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关于《中国式秘书》在沟通中的语言艺术的思考(二)

(2)质准则:不说假话和无根据的话。
(3)关系准则:说话要贴切,与话题相关。
(4)方式准则:话语要简洁明白,要避免晦涩、有歧义,要条理清晰
为了促使工作的顺利开展,秘书还需要掌握一些与同事沟通的技巧。
明确了沟通客体之后,秘书还要弄清楚沟通客体对沟通内容的认识基础如何,对沟通信息、渠道有何期望和偏好。如秘书在正式沟通之前,可尝试通过问卷、访谈等方式来了解对方的信息需求,以便有针对性地组织沟通信息,提高沟通效果。
讲究诚信,宽容待人。在所有的人与人交流品质之中,诚信是最为基本和重要的一个。 秘书人员在工作中与同事相处时,要将诚信作为第一交际观念,必须做到言出必行。 如果发生某些做不到的事情,也要诚恳的向对方说明,以取得对方的谅解。在工作中对待同事的小缺点和小毛病时,不能进行挖苦和讽刺;在工作之中对于涉及到自己的事情,要虚心的听取意见,并且要以一颗平常心对待。在工作中与同事发生的磕磕绊绊也要极力的进行化解,并且对于自己的错误也要积极的进行改正。 总之在工作之中怀着一颗包容的心,这不仅能使你的工作更加顺利还能让你在同事中树立更好的威信,让别人更加的尊重你。
换位思考。秘书在实施沟通之前,要根据沟通客体的特点和需求来预测沟通客体对沟通主题与内容的关注度和兴趣点,考虑沟通目标的实现对于对方来说是否容易,如果目标实现难度大,可以将目标分解、细化,以易于对方认同和接受沟通目标。比如,秘书在督办某项工作任务时,可先预测一下对方会遇到哪些困难,会有怎样的畏难情绪和意见;在与对方开始沟通时先将这些问题和意见提出来,然后帮助对方分析问题产生的原因并共同探讨解决的对策,或是提出可提供的帮助,这样更容易说服对方根据任务目标开展工作。
尊重他人。尊重别人,别人也会尊重你,每个人都希望得到别人的尊重,秘书与同事沟通时注意尊重同事,不打听同事的隐私,不讽刺挖苦同事,不随便开玩笑。对待同事一视同仁,不因个人喜好与职位高低而把同事分为三六九等。
真诚待人。真诚是人们之间进行沟通的桥梁,秘书与同事沟通要真诚,让同事感受到你的真诚,同事会放下报复,对你有亲近感,真诚会让与同事间的沟通进行得更顺利。
关心同事。作为秘书,无论在生活上还是工作上都要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到困难向你请教,要耐心帮助,尽力而为;同事在生活上遇到困难,要尽量伸出援助之手,让同事感到温暖。与同事合作时,要主动承担责任,这样,同事会认为你是一个好的合作伙伴,大家齐心协力,才能更好地完成工作。
三、面子理论
Brown 和 Levinson 认为,人们的交际很大程度上依靠的是相互给予面子,面子交际学便是由此产生的。如果双方在保留面子上能达成共识,那么往往可以顺利进行合作。当自己的面子受到威胁时,人们自然而然地会想到保护自己的面子,从而不自觉地就会威胁他人的面子。因此,为了进行不伤害各方面子的交往,大家往往会选用礼貌语言。在社会交往中,我们既要注意留给对方积极面子,又需要充分照顾对方的消极子,以免一不小心使局面变得难堪,从而使关系恶化。因此,为了减少言语交际中对面子的威胁,交际者应适当采取礼貌策略,包括积极礼貌策略和消极礼貌策略。积极策略针对积极面子,要求实现双方的平等、熟悉,消极面子要求照顾听话者的消极面子,克制双方的社会距离。
一是要维护下级的自尊,给下级适当放权,加强下级的自信。从一定程度上讲,上下级关系是政治关系,更是领导与被领导关系。在处理这种关系中,如果把握不好,就会导致感情疏远、信任缺失。在工作中,上级对下级有意疏离,就不会给下级主动权,并对下级的忠诚和能力产生质疑,甚至是有意地对下级的工作进行掣肘和打击;在生活中,上级会疏远下级,彼此之间仅是寒暄了事。为了尽量避免这种情况的出现,领导者要对事不对人,维护下级的自尊,赞赏员工的能力。
二是要专心聆听下级的诉求,形成坦诚相见的风气,鼓励“和而不同”要向下级表示对他们的看重,你必须学会倾听,在对方有意与你进行沟通时,你要做出一副感兴趣的样子,积极配合对方的言论,让下级员工感觉你可以站在他们的角度上看待问题,从而拉近上下级空间上的距离。
三是要鼓励下级思考更有创意的解决问题,给他们一个舞台展现自己。除了可以有效地运用宝贵的资源,还可以可以营造共同参与的良好气氛。事实上,并非所有的意见都是可行的,如果真的不可行,要对下级加以解释,并请他们提出其他解决办法。当下属同意把构思付诸实行时,应该全力支持,并随时提供帮助。

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Tags:关于 《中国式秘书》 沟通 语言 艺术 思考 2020-02-13 09:02:21【返回顶部】

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