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办公自动化系统在办公管理中的应用(二)
(四)推行办公自动化对现代业带来的进步
在现代企业推行办公自动化会给企业极大地提高工作效率,不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,这些都可在网络上进行。推行办公自动化能节省运营成本,包括时间和纸张。规范单位管理,可以把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。提高企业竞争力、凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。随着把办公自动化在企业的推行使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。
随着网络技术的迅速发展普及,近年来,通过利用先进的网络资讯技术,实现办公自动化的解决方法,被称为网络办公自动化解决方案。随着Intranet技术,国际互联网络的发展,目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公,远程办公管理等更广阔的领域。
二、办公自动化在企业管理中的具体应用
在专业化效率逐渐提高的今天,在办公自动化软件平台上,企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高,同时也增添了企业工作流程的规范性,使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本,实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。
随着管理思想的日益成熟,企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激作用,企业可以利用办公自动化系统建立的企业内网和企业外网,不仅可以完成日常管理工作,还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传和推广。
企业的信息能否快速的获取及整合决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险,办公自动化系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有力的方式。
在企业实施办公自动化系统可以帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;加强领导的监控管理;有效管理有形、无形的资产,避免流失;可以实现公文的流转、审核、签批等行政事物的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美的整合了组织内部的信息。具体来说,实施办公自动化系统作用为:
1.建立内部的通信平台
在单位建立内部的邮件系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。
2.建立信息发布的平台
可以在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。
3.实现工作流程的自动化
在企业实施办公自动变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等采用了电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高了办公效率,实现了无纸化办公。企业员工也不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂的环节。
4.实现文档管理的自动化
文档管理自动化可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,减少了新员工的很多培训环节;如企业来了一个新员工,管理员只需给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位累积下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就避免了新员工进企业,企业需要用大量的人力和时间来给新员工的培训。
5.辅助办公
辅助办公一般牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。
6.实现分布式办公
分布式办公替代了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可以在家中或城市各地,甚至世界各角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公,以及与企业的信息交流。
7.建分立信息集成平台
现代企业中存在MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作期关键性的作用,但都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,以提高企业整体反应速度。
8.节省企业的办公费用支出
将传统的纸张转变成电子化,特别是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。
9.搭建知识管理平台
系统系利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
10.增强领导监控能力
强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面的掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少了办公的差错也防止了低效办公。
办公自动化对于企业事业单位的领导来说是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者来说他是信息管理系统;而对于普通管理者来说他又是事物、业务处理系统。办公自动化能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快地工作。
三、分析总结
办公自动化系统是一个将企业管理及基础办公需求作为核心,基于B/S模式的信息服务系统,它集先进的计算机技术与办公自动化理论于一身,适应当今办公自动化系统的开发需求。办公自动化满足了企业的办公网络化,办公自动化的管理需求,提高了企业内部的管理水平,进而全面提升了企业在市场中的综合竞争力。
在市场竞争过程中,对于一个企业而言,对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确,也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。办公自动化对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中,竞争取胜的法宝是信息,而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。所以,现代企业迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段,提高管理水平,增强企业竞争力。
四、致谢
在论文完成之际,我要特别感谢我的指导老师傅春燕老师的热情关怀和悉心指导。在我撰写论文的过程中,张咏梅老师的倾注了大量的心血和汗水,无论是在论文的选题、构思和资料的收集方面,还是在论文的研究方法以及成文定稿方面,我都得到了傅春燕老师的悉心细致的教诲和无私的帮助,特别是她广博的学识、深厚的学术素养、严谨的治学精神和一丝不苟的工作作风使我终生受益,在此表示真诚地感谢和深深的谢意。
在论文的写作过程中,也得到了许多同学的宝贵建议,同时还到许多在工作过程中许多同事的支持和帮助,在此一并致以诚挚的谢意。感谢所有关心、支持、帮助过我的良师益友。感谢参考文献中的各位作者,真诚的感谢对我的帮助。
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2020-02-19 09:39:07【
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