的范围较为广泛，包括硬件、软件、网络及病毒的防范与控制。会计电算化的核心数据是企业的会计数据，从流程来看，从初始的会计凭证到最终的财务报表，所有的环节都应明确相应的管理责任，并积极采取程序加密、密钥管理、防火墙设置等措施，保证全和的数据安全。

    2.共享控制。会计基础信息的数据共享，虽可实现企业内部财务系统的高效运转，但却易受内部人为泄密与外网恶意入侵的危险。在具体风险控制中，一方面要突出共享的效率，应加强部门数据录入的相关规范要求与时效；另一方面要加强软件日志管理，以及相关流程的监控，严格添加数字签名技术，并分级授权，同步身份认证，使各流程环节可控在控。

    3.机构控制。根据会计电算化的工作要求，要及时对原有会计部门设置进行相应的调整，基础会计岗位，如现金、出纳等适度保留，新增电算化岗位，包括核算、稽核及电子档案管理岗位。同时，应防止岗位及权限设置的交叉问题，确保权责明确、相互监督。

    4.操作控制。会计电算化操作应当严格遵守会计业务准则，不违背、不超范围设置，同时要防止初始数据重复录入、漏录与错录情况出行的控制办法，特别对于已录入数据的修正、调整，必须明确企业主管与会计主管的双重监督责任，已防对事实财务事件与数据的人为篡改，确保会计数据的真实与完整。

    （五）建立健全会计电算化的管控机制

    随着会计电算化的深入应用，宏观与微观的问题时有存在，财税等主管部门与数量庞大的中小企业都应附之相应的行动。在行业监管上看，会计电算化的推进应注重质效并重的原则，既要通过一定的准则类规范加以约束与指导，又要形成一套系统的政策保障制度，包括与之适应的监管办法、安全控制细则等。在中小企业来看，要积极的出台符合企业生产经营实际的会计电算化岗位责任制度、会计电算化的软硬 件安全保障机制、教育培训机制、档案管理办法等一系列的配套保障制度，在行业主导的前提下，创新的对会计电算化体系进行制度补充与机制完善，推进会计电算化的科学深入发展。

    五、结论

    中小企业会计电算化发展中的问题，主要由于企业自身的种种资源局限，然而，会计电算化作为企业财务现代化管理手段的功能正被广大的中小企业投资经营者所认可。从管理信息化的趋势来看，会计电算化的广泛普及与持续改进，极大的提高了会计工作的质量与效率，也为中小企业应对更为复杂的经济形势，研究判断更为繁琐的财务现象，提供了科学的决策参考，促进了中小企业进行有效的财务管理，较好的控制并防范企业财务资金风险。

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