中小企业的信息技术化研究

目 录

一、信息技术对中小企业管理的意义3

（一）中小企业的定义3

（二）中小企业管理中运用信息技术的意义及作用3

二、中小企业管理运用信息技术的现状及主要问题6

（一）中小企业管理运用信息技术的总体现状6

（二）中小企业信息技术化的运用7

（三）中小企业管理运用信息技术时存在的问题8

三、新信息技术提升中小企业信息化管理水平9

（一）要加强信息技术的合理运用9

（二）提高员工信息化素质10

（三）云计算助中小企业实现跨越式发展10

四、结语11

参 考 文 献12

内 容 摘 要

21世纪是新经济的信息时代，又是信息技术广泛应用的时代。当今全球已进入了以信息文明为主流的知识经济时代。信息技术正在渗透到社会各个领域，它引导中小企业资源配置方式、生产及管理方式的变革。信息技术的发展，专业化信息技术的广泛应用，给中小企业的发展带来了巨大的帮助。本文介绍了中小企业管理及信息化建设现状，分析了中小企业运用信息技术存在的问题，提出了中小企业信息化解决的建议和方法。

中小企业的信息技术化研究

21世纪是新经济的信息时代，又是信息技术广泛应用的时代。当今全球已进入了以信息文明为主流的知识经济时代。知识经济本质上是一种信息化经济，信息资源正日益成为与物质资源同等重要的资源。对信息资源的挖掘和利用推动了信息技术在全社会的广泛渗透和使用，也使企业的竞争环境发生了深刻的变化。现今有越来越多的中小企业运用专业化的信息技术来改造企业管理，增强企业的竞争力，以迎接信息时代中的挑战。

一、信息技术对中小企业管理的意义 

 信息技术（Information Technology，简称IT），是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。它主要是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件。它也常被称为信息和通信技术。

（一）中小企业的定义

中小企业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。

不同国家、不同经济发展的阶段、不同行业对其界定的标准不尽相同，且随着经济的发展而动态变化。各国一般从质和量两个方面对中小企业进行定义，质的指标主要包括企业的组织形式、融资方式及所处行业地位等，量的指标则主要包括雇员人数、实收资本、资产总值等。量的指标较质的指标更为直观，数据选取容易，大多数国家都以量的标准进行划分，如美国国会2001年出台的《美国小企业法》对中小企业的界定标准为雇员人数不超过500人，英国、欧盟等在采取量的指标的同时，也以质的指标作为辅助。我国的中小企业标准则是根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标，结合行业特点制定。

（二）中小企业管理中运用信息技术的意义及作用

信息化对中小企业的作用是不可忽视的。信息化在提高中小企业办事效率的作用上，主要体现为两个方面：速度的提高和数量的加大。其中，速度的提高主要表现为信息系统通过提高信息的传播速度来提升信息的加工速度；数量的加大主要体现为信息系统可以存储、处理的数据远远大与传统工具能够处理的数值，并且能够确保信息的准确性与一致性。这两个特点，使得信息化能够实现传统工具无法实现的复杂的、大量的加工处理过程，从而使小企业也可以满足自身对信息的获取、传播和加工速度的需求，提高企业经营与管理的效率。

信息化对中小企业的意义十分突出。

  首先，信息化的应用能够促进企业的组织结构优化，提高小企业快速反应的能力。

  大多数中小企业的组织结构存在等级多、层次多、机构臃肿，对外界变化反应迟缓等弊端，已不能适应日益复杂、变化多端的市场环境。而在信息技术的支持下，企业可以简化企业组织生产经营的方式，建立起精良、敏捷、具有创新精神的“扁平”型组织结构。这种组织形式信息沟通畅通、及时，使市场和周围的信息同决策中心间的反馈更加迅速，提高了企业对市场的快速反应能力，从而更好地适应竞争日益激烈的市场环境。

