小企业信息化建设探析

小企业信息化建设探析：以XX市星河园超市为例1

引言1

一、小企业信息化建设概述2

二、小企业信息化建设现状及存在的问题3

三、改善小企业信息化建设现状的相关对策8

四、总结12

小企业信息化建设探析：以XX市星河园超市为例

【摘要】随着各种科学信息技术的飞速发展，我国的企业正面临着日益严峻的信息时代的挑战。中小企业占我国企业总数的绝大多数，因此，中小企业的信息化建设也显得愈发重要。如何建设生产过程和管理模式都具有本企业特色的，现代化的信息系统，已成为摆在众多中小企业面前的当务之急。本文，我们从小企业信息化建设的概念及特征出发，总结其组成要素及相关理论，然后以XX市星河园超市为例，分析我国小企业信息化建设的现状及存在的相关问题，并针对出现的问题提出了相应的改善小企业信息化建设的对策。

【关键字】小企业；信息化建设；问题；解决措施

引言

相关研究显示，目前我国一千多万中小企业中，真正实现计信息化建设的企业所占比例还不足10%。而且，进行信息化建设的企业中，大部分企业的信息化水平较低，大多只停留在简单的文字处理和财务管理等日常办公活动的自动化阶段。只有不到10% 将ERP 和CRM 技术应用到实践当中，但局域网的应用方面也主要停留在信息共享的水平上，真正应用于实际生产活动中的少之又少。中小企业的信息化滞严重制约了我国中小企业的信息化进程，极大的影响了中小企业的发展与壮大。如何全面了解小企业信息化建设过程中出现的问题，并采取切实可行的对策予以解决，这是摆在所有小企业面前的难题。 

一、小企业信息化建设概述

企业信息化包括了企业管理决策的网络化和智能化，以及企业生产过程的自动化和智能化，还有企业各种商务活动的电子化和网络化等。信息化建设内涵丰富，包括了产品的信息化和设计信息化以及生产过程信息化和企业管理信息化等多个方面，是小企业迎接新环境和大趋势下的各种经济挑战，并努力提高自身对市场的响应速度，从而有效降低生产成本，提高核心竞争力的重要手段。随着时代的发挥在那和经济趋势的不断变化，小企业信息化建设的重要意义正在被越来越多的企业重视起。但小企业因为自身劳动力和劳动手段以及劳动对象在企业中的集中程度都比较低，且实际生产和交易的数量和规模也相对较小，所以，在进行自身的信息化建设时，一定要立足现实，针对自身实际情况制定可行的建设措施来逐步实现自身的信息化。本文，我们讨论的小企业信息化是指小企业通过应用各种现代化信息技术，树立先进的管理理念，并充分利用各种信息资源的，加紧自身各项建设，不断提高企业现有

的生产和经营水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。据统计，我国中小企业的平均寿命只有2．9年，每年都有大量的企业破产倒闭。由此可见，中小企业的生存与发展能力亟待提高。面临知识经济和信息时代的挑战，越来越多的企业则选择了信息化作为企业实现可持续发展的手段。信息化建设对中小企业至关重要，具体点建设过程中，小企业在各个部门实现信息的共享，信息透明度和准确性大大提高，采购和生产会大大降低，从而提高了小企业的经营效率，从整体上节约了成本，同时提高了服务质量，最终促进了企业的长期稳定发展。

二、小企业信息化建设现状及存在的问题 

星河园超市是XX市最早建立的，拥有多家连锁店的大型超市机构，已经成为XX零售行业的领头羊，但其前身只是一家拥有几十个员工的小百货店而已。分析星河园超市不断发展壮大的过程，信息化建设是其不可或缺的重要手段，通过对自身的重组和信息化建设，成为了当地零售业的领军者。

（1）收银业的信息化。在超市日常的营运过程基本的收银业务活动中，会较为频繁的用到收银机器，一些收银机难免会发生故障问题。但因为超市大多客流量较大，物品种类和数量繁多，一旦收银机出现了故障，就会造成超市无法正常进行收银，无法完成正常的交易。而且会造成大量顾客滞留在超市的现象，长时间的排队、等待极易引起顾客们的不满和烦躁情绪，从而极大的降低了顾客对超市的好感度，影响到企业品牌和信誉的问题。为有效解决这个问题，星河园超市选择采用信息化的营业系统来进行日常的收银业务。该系统包含服务器、收银机器以及网络三部分，在正常的交易和收银过程中，收银机和服务器是通过网络联合在一起的，一旦服务器或者网络出现问题，收银机还可以自成一体，独立运行完成各项收款，从而保证了超市日常业务的正常运营，保证了销售业务的不停顿。自从采取这样的软件架构系统后，星河园超市基本上杜绝了因门店服务器发生故障或网络不稳定等因素引发的不能正常交易收银的事故，维护了良好的日常运营秩序和品牌形象。

