企业物资管理信息系统构建

目录

一、物资管理与管理信息系统概述4

（一）、物资管理4

（二）、管理信息系统（MIS）4

（三）、建立物资管理信息系统的可行性5

1、物资管理模式比较固定5

2、物资管理模式具有比较完整的数据资料5

3、物资管理信息结构化程度高5

4、物资管理信息系统建立条件比较成熟5

（四）、我国物资管理信息系统的发展6

二、军工企业物资管理现状及存在问题分析6

（一）、管理模式较陈旧，物资保障工作常围绕单一项目开展7

（二）、计划体制意识严重，主动意识不足7

（三）、定制产品为主，供货周期长7

（四）、占用资金较多8

三、军工企业物资管理信息系统的构建及实施8

（一）、计划管理9

（二）、合同管理10

（三）、仓库管理11

（四）、材料核算12

（五）、报表管理12

（六）、经济分析12

四、军工企业物资管理信息系统应用中的体会及建议13

（一）、开发物资管理信息系统要针对企业的特点，要有明确的目的性13

（二）、顶层设计是基础，强力推进是关键14

（三）、物资管理信息系统使用中最大难点是统一物资编码问题14

五、结束语14

内 容 摘 要

物资管理是指企业在生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织、控制的活动，以解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、规格以及价格和质量等方面的矛盾，衔接好生产中的各个环节，确保生产的顺利进行。

物资管理作为企业生产经营管理的重要组成部分，是保证生产发展和提高经济效益的重要环节，若没有通畅的物资管理服务，就可能制约企业经营战略目标的实现，而物资管理作用的日趋重要，对物资管理工作所提出的要求也越来越高，随着工作任务的加重，工作中产生的信息量也越来越多，传统的手工业已经远远的不能满足工作需求。

而现代科学技术的发展，为企业物资信息的管理提供了现代化工具。电子计算机技术、现代通讯技术和数据处理技术的进一步发展，又推动着计算机信息处理系统的发展。将计算机技术应用于企业物资管理，可大大提高企业现代化管理的进程，因此建立有效的物资管理信息系统，实现物资管理信息化的趋势已经势在必行。

关键词：物资管理 管理信息系统 军工企业 系统构建 实施应用 

企业物资管理信息系统构建及实施探析：

以军工企业为例

物资管理是企业生产经营管理的重要组成部分，建立有效的物资管理信息系统，实现物资管理信息化的趋势已经是势在必行的。本文着重以军工企业的物资管理现状为切入点，构建一套相对完整的物资管理信息系统，并提出一些在实施的过程中的相关建议。

一、物资管理与管理信息系统概述

（一）、物资管理

所谓的物资管理是指企业在进行生产的过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织、控制的活动。它主要包括物资计划、物资采购、物资保管、物资使用等几环节，解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、规格以及价格和质量等方面的矛盾，它是衔接生产中的各个环节、确保生产的顺利进行的重要组成部分，也是企业成本控制的关键。

长期以来，物资管理工作中的信息管理是采用人工方式，要付出大量人力，填写各种表格、凭证、账册、卡片、文件等，由于信息是随着时间不断变化的，各部门对信息的使用要求也各不相同。在工作过程中存在大量手工登录、重复登记和转抄的劳动。这种手工操作的信息管理方式，不仅浪费人力，还存在信息处理不及时、易出错、内容不精确、不利于查询、缺乏综合性、不能起控制作用等缺点。由于这些缺点，大大降低了信息的利用价值，显然越来越不适应现代化的物资管理工作的需要。

（二）、管理信息系统（MIS）

管理信息系统是一门新的学科，它正处于不断的发展之中，其主要是以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，产生并向系统用户提供有用信息，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化人机系统。它能识别用户的信息需要，对数据进行采集、存储和检索，对信息传输进行计划，将数据变换为信息，统一处理、调节信息的流程。

管理信息系统是一门综合了管理科学、系统理论、计算机科学的系统性边缘科学。而系统的观点、数学的方法和计算机应用是管理信息系统科学的三大要素，它具有高度复杂性、多元性和综合性，为管理现代化、决策科学化提供了应用技术和基本工具。

