浅谈计算机在档案管理中的应用(二)

本文ID:编号TXW802010

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解决多媒体信息演示系统开发方式的工具化问题。一些单位已经制作了效果不错的多媒体信息演示系统，如档案指南、利用者借阅引导等，但多数是专门性开发，软件缺乏通用性，每制作一个系统就需要重新投入一次人力。如果其开发软件实现了工具化，就可以做到改变少量参数，随机填充相应内容，即可得到完全不同的多媒体演示系统，从而节约大量人力、物力，使其能广泛地普及应用。

解决多媒体档案信息处理的标准化和长久保存问题。多媒体信息技术的设备兼容性较差，其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程中，但是离实际需要和形成体系还有较大差距，与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还有薄弱，面对层出不穷、花样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结论。同时，考虑到各省出入保密或技术上的差异，研究事件的不同步，导致标准和规范上各部相同，上述工作投入大、周期长，需要引起有关部门的足够重视，采取更加有力的措施加以解决。

用多媒体技术实现档案管理功能的更新。计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如，文字信息的录入可以用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此处还有超媒体技术等，这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入，还可以使计算机拟人化，密切了档案工作者与计算机的关系，使计算机的普及应用提高到一个新的层次。

4、解决计算机应用技术培训问题，扩大应用普及。

由于种种原因，档案部门中的计算机专业人员所占的比例存在降低的趋势，所以必需采取措施吸引和寻求社会各方面的科技人员参加和关心档案管理工作的现代化，而同时注意普及档案工作者的计算机技术知识和对计算机的操作使用技能。发达国家的经验看，计算机技术支持的社会化是必然的发展趋势。我国在计算机档案管理应用初期，使用计算机的单位不多，但平均每个单位拥有的计算机专业人员曾经达期达到2.4个（据1987年的统计）。当时发达国家的档案部门反而达不到这个数字，而他们的计算机应用水平却高于我国。目前的实际使我们终于认识到问题所在，即档案部门完全靠自己的技术力量解决计算机普及应用的问题代价高昂，而且越来越困难，出路是采取以下措施：

1.提高档案工作的标准化程度。

档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。

2.在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务。

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