  其次，信息化能够有效地降低中小企业的成本，打破中小企业高成本、低效率的困局。

  企业利用信息技术获取外部信息如市场信息、产品销售渠道信息、相关竞争信息等方面的成本降低；计算机辅助设计和制造技术可以使企业降低新产品的设计、生产成本和对现有产品进行修改或增加新性能的成本；库存管理信息化使企业减少了库存量，降低了管理成本；信息技术的应用尤其是迅速发展的电子商务大大降低了企业的交易成本。

  第三，信息化可以提高中小企业的市场把握能力。

  在把握市场和消费者方面，由于信息技术的应用，特别是电子商务在企业经营管理中的广泛应用，缩短了企业与消费者的距离，企业与供应商及客户建立起高效、快速的联系，从而提高了企业把握市场和消费者的能力，使企业能迅速根据消费者的需求变化有针对地进行研究与开发话动，及时改变和调整经营战略，不断向市场提供质量更好、品种更多、更适合消费者需求的产品和服务。

  第四，信息化还能使中小企业加快产品制造的速度，提高技术创新的能力。

  信息技术能极大提高企业获取新技术、新工艺、新产品和新思想的能力。同时，现代信息技术与制造的结合所形成的各种企业信息技术，如计算机辅助设计、计算机辅助制造、计算机辅助工艺编制、柔性制造系统、敏捷制造、计算机集成制造系统等，实现了企业开发、设计、制造、营销及管理的高度集成化，极大地增强了企业生产的柔性、敏捷性和适应性。此外，集成制造技术在产品设计开发中的扩散和渗透，使企业具备大规模定制的制造能力，其结果可使企业“个性化、多品种、小批量”的生产和服务。

第五，信息化不仅能够促进企业提高管理水平，还可以提高企业决策的科学性、正确性。

推进企业信息化是促进企业管理创新和各项管理工作升级的重要突破口。企业信息化不只是计算机硬件本身，更为重要的是与管理的有机结合。即在信息化过程中引进的不仅是信息技术，而更多的是通过转变传统的管理观念，把先进的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，进行管理创新。以此建立良好的管理规范和管理流程，构建扎实的企业管理基础，实行科学管理，从而提高了企业的整体管理水平。

最后，信息化的应用可提升中小企业人力资源的素质。

企业的竞争是人才的竞争，是人员素质的竞争，人员素质在企业竞争优势中极为重要。企业信息化，可以加速知识在企业中的传播，使企业领导至全体员工知识水平、信息意识与信息利用能力提高，提升了企业人力资源的素质及企业文化的环境。不管是高层领导、技术人员还是业务人员都将在信息化过程中不断学习，学习信息技术，学习新的管理理论，实现现有知识的及时更新和新知识的应用。

二、中小企业管理运用信息技术的现状及主要问题

（一）中小企业管理运用信息技术的总体现状

党中央国务院高度重视中小企业的发展。《2006━2020年国家信息化发展战略》指出，要制定和颁布中小企业信息化发展指南，分类指导，择优扶持，建设面向中小企业的公共信息服务平台，促进中小企业开展灵活多样的电子商务活动。

2007年以来，我国中小企业电子商务的发展开始突破“模式定型论”的束缚，寻找适应自身需求的创新商务模式的探索。特别是由于中小企业的发展思路、发展模式、管理架构、产销特点和大型企业根本不一样，其人才结构，产品特点也千差万别。艾瑞咨询预言中小企业电子商务交易额将保持50%左右的高速增长率。2010互联网大会于8月17日至19日在北京召开，百会市场总监余凯在2010年中国互联网大会“云计算产业高峰论坛”上发表演讲。报告中披露：中国80.4%的中小企业具有互联网接入能力，其中50%的企业已经将互联网用于企业信息化。

我国中小企业信息化已从初级阶段，开始向普及和提升阶段迈进。我国“十二五”时期中小企业信息化的发展目标是：中小企业应用信息技术开展研发、管理和生产控制的比例达到45%，利用电子商务开展采购、销售等业务的比例达到40%，中小企业信息化服务平台基本建立。 