 （三）、建立物资管理信息系统的可行性

管理信息系统的建立是一项综合性的工作，必须先制定开发计划确定目标，再作可行性分析，合理选择计算机管理方向和具体项目。企业一般会选择有明显经济效益、固定信息居多、环境约束条件较少、管理基础条件较好的部门作为开发的对象。以这些条件来衡量，优先开发物资管理信息系统是具有明显优势的，主要因为以下特点决定的：

1、物资管理模式比较固定。

在任何企业或其他组织内部的管理体系中，物资管理作为一个子系统，与别的子系统之间，既有不可分割的关联而又自成体系，它有着相对完善的管理制度，相对确定的管理流程，在企业或其他组织之间，物资管理的方法大同小异，相对统一。这一特点，有利于使管理进一步规范化、标准化、程序化，有利于开发建立既相对独立又具有扩充性的实用有效的管理信息系统。

2、物资管理模式具有比较完整的数据资料。

一般物资部门都建有由一整套的单据、台帐、统计报表组成的手工信息处理系统。长期积累了大量数据，完整而充足的原始数据资料，易于整理、编码、规格化，这些都是管理信息系统开发和正常运行的基础。

3、物资管理信息结构化程度高。

物资管理的组织形式多为二维表的形式，其中，固定信息较多而动态信息较少。物资管理信息存储量大、输出要求高，往往一种输入信息要按不同的要求加工后作多种输出。因此物资管理信息系统需要应用计算机的处理功能，也适合于用计算机管理。

4、物资管理信息系统建立条件比较成熟。

一般企业或其他组织的决策人，大都能认识到物资管理在生产或其他事业中的重要性，会在开发工作中予以支持。就我国目前的计算机应用水平而言，硬件环境，人员素质也具备开发工作所需的条件。

 综上所述，物资管理信息系统的开发应用是迫切需要的，同时也是切实可行的。

（四）、我国物资管理信息系统的发展

随着我国经济体制的改革，这加速了企业管理现代化的进程，也推动了计算机辅助管理的发展。在全国各地，许多企业、部门已进行或正在进行管理信息系统的开发工作。为数不少的大中型先进企业，都成功的开发了企业的管理信息系统；物资管理子系统就是其综合系统中的重要组成部分。同时，物资专业部门也开发了不少专门的物资管理信息系统。

例如，物资部成套设备管理司从1986年开始，会同各地成套管理部门，借鉴国际上系统工程的方法，建立起全国性多功能的成套设备管理信息系统。该系统包括连接30个省、市的电话传真机和计算机通信网络，容纳了包括机床、电工、汽车等常用机电产品114大类的12万种物资信息，使工程项目可以迅速获得科学合理的最佳设备选型方案，进而带来明显的经济效益。

再如，中国电子物资总公司和浪潮信息产业集团公司联合研制开发的《通用金属材料业务管理》软件，它主要由计划编制管理、计划分配管理、货单汇总及合同统计、仓库进销存管理、业务数据分析与决策管理等五个子系统组成。由于系统采用了国家物资部颁发的统一物资编码，依据“模块结构化”设计思想开发，因而具有通用性、灵活性、可扩充性、高效准确及保密性等系统特点，在全国电子物资系统中广泛应用，取得满意的效果。

目前，我国在管理信息系统的开发应用方面，与国外计算机技术先进的国家相比，无论在开发技术还是应用水平上都还存在很大差距。就有关物资管理的系统而言，国内大部分系统还处于初级水平的阶段上，难以满足经济建设中物资管理现代化的实际需要。但是，随着国内计算机的推广应用，尤其是微型机的日益普及，广大计算机技术人员和物资管理工作者勇于实践，水平不断提高，经过不懈的努力，今后一定会开发出更多高水平的有中国特色的物资管理信息系统。

