计算机技术在档案管理的应用意义(一)

计算机技术在档案管理的应用意义

摘要：计算机技术的应用作为优化档案管理工作的关键点，文章以促进档案管理高效化为前提，围绕计算机技术这一话题，分析了现阶段档案管理工作开展情况，注重阐述了计算机技术在档案管理应用中意义，期望能够提升档案管理工作质量与效率。

关键词：计算机技术；档案管理；意义

1引言

在档案管理中应用计算机技术，具备其他管理模式所不能超越的优势，如搜索便捷、储备量大、安全性高、节约费用、降低打印、复印、分发各种文件、报表等纸张费用等。提高效率-加快信息、数据的传递速度，但是受到外界因素的干扰，计算机技术的应用程度出现较大差距，仅是在科学研究、投资等行业得到重用，其他行业的档案管理工作依旧处于人工或半人工的状态。当前如何摆脱这一僵局，充分发挥计算机技术的作用已经成为档案管理人员继续研究的问题。

2实现档案现代化发展的要求

自20世纪末期至今，越来越多国家意识到计算机技术的应用价值，将其核心技术用于档案管理工作中，能收获意想不到的效果，具体如下：(1)尝试将计算机技术引入至档案管工作，利用计算机技术的搜索功能，帮助员工在短时间内寻找所需的信息资源，不仅能提升工作效率与质量，而且充分展现出计算机技术的容量优势。与传统档案管理模式相比，计算机技术具备诸多优势[1]。因此，工作人员需要提高对其的重视，在日常工作中将档案资源名称输入至系统中，为日后搜索档案资源奠定扎实的基础。(2)基于大数据时代背景，电子档案数量与日俱增，计算机技术的融入能够有效减轻档案管理工作人员的工作量。立足于整体，将档案资源全部输入到计算机系统中，自主构建数字化档案资源库，此种以信息技术为基础构建的资源库，为创新档案管理工作提供了有利条件。(3)为了迎合用户的使用需求，工作人员需要不断开放档案信息的查找范围，为其提供更多历史档案，以此提升用户的使用满意度。此外，依据用户搜索习惯，定期推送相关档案，区分现有档案类型，构建多种形式的计算机门户网站。(4)档案管理工具会随着时代的变迁而变化，电子档案作为发展趋势，工作人员需要及时转换工作思想。电子政务、在线购物、无纸化办公等活动的出现，为档案管理工作带来了巨大冲击。人们开始慢慢习惯使用计算机进行交流、传播、储存及搜索信息。信息的保存形式也由较初的纸质版变成电子版，这也就是人们口中常说的电子档案[2]。电子档案的利用率会更好，查找方便，更加符合现在环保要求无纸化办公。服务范围的扩大，管理手法的创新都对档案管理人员的职业素养与计算机操作能力提出新要求，在实际工作中管理人员必须要树立服务意识，充分利用计算机技术，将其与工作经验、档案资源、经典案例及编研材料进行融合，从而在激烈的市场竞争中站稳脚跟，在实践工作中不断优化方法，强化自己的服务能力，从根本上提升档案管理工作开展质量，更加便于资料查找。

3有助于树立档案工作管理者的计算机意识与现代化意识

要想实现档案管理信息化这一目标，当务之急是培养工作人员的计算机意识。从字面上理解，计算机意识便是，社会发展、学习生活中自主形成的一种新思维，在思维的带动下，人们在工作中会越来越习惯借助计算机技术去解析问题，甚至将其视作不可或缺的信息处理工具。基于当下发展背景，要想在激烈的市场竞争中占据一席之地，就需要具备灵活驾驭现代化技术的能力，档案管理亦是如此。工作人员除了要具备专业技能与服务能力，还需要有一颗紧随时代发展不断学习进步的心。档案管理作为信息管理中一项重要工作，工作注意对象的开发、工作形式的创新，管理技术的研发是工作的发展趋向[4]。但是从实际工作开展情况来看，存在一些问题急需解决，具体体现在如下几方面：其一，工作人员计算机意识薄弱、缺乏工作紧迫感等；其二，选用的管理模式过于守旧，工作效率可想而知；其三，工作人员没有时间与精力去拓展业务，即便尝试开发一些新技术，也没能达到推广。归根到底，刨除一些无法抗拒因素，出现这一问题的主要原因在于部门领导缺乏对计算机技术的认知与支持。现有档案管理工作人员的工作潜能没能充分开发，选用的管理理论及管理能力与工作需求存在差距，专业技能不符合岗位标准，进一步引发档案管理工作能力停滞不前的问题。由此情况我们能够得知，在大数据时代背景下强化档案人员，尤其是档案管理部门管理者的信息化意识、现代化档案信息管理意识至关重要。只有取得部门领导的支持，才能加快半人工管理向数字化档案资源管理的转变[5]。需要注意的是，此种工作意识的形成并不是一蹴而就，需要一段时间的累积。因此，在实际工作中，需要将提升管理人员计算机操作能力为切入点，积极宣传计算机技术的应用价值，促使管理人员提高对计算机技术的重视，并为了实现数字化档案管理这一目标而积极努力。此外，定期开展计算机知识普及培训活动，为员工提供实训与参训的机会，有意识培养他们的数字化管理意识，以此推进档案工作的加速发展。

4有助于顺应时代发展要求，提升管理人员职业素养