（2）账目的信息化管理。在星河园超市成立和发展的初期，在账目和订单的处理上主要是采用传统的手工方式来结算日常账单和处理供应商的订单，工作效率较低，且极易出现错误。所以，超市选择用电子商务的模式取代传统人工结算模式，于是，2008年开始，超市建立了专门的为供应商提供服务的平台，在平台上发布超市各种商品的具体销售情况和库存量动态变化情况。超市给各个供应商以特定的用户名，供应商可以通过指定的用户名和密码登录到系统中，随时查看自己供应的商品在超市每个门店的具体销售情况和库存实时变化。系统会自动将超市各门店经营过程中产生交易信息和库存变化等信息进行汇总，对于销售情况良好，库存出现吃紧的商品，系统会自动生成电子订单，将这些商品的具体信息及需求信息通过网络发送给供应商。供应商在通过系统平台接收到订单之后，就可以直接按照超市指定的种类、数量、时间和地点等进行及时准确的配货，送货。超市在日常经营过程中会与许多供货商发生较多的账目关系，需要定期进行结算和清理核对。传统的结算方式一般是由各个供应商定期对账目进行汇总，整理好各种单据后，找到超市的财务人员，双方一起对单据进行人工核对。但因为供货商为超市提供的各种商品种类繁多，账目非常复杂，单据数量众多，所以，供货商在对单据进行整理时已经需要花费较多的时间。而双方的工作人员对账目和单据进行二次人工核对的时候，也要会费很长的时间。尤其是对于那些供货量较大的供货商，日常的供货中产生账目和单据数量过多，一次核对，往往需要花费双方工作人员许多时间，工作量过大，且很容易影响到双方其他工作的进行，严重影响了工作效率。于是，超市积极开展了网上交易的业务，提供给有条件的供应商通过网上银行进行相关货款的核对、收取和结算。超市通过把各种单据的详细信息都上传到网上，供应商可以随时随地在网上进行账目信息的核对，经核对无误后，直接到超市找到财务工作人员结算账目即可。对于超市的财务工作人员来说，也不必再像以前那样，每天都要马不停蹄的应付源源不断的前来进行账目核算的供应商，处理大量的核对和结算工作。这样一来，既减轻了双方工作人员的工作量，又极大的提高了工作效率。

（3）信息化的日常管理和维护。信息化建设给超市带来的改变还有很多，例如，以前，只要超市的机器发生问题，信息部门的技术人员就要及时跑到门店去进行故障排查和维修等，会占用不少人力物力等。但是，从2009年底起，超市各个门店之间开始使用专用的VPN网络，加强了相关数据传递的及时性，也更利于信息技术部门的远程维护。只要网络保持联通，一般情况下，小的的软件故障都可以通过远程的方法来解决，信息技术部门的工作人员在总部就可以远程维护解决大部分问题，不必再耗费大量的精力和时间跑到门店去维修。自从星河园超市开始对自身进行信息化建设，销售业绩一路高涨，不断的创下一个又一个历史新高。企业信息化建设有效的解决了超市发展过程中出现的众多问题，帮助企业走出了发展和销售的瓶颈，拓宽了经营范围，是经营渠道更加多样化，并有效降低了企业的经营成本，提高了总体效率和综合实力，为企业发展和腾飞奠定了坚实的基础。

从XX星河园超市的信息化建设实例中可以看出，信息化建设对企业特别是中小企业的发展有着举足轻重的意义。而且，随着各种科学信息技术的飞速发展和企业自身发展的需要，不少小企业已经开始积极的尝试对自身进行信息化建设，不少企业也像XX星河园超市，取得了较好的建设效果，极大的促进了自身的发展。但是，尽管我国中小企业进行信息化建设的前景是广阔，但仍有不少小企业在进行信息化建设的过程中出现了较多不容忽视的问题。