二、军工企业物资管理现状及存在问题分析

“兵马未动，粮草先行”，作为生产的先行官，如何在市场经济中做好物资的保障工作，已经成为物资管理工作者所要面对的难题。

下面主要以军工企业发展物资管理信息系统为例，来对企业的物资管理信息系统的构建及实施进行探究。

由于军工物资较普通物资而言，在质量、来源等有诸多特殊，为能够清楚认识军工物资，罗列了以下几点军工企业物资管理的现状：

（一）、管理模式较陈旧，物资保障工作常围绕单一项目开展

军工企业通常以研发制造为主，在科研生产上通常采用项目制的管理模式，即相应的型号物资管理同样是以型号项目作为管理维度的。虽然这样的管理方式使物资在采购、调配等各环节在原来的状态下是合理的，但随着近年来我国军事事业的飞速发展，为了提升我国的综合国力，军工企业现大部分已将产业化作为未来的发展指导原则，原有的管理模式对批生产的方式而言就变成了障碍，生产活动已不能仅限于围绕单一的项目组织开展，这就要求企业能提供一个对需求物资进行集中采购、分散供应的管理的平台。

（二）、计划体制意识严重，主动意识不足

受到传统的计划经济的影响，长期的思维工作惯性让军工企业的物资管理工作者认为物资的配套工作的起点就是等待需求的提出。而在市场经济体制下，特别是在批生产的科研生产模式下，物资工作变得复杂而困难，物资需求提出之后，如何用最短的时间、最低的价格向用户提供最好的产品是物资部门必须解决的难题，最大的问题就是物资部门基本上无法按计划提供所需物资。机械、单纯地根据用户提出的需求开展后续工作，缺少主动提高服务的意识，是无法满足计划的要求的。

（三）、定制产品为主，供货周期长

军工物资大多不是平常的现货产品，企业用户定制居多，供应商通常见到订货合同后再组织生产，从而导致订货周期比较长，一般需要3—6个月，没有固定标准的产品多，有很强的专用性，会造成独家生产、独家使用的局面。但我国的军工基础工业比较薄弱，质量进度时常不嫩满足用户的需求，物资的失效和批次性问题时常发生，有些物资生产能力不足，造成采购供应困难。

（四）、占用资金较多

由于军工物资大多都是定制品，所以通常价格较贵，占用资金较大，但因为企业内部管理的精细化程度不够，部分物资工艺定额系数、订货系数比较高，造成库存物资较多，变相占用企业资金。

三、军工企业物资管理信息系统的构建及实施

据粗略统计统计，军工物资成本占整体型号成本的20%以上，采购周期占整体研制周期的30%左右，所以物资工作已成为科研生产工作系统中的重要组成部分。对于军工物资的管理显然是一个较大的系统工程，为了使其运行平稳，居安思危，为企业构建一套相对完整的物资管理信息系统体系，解决一些潜在的矛盾，这是使企业良好长久的发展必不可缺的外部条件。

 以下部分内容所示的流程图是某军工工厂物资管理业务的流程简图，它用物资管理业务的流动过程分别描述每一环节的简略内容及与其他环节的相互关系。下列环节中省略了部分物资实物的流动过程，研究其业务流程的目的是为计算机物资系统的设计提供重要的依据。

在这一基础上再结合计算机信息处理的特点和通用化的要求，从整体上将物资信息系统划分为若干子系统，然后采用自顶向下逐层展开的结构化的系统构建，并按功能详细分解各个子系统和模块，同时要求各个模块之间相互独立，各自完成特定的功能。在确定各个子系统的功能模块的任务目标和方法的时候，再详细考虑使用者的需求细节，同时充分发挥计算机人员的能动作用，使系统更优化，为不熟悉计算机信息处理的物资管理人员提够更多的、手工难以完成功能。

根据该军工工厂的业务流程过程，可以将该企业的物资信息管理系统的第一层分为六大模块：计划管理、合同管理、仓库管理、材料核算、报表管理、经济分析。

图1-1 物资计划管理流程简图

（一）、计划管理

 从业务过程来讲，切入点是要抓住源头，也就是对物资的计划及选用。计划管理需汇总各部门提交的物资需求计划，根据生产的需要、当前的库存情况和预计的到货情况，进行平衡核算，编制向上级申报的物资申请计划和自行采购的物资采购计划。在申请计划审批并返回订货合同时，再根据缺额编制补充自行物资采购计划。

 构建计划管理这一模块时，需要技术部门及时参与完善技术定额，使系统里的定额数据库保持在最新状态；各生产、管理等部门按其各自的需求计划，尽早在物资管理信息系统中提交其物资需求；物资仓库保管人员也要在系统中及时更新当前的库存情况，使物资的实物状态与系统里的状态保持一致；最主要的是计划管理人员要发挥其主观能动性，按时间节点，把握好生产周期，编制物资采购计划，并按流程向上级部门申报计划。