目前我国中小企业运用信息化等手段，开展现代化管理已经具备良好的基础。但是，发展不平衡，从企业规模看，中型企业的信息化水平远远高于小型企业，尤其是采购、生产、库存和销售的信息化程度是四项指标中表现最差的，而中小企业的差距也最为明显。有意思的是，这种不平衡还表现为地区差异。西部地区的中小企业信息化建设明显滞后于东部和中部地区。西部70.49%的中小企业实行了会计电算化，而东部和中部的这一比例分别为78.25%和74.27%；西部54.96%的中小企业实行了文档处理办公自动化，而东部和中部的这一比例分别为68.10%和72.02%；西部42.63%的中小企业实行了采购、生产、库存和销售的信息化，而东部和中部的这一比例分别为60.84%和61.82%；西部47.67%的中小企业建立了公司网站，而东部和中部的这一比例分别为62.27%和60.24%。

（二）中小企业信息技术化的运用

 当今社会，信息技术的运用是相当广泛的，譬如感测技术——工厂的红外线应器、自动门；通信技术——手机、电话；智能技术、控制技术——电控门；物流信息技术包括以下六点：（1）商品条形编码以及扫描系统条码技术是一种自动识别技术，是为实现对信息的自动扫描而设计的。（2）销售时点系统POS（point of sales）POS系统基本作业原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上的条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息，加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。（3）EDI（Electronic data interchange）EDI就是标准商业文件在企业的计算机系统间的直接传输。使用EDI系统可以使企业和它的供应商实现迅速的沟通和信息交换，实现与供应商一对一的长期合作关系，有助于建立一体化供应链物流管理系统。（4）互联网（Internet）互联网技术主要用于信息的传递，可以运用在信息管理方面。企业可以利用互联网及时地对其上游和下游企业进行沟通和信息反馈。（5）无线电射频技术射频技术可以提高物流运作水平。可以运用在仓储、运输和货物跟踪等方面。（6）卫星通信技术用于信息的传输，通过卫星实现信息的大量快速传递，是物流信息管理过程中使用的一种技术。

 下面我就本企业信息技术化的运用做一举例介绍：我公司财务系统运用了用友财务软件，实现了日常收、付款、报销等业务制单作事情。往来办理模块可消减坏账损失，加速资金周转，提高企业经济效益。现金银行模块可随时把握企业现金及银行存款收付的静态和库存现金余额，确保银行存款和现金的平安。能够方便的进行账薄查询，报表输出查询等功能。财务软件的运用提高了速度，加大了数据处理能力，其存储、处理的数据远远大与传统工具能够处理的数值，并且能有效确保信息的准确性与一致性。近两年引入了办公管理软件——OA系统，该系统将公司的各类公文、新闻报道、通知等通过不同模块一一展现，让企业员工更加便捷直观地掌握了解公司各类动态。OA系统通过设置日常办工表单流程，简化了以往表单需找多部门、多级领导签字的烦琐，以往若有领导出差，事情就可能搁置，现在领导们只要能上网，就可以随时随地进行审批，大大提高了工作效率。另外，还有公司的视频系统、上班刷卡系统等都是信息技术化在中小企业中的具体运用。

（三）中小企业管理运用信息技术时存在的问题

现在，计算机已经在企业经营管理的各个层面得到大规模的应用，各种计算机管理系统不断涌现，如固定资产管理系统、资金财务管理系统、销售管理系统、人力资源管理系统等。不难看到，随着企业管理信息化应用领域的不断拓宽，与核心业务关联度的不断提高，信息化管理系统的复杂性以及信息化建设过程的复杂性也在增加。常常可以看到的现象是：一方面，应用企业为信息化而进行的包括人、财、物在内的各种资源的投入在不断增加;另一方面，信息化系统存在各种各样的问题，计算机辅助管理的效果迟迟表现不出来。从而造成了企业“信息化成本高，效益难以显现”的尴尬局面。