我们可以从一份调查资料中发现众多问题，资料是通过对浙江省信息化改造重点行业(机械、轻工、纺织等)的中小企业进行问卷调查得到的。具体数据见表1。

表l 我国中小企业的信息化发展现状

行业

信息化类型

OA CAM EDP/TPS MIS

企业数量

纺织

机械

轻工

 83% 67% 17%

 83% 7% 17% 60%

 67% 33%

6

30

3

注： OA是办公自动化；CAM是计算机辅助制造；EDP是EMC软件平台开发计划，TPS是丰田生产方式；MIS是管理信息系统。

综合分析多方面资料和数据，并结合实际情况，我们可以总结出目前我国小企业信息化建设现状及存在的问题

1总体应用水平较低。调查表明，美国有60％的小企业和80％的中型企业以及90％以上的大企业已经借助互联网广泛进行各种商务活动，企业已有超过70％的业务是通过互联网完成的。而我国的企业实现上网的企业只占所有企业的20％到30％，小企业占到的比例更是少的可怜。而通过网络进行各种生产和经营活动的企业则更少，在已经实现上网的企业中，大多数也只是在网上开设了企业的主页和E—mail地址等，真正实现计信息化建设的企业非常少。而且，进行信息化建设的企业中，大部分企业的信息化水平较低，大多只停留在简单的文字处理和财务管理等日常办公活动的自动化阶段。只有不到10% 将ERP 和CRM 技术应用到实践当中，但局域网的应用方面也主要停留在信息共享的水平上，真正应用于实际生产活动中的少之又少。企业没有能够充分利用各种丰富的网络资源，更没有依靠网络来开展各种商务活动，总体应用水平较低。

2企业的信息化意识较弱。企业想要进行自身信息化建设，首先要正确理解和认识企业信息化。目前，国家对小企业的信息化建设十分支持，很多企业也都开展了信息化建设，但是我国小企业中却依然普遍存在对信息化认识淡薄问题，特别是许多小企业的管理人员信息化意识较弱，对信息化建设的认识不够全面深入，甚至存在一些错误的认识。例如，很多小企业的高层领导还不能完全了解信息化的概念，认识不到信息化对于企业的重要意义；有些企业管理者没有清醒的意识到信息化建设的系统性和复杂性；有些企业领导甚至简单把信息化认为是简单的电子化办公；还有一些领导认为企业信息化建设是单纯的技术工程，交给企业相关的技术部门就可以。这些小企业管理者信息化意识不强，认识不清晰明确，观念较为陈旧甚至错误的情况，直接导致了整个企业信息化意识的薄弱，于是很难顺利的开展各项信息化建设具体工作。

3企业投入力度较小，缺乏足够的建设资金。有调查显示，我国中小企业在进行信息系统建设和系统应用等方面的累计总投入还不到企业总资产的O．21％，而发达国家的比例却一般都在8％一10％以上。而且，我国的小企业普遍实力较弱、可抵押的资产较少、管理水平又较为低下，很难从金融机构那里得到足够的资金支持，筹资比较困难。因此投入到信息化建设的资金非常少。同时，许多小企业没有对资金进行合理的利用，加上目前市场上的信息化建设方案大多价格昂贵，企业负担不起过高的建设费用。资金的短缺严重制约了小企业的信息化建设。

4专业人才的缺乏。目前，小企业的相关信息人员普遍综合素质较低，高水平的专业性人才较少。调查显示，小企业每百人中，信息技术相关人员还不到一人，而既懂技术又懂业务和管理的复合型专业人才则少之又少。加上一些小企业由于效益不好，相应的人才激励政策不到位，企业信息化的骨干人才，特别是高水平的复合型人才大量流失，给企业造成了较大的招聘压力，企业人事管理方面的成本随之不断升高，也极易出现客户资源的流失等现象。

三、改善小企业信息化建设现状的相关对策 

1结合自身实际情况，进行整体规划，并合理分期予以具体实施。企业的信息化建设是一个庞大而且复杂的浩大工程，由许多问题组成，需要耗费大量的人力、物力和财力，是不可能在短时间内就能完成的。而小企业受到自身规模和现实条件等的约束，只有有限的人力和财力等能够投入到信息化建设中。因此，符合小企业客观情况的信息化建设的科学方法是：首先要结合自身的实际情况，整体进行规划，然后再合理的分期进行，予以具体实施。

（1）坚持以企业的核心管理者为中心，合理进行分工，积极落实个人责任。企业开展信息化建设，领导是关键，企业核心领导者能否对企业的信息化建设予以正确的、高度的重视，并正确决策领导和推动建设过程的实施，对企业信息化建设的成败至关重要。同时，企业信息化建设是一个系统的工程，涉及到企业日常生产和经营的方方面面，不是一个人或是少数几个人就能够完成的。企业各种有用的信息资源的收集、处理等过程需要企业全体人员的积极参与。所以，在进行企业信息化建设过程中，必须坚持在企业核心领导者的控制下，实行科学的分工负责制，充分发挥企业中中层和基层领导者以及所有员工的主观能动性，分工清晰明确，职责落实到人，齐心协力共同努力。