图1-2 物资合同管理流程简图

（二）、合同管理

物资管理业务流程中通常由计划管理决定采购，而采购则常常以订货合同的形式来确定供需双方的物资买卖关系。对作为需方的企业来说，这也是履行计划管理的一种保证。

建立合同管理这一模块时，首先要明确订货合同包括上级主管部门根据申请计划返回的订货合同和企业市场采购所定合同两部分。合同管理针对所有订货合同，可在系统中一并建立台帐统一管理，并检查合同执行情况，即付款情况和到货情况，在合同执行完成后注销订货合同（但订货合同本身的计算机信息不会丢失）。此外，合同管理还为物资计划管理提供预计到货情况的反馈信息，作为编制申请计划和采购计划时以及核算缺口或超储的原始数据项之一。

图1-3 物资仓库管理流程简图

（三）、仓库管理

 仓库管理的内容就是物资入库、出库和库存管理，是物资管理的中间环节，在物资管理信息系统中就包括原始单据（入库单和出库单）管理、台帐管理和盘盈亏管理。

根据发票（交接单）和实物，开始收单，在系统中办理入库手续，打印入库单，并将验收入库单的一联交财务部门。或者，根据内部调拨单（拨入）和实物，在系统中办理入库手续，并将调拨入库单的一联交财务部门。

根据系统中各单位提出的领料申请、物资复查检验申请、内部调拨申请、报损申请等办理出库手续，对退料申请以负数办理出库手续，将从系统导出打印的所有出库单据的其中一联交予财务部门。

根据上述原始单据制作电子台帐。

根据实物和台帐，核算差额盘盈亏或盘存表。

用数据描述物资的收入、发出和储存状态，实际反映了物资在企业内流动的客观过程。仓库管理与物资管理的其他环节——计划管理、合同管理、统计分析、材料核算都有直接联系，可以说，它在物资管理信息系统中起着枢纽和基础的重要作用。一方面，仓库管理受计划管理和财务管理的控制和监督，入库的品种规格、数量和出库的品种规格、数量由物资计划所规定；实际发生的入库、出库需接受财务的监督，所有的原始单据和台帐都必须经过财务人员的稽核；库存的品种规格、数量受材料技术定额的限制。另一方面，它又反作用于计划管理和财务管理，它实际反映了物资计划的完成情况和储备资金的执行情况；向计划管理提供当前库存数据，作为编制申请计划和采购计划时，核算缺口或超储的原始数据项之一；向财务管理提供编制记账凭证的入库、出库原始数据，以进行材料核算；向系统分析提供收、发、存数据，所得出的物资消耗统计数据，反过来又影响材料技术定额的制定。

（四）、材料核算

材料核算的工作由财务部门参与进行，主要有两项工作：一是稽核，对物资部门转来的每一张原始单据与系统中的数据进行核实查对；二是做账，根据原始单据在财务管理信息系统中做记账凭证并进行登账。

（五）、报表管理

 物资保管人员每月根据出入库原始单据，按规定做各种物资统计报表，供领导人员、计划人员、财会人员和上级部门统计分析用。统计报表分企业内部报表和国家统计报表两部分。随着企业的不同、企业所在地区的不同，物资报表的内容和形式可能千差万别。随着时间的推移，同一企业的报表，也可能发生变化。因此，物资管理信息系统的统计报表设计，应充分考虑能适应不同的业务环境，以及业务环境的变更。

（六）经济分析

通过汇总和分析数据库，向其他信息系统输出物资汇总，分析信息，反馈物资的实际消耗数据，以作为经济分析的参考数据。

在物资管理信息系统内部，计划管理与合同管理、仓库管理发生关系，它从合同管理输入预计到货信息，从仓库管理输入当前库存信息和储备定额信息，再综合从各部门生产需求输入的物资需求信息，产生物资申请计划、采购信息、超储或储备不足等信息。合同管理只与计划管理发生上述关系，它的输出是从键盘输入的合同签订和合同执行信息。仓库管理同时与计划管理、报表管理、经济分析和材料核算发生关系，除了上述它与计划管理的关系外，还向报表管理和经济分析输出物资收、发、存等汇总信息，作为编制物资报表和经济分析的原始数据，还向材料核算输出出库单和入库单据，作为材料信息在财务管理信息系统中生成记账凭证的原始数据，从而将物资运动转变为资金运动。