信息系统出现如此局面主要表现在：

1.信息分散、数据不同很难发挥出信息系统的效益。由于不同的系统服务于不同的部门和岗位，系统之间相互割裂，没有充分考虑数据共享，相同的数据重复录入，这样就造成相同的数据在不同的系统中反映不一致。这不但浪费了人力和物力，还给管理决策带来了困难。这样的信息系统无助于管理工作，当然就没有效益可言，是一种浪费。

2.信息系统维护与管理工作两张皮，没有人来维护和使用系统中的数据。由于用不用信息系统，管理工作一个样，人们自然没有兴趣来不断更新系统中的数据，系统也就无法提供真实准确的信息。致使信息系统无法发挥应有的作用，成为管理工作的技术花瓶。

3.信息系统只是反映管理活动的一个结果，是一个事后的信息记录系统。很多企业当中的信息系统的主要作用只是记录一些数据、方便查询和汇总、输出管理者们所要的报表，应用企业只是利用信息系统提供的这些信息来进行分析和决策。这样的系统只是提高了信息加工和获取的效率，并未从根本上改善企业管理流程，当然也就没有帮助企业利用信息系统建立竞争优势，更谈不上为企业创造效益。

4.信息系统难以适应不断发展的形势，既赶不上管理需求的变化，也赶不上信息技术的发展。一方面，管理需求的变化要求信息系统必须不断地进行完善和升级(由于信息系统本身缺乏柔性，升级换代的成本比较高);另一方面，企业片面地追求所谓最新技术，不断地对系统进行升级(结果往往是放弃原有的系统)。看似矛盾的这两者却最终都使得信息系统没有一个稳定的运行状态，难以发挥出效益。

以我公司为例，我们是一家国有中型施工企业，企业以前由于经济效益欠佳和公司领导对信息化的认识不到位，信息化水平一直处于较低水平，除了有几套单机版的财务管理系统和人力资源管理系统外，计算机只是用来做日常文档处理及网络邮件等操作。随着企业经济效益的日渐好转，领导对信息化建设也越来重视，企业各个业务部门都在按自己的业务需要建设相关的业务系统，如财务资产管理、材料管理系统、人力资源管理系统、档案管理系统等，这些系统的投入运行，无疑对提高各个业务部门的管理效率起到了很大的促进做用。但是，通过一段时间的运行，我们也发现了这些系统由于是各个业务部门自行设计甚至选型，没有一个站在企业层面上的通盘考虑，造成了系统间的数据很难共享，如薪酬系统和财务系统不能实现对接，材料管理系统在做成本核算时，也无法与财务系统实现数据共享，更别说这些系统的流程和协同办公系统的流程之前的整合问题了。这些不同系统间，事实上形成了无数个“信息孤岛”，导致同一个数据，通过不同业务系统得到的值不相同，造成企业领导无法利用系统数据进行相关决策，从而失去了信息系统建设的核心意义。在信息化建设过程中，还存在着一种为信息化而信息化的思想，原来我是怎么做的，现在上的信息系统也要原样照做，同时也由于信息系统的基础数据来源时常不够准确和实时，这些原因都导致了信息系统对企业的管理提升帮助非常有限。 从而又影响到了企业对信息化建设的热情和动力。

产生这些问题的原因很多，如领导不重视、各级人员对信息化的认识不到位、信息系统需求不明确、设计不合理、实施不到位、基础设施落后或者制度不健全等。

三、新信息技术提升中小企业信息化管理水平

（一）要加强信息技术的合理运用

信息技术对中小企业的作用非常重要，随着信息化程度的提高，作用效果的改善，风险也伴随着加大，其风险体现在信息技术带来的不仅仅是经营管理质量、效率的变化，同时也将带来工作流程、业务运行方式、组织机构、权力布局、人际关系甚至观念等多方面的变化，企业的形式、结构、业务、人员等能否适应这些变化是极难把握和控制的。