（2）要坚持从企业的实际情况出发，分步实施。企业要充分了解自身实际情况，并进行客观冷静的分析，明确哪些方面对企业来讲是最重要的、最需要的，然后对最重要的方面采取相应措施，积极开展相关建设工作。例如，财务管理是企业较为重要的一项工作，需要优先进行改革和建设。传统的财务管理模式较为落后，工作量大且漏洞较多，领导层很难及时获得需要的财务数据，财务人员工作十分非忙碌，效果却并不明显。这时，企业可以当机立断的使用新型的财务软件，大刀阔斧的对企业的财务工作进行改革和重建。信息化的财务管理系统大大的减少了财务工作人员的工作量，也能及时为企业管理层提供最新、最全面详细的财务资料。 由于小企业受到自身现实经营规模等因素的制约，各种资源相对都比较缺乏，所以在进行具体的信息化建设过程中，最忌不分轻重缓急，不全面把握，盲目建设。而要本着“分步实施，急用先上” 的原则，综合考虑多方面因素，合理对所有工作进行分步，按部就班的开展各项工作。并优先考虑企业继续改革和建设的项目，合理安排工作计划，这样一来，具体工作中的风险大大降低，成功率较高，有效保证了企业信息化建设的效果。（3）加大在信息化建设上的投入，包括财力和人力两个方面。首先，小企业要加大在信息化建设上的资金投入。各个企业要积极的进行的通过多种手段和方式，多渠道的筹措资金，加大对信息化建设的资金投入，努力改变我国小企业信息化水平较为落后的局面，缩小与大企业间的差距。其次，要注意对信息化人才的培养，并积极引进信息化的复合型优秀人才。企业要积极开展各种技术培训，对各级领导和技术人员以及相关的实施人员都进行全面深入的培训。企业通过内部技术培训等手段，可以有效提高企业员工的理论知识掌握水平和创新能力，从而确保企业信息化建设的效果。例如，小企业可以通过选送技术骨干到各专业院校参加进修的方式，积极培养企业的技术力量，并积极鼓励企业的信息化团队成员学习各种新型的知识和理念，从而更好地为企业服务，促进企业信息化的建设。另外，企业还可以积极的从高等院校和科研单位引进各种综合素质较高的专业技术人才。总之，加紧培养和引进既懂经营又懂技术的复合型人才，是促进小企业信息化建设的当务之急。

2政府在扶持小企业发展的同时，要加紧帮助小企业转变旧观念。政府要利用自身职能，积极的对小企业信息化的建设过程中进行大力扶持，制定各种政策和方针，为小企业的信息化发展保驾护航，但更要注意帮助小企业树立正确的信息化建设观念。要推进小企业的信息化建设，首先要帮助其转变观念，提高企业对信息化的深刻认识，尤其是管理层的正确认识。只有使企业的管理层对信息化建设具有足够的理解和重视后，才能带领整个企业开展长远的信息化建设和发展。企业的领导者首先 要正视信息化，并进行充分的了解和认识。并自始至终参与到企业的信息化建设中去，同时还能起到带头作用，带领全体员工一起，积极开展企业信息化的各项建设工作。

3努力解决小企业信息化建设过程中的资金短缺问题。政府要积极发挥自身作用，努力解决小企业信息化建设过程中的资金短缺问题。首先，可以设立小企业信息化建设的专项

资金，对信息化建设取得明显效益的企业要积极给予适当的财政补贴、对相关建设项目给予资助等。政府和相关部门还要对这些在税收政策方面，可以对采用租赁方式进行信息化建设的小企业给予税收方面的优惠；对扶持中小企业开展信息化建设的担保机构和信息技术服务机构可以给予适当税收优惠。另外，银行也要制定针对小企业信息化建设的相关政策和措施，完善信贷管理，最大程度服务于小企业信息化。小企业也要积极利用各种平台，通过各种渠道增强融资能力，解决自身融资难的问题。信用担保机构也要积极转变经营理念，简化信贷业务流程，大力发展针对小企业的信用担保机构，专门服务于小企业。

四、总结 

对企业进行信息化建设能提高企业的整体竞争能力，在推进小企业信息化建设的过程中，要充分发挥企业的主体作用，合理利用各种现代化的信息技术手段，优化重组各种业务流程和组织结构，实现资源的优化配置，增强各个流程和部门间的协同运作能力。从而帮助企业提高整体经营效率，节约生产成本，创造更大的经济效益。虽然目前我国小企业的信息化建设工作存在一些问题，并受到诸多因素的影响，但是我们坚信，在政府的扶持以及社会各界力量的帮助下，加上企业自身的努力，小企业的信息化建设一定能够取得更大的进展。

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