四、军工企业物资管理信息系统应用中的体会及建议

军工企业通过计算机管理信息系统对物资管理努力的进行探索和实践，以寻找适合本企业物资科学化、精细化的管理模式，为进行的科研生产提供优质的物资保障不断而的做出努力。

本人所在单位是以航天产业为主的军工工厂，自2010年进入该工厂物资部门以来，工厂就在按集团公司目标不断推动物资管理信息化的建设工作。本单位的物资管理信息系统于2011年中初步开发完成，并开始试运行。在试运行过程中发现了数以百计的问题，系统在不断的升级改善，报表管理的库存盘点、经济分析中的数据输出、入库的检验管理、质量复查等功能模块也在不断的推进实施中。

虽然当前系统中还有许多功能模块未进行使用，与工厂内部的其他管理信息系统也未进行集成，但是我们在实际工作中已经体会到了使用物资管理信息系统带来的便利和效率，特别是数据的查询、统计、汇总等方面更加体现出其优势。

以下就本单位试运行过程中发现的问题提出一些本人的体会，也是对计算机管理系统在物资管理工作中应用实践的一些建议。

（一）、开发物资管理信息系统要针对企业的特点，要有明确的目的性。

物资管理信息系统软件的开发中应考虑到企业的组织机构设置、管理模式、业务流程、职责划分等多方面的因素，并根据以上因素找出本企业的自身特点，开发的软件系统能够体现出各自的特点，并能得到成功的应用。

不论企业的特点有多少种，要求开发物资管理信息系统软件的主要目的只有一个，就是为了减少繁重、简单、重复的手工劳动，以提高工作效率。系统的开发就是以解决简单重复劳动开始提出的，即使是只解决了这些重复劳动，但也能大大提高组织的工作效率。

（二）、顶层设计是基础，强力推进是关键。

 顶层设计就是对软件系统提出总体架构的要求，对各个模块的需求提出指导意见，明确系统维护的职责划分。毫不夸张的说，顶层设计做的好，软件需求就完成了一半。

从理论上讲，对生产管理提出的要求，软件设计的功能上都是可以实现的，但关键是如何推进。在系统推进工作中，矛盾较突出的是在使用完善维护阶段，一是在使用过程中不断提出的新需求与软件开发的矛盾；二是计算机系统的使用与原管理模式、工作流程、工作职责、传统习惯等的矛盾。毫不夸张的说，解决使用中的问题有时比软件开发还困难。

（三）、物资管理信息系统需使用统一的物资编码。

总所周知，相同的物资其型号会有多种表示法，在输入计算机时要统一标准，统一标准最有效的方法就是实行统一的物资编码。但编制和贯彻统一的物资编码是很困难的，其主要原因是由于“物资”的飞速发展，新型材料不断产生，老品种不断被淘汰，物资种类不断细分，品种不断增加，企业对物资选用变化也很大，相对稳定的统一编码很难适应，这个问题很难解决。

本人所在单位采取的措施是保证本单位系统物资编码与集团公司公共基础区数据保持同步更新的同时，根据本单位的实际物资采购情况，使用部分临时编码。

五、结束语

 综上所述，通过对物资管理信息系统的构建及实施能大大提高管理工作的效率，可以帮助企业认清当前的物资管理状况，提高企业的管理水平，构筑企业内部管理体系的自我完善、自我调节、自我更新的能力，对企业的管理工作起到积极的促进作用。

参 考 文 献

1、刘刚主编，《现代企业管理精要全书》，南方出版社，2004

2、黄梯云，《管理信息系统导论》，机械工业出版社，2007

3、张艳，《浅谈如何完善企业物资供应管理》，现代商业，2007

4、张桂杰，《浅谈生产企业如何进行物资供应管理》，财经与管理，2009

5、孙明珠、张学根，《加快信息化建设步伐，推进精细化物资管理》，数字军工，2011

6、刘文斌，《军工物资管理现状分析及建议》，数字军工，2012