目前国内中小型企业也认识到了信息技术的重要性，纷纷引入信息技术管理自己的企业，在这个过程中，有些企业取得了成功，提高了企业的生产经营效率，从而提升了企业的核心竞争力。但也有此企业，虽然投入了大量的人力、物力，但取得的效果却差强人意。究其原因，主要还是没有从企业自身需求出发，根据企业的战略目标，结合行业实际和信息技术现状进行相关信息系统建设，信息系统建设脱离了企业的实际。因此，我们在做信息化规划和建设时，要充分做好相关需求分析和市场调研，用前瞻性的眼光，制定出科学的合理的信息化规划，按照“统一规划、分布实施、重点突出、强化实效”的指导方针开展信息化建设工作。信息化建设项目要严格按照信息系统相关规范操作，做好信息化项目风险控制。

（二）提高员工信息化素质

我们在应用专业化信息技术时，信息化得应用型人才要与现代化企业的环境相匹配，只有这样，中小企业专业化、现代化计算机信息技术才能被运用非常熟练，更好的为企业自身服务，提高企业的生产效率，从而加快中小企业的发展速度。与此同时中小企业才能在激烈的市场环境中要准确的灵活多变，现代化人才的培养是非常必要，优秀的信息化人才利用信息化手段，在企业运作过程中通过数据分析，尽可能让企业避免的负面风险。因此，必须要加强专业化计算机信息技术的人才培训，提高企业员工专业信息化素质，为企业更好的进行服务。

（三）云计算助中小企业实现跨越式发展

随着云计算、虚拟化等技术的发展，让满足中小企业信息化的多种需求成为可能。据了解，云计算在2011年的发展之迅速几乎超出了所有人的预期，30万中小企业的成功应用成为云计算在中国落地的突破口。对于中小企业而言，应用了云计算服务后，剩下的问题就是云服务商所要解决的问题了，将原来复杂的多级责任变得更加简洁化；在资源方面，也可以将企业有效资源迅速整合到一起，在一个平台上分摊开来，随需而用。 

首先，云计算极大地缩短了企业从投资到收益的运行周期，解决了资金回笼慢的弱点；其次，私有云降低了中小企业投资硬件的信息化成本，云服务让企业缓解了额外的技术负担，跨越了中小企业信息化人才缺失的鸿沟；同时，由于第三方的专业力量注入而降低了运营风险，得到如期甚至更高的利润回报，提高整个项目的执行性价比；最后，中小企业的运营数据均在云平台上积累，数据的积累和沉淀有助于银行调查企业运行状况，跟踪资金流向，降低银行融资风险，因此，云计算还能解决中小企业融资难的问题。 

四、结语

信息技术为中小企业带来了勃勃生机，更为中小企业发展带来了新的领域。在信息时代的今天，中小企业要快速发展，离不开专业化信息技术的应用。为了中小企业的生存，为了企业能够可持续发展，专业化信息技术在企业必须得到广泛的应用。信息化管理将成为中小企业内部有序化管理，是实现企业高速运行必不可少的手段，同时也是一个企业发展必不可少的坚实基础和立足于市场的有效保障。要充分认识信息化管理的重要性，抓好中小企业的信息化建设，调整好企业内各部门的信息源，使企业信息技术工作成为“全方位”服务的有机整体，适应瞬息万变形势的需要。

参 考 文 献

1. 曹阳.信息化对于中小企业发展的作用和意义.中国中小企业信息网. 2010年

2. 烨岚.新技术助推中小企业信息化实现跨越式发展. 赛迪网. 2012年

3. 张玉才、宋新平.信息技术对企业管理的影响及措施.科技管理研究.2008年11期

4. 刘鑫.信息技术在现代企业管理事务中的应用.特钢技术.2005.(2).5. 王廷丽.信息技术与现代企业财务管理.科技咨询导报.2006.(1).6. 贺爱忠.企业自主创新全面协同探讨.商业经济与管理.2007年05期.