中外运公司报关业务存在的问题及应对策略(二)

（一） 操作部缺少专业的客户指导

公司操作部员工接到客户发送来的资料，审核提单、发票、装箱单、合同等单据，将正本资料送到报关部报关，当司机来理货时要凭正本资料进入海关监管区。进入监管区前，司机需将车辆停在卡口外，自己去报关部拿到正本资料然后回到卡口。从卡口到报关部距离较远，来回会浪费很多时间。随着贸易公司的发展，新顾客也会越来越多，很多司机师傅都是运输出口加工区的货物，对理货程序缺乏了解，理货时往往会出现错误，有些货物需要轻拿轻放，有些货物不能倒置，司机不注意这些细节，会损坏货物的包装，甚至会破坏货物的质量。一旦货物的外观受损，必须向场站的工作人员说明情况，如果不是司机的原因导致货物的破损，场站需写一份破损单，由司机提供给企业。有些司机往往不了解这一细节，不注意货物破损（包括包装破损），企业发现破损而没有破损证明时，会追究公司的责任，甚至会提出索赔。正是因为客户第一次在报关部拿取资料时，并没有专业的业务员指导客户接下去的理货流程。

（二）报关理货过程中时间不明确

有些货物进入仓库之后在当日再出仓，这些货物往往在早上报完进口之后，要等到下午或晚上才能报出口，司机师傅需等一天时间。要是碰到海关查验，时间就会更晚，只好入库，由此就会产生仓储费，导致成本增加，不利于货物的流转。有些公司对报关结束及理货时间把握不准确，过早或过晚通知司机。有时也存在其他原因，如海关查验人员当天不在现场，导致理货时间发生变化，未及时通知客户和司机变更的理货时间，有些急货原本当天可以放行或者出库，但错过了理货时间，导致货物不能及时进厂，给客户带来不便，甚至导致产线停工。另外，需要查验的货物必须填写查验单（包括货品名、件数、公斤数、海关查验关员编号等信息），而有些企业因料号多而乱，海关明确要求其提供装箱明细，不能及时提供的则不予查验单，因此不能理货放行。 

（三）贸易类企业出口业务售价管理混乱

产品售价管理混乱。通常而言，企业没有相应的价格体系，因此售价主要依据订购产品的种类与数量，由业务员与客户来共同决定，由此造成了公司产品管理混乱。甚至会出现相同型号的产品在不同等级数量的订单中的价格表现出较大的差异。即使是在同等级数量的订单中同一型号的产品订单售价也存在超过12%以上的差价。此外，重新报价的过程十分的烦琐，造成了业务效率极其的低下，严重影响了企业工作的效率。 企业订单的审核周期太长。出口订单的审核一般采用线性审核，即从业务组审核到财务部审核，再到生产部门审核，最终到业务副总经理审核，层层审核下来最短也需要3～4个工作日。漫长的审核时间严重降低了公司的运行效率，在一定程度上也会减少公司收益，不利于公司的长期发展。 

（四）质检部门业务员职责模糊

通常而言，部门与部门之间缺乏密切的联系，虽然公司的运转需要各个部门的相互配合，但是在实际操作中，部门之间还是相对较为独立，缺乏相应的共同协作。业务员与生产部门之间的联系也是相当的少，因此，业务员可能不能及时知晓生产车间所缺少的原材料，现有的技术是否能够满足订单上所有产品的生产技术要求，产品的生产现状如何等，不能在最短的时间内解决此类问题，给后期工作增加了一定的负担，延长了工作的周期。这种问题的根源在于生产部门的相关管理人员未能将生产中遇到的问题及时反馈给业务员。当生产部门生产某一批产品后，业务员对此批产品进行质量检查，借以判断该产品是否能够有效地满足订单合同的要求。然而，业务员通常不具有专业的技术与知识，往往容易造成纰漏。因此，这种由业务员来检查产品质量做法的直接后果时，一旦商家检测出产品存在问题，就会直接反馈给业务员，而业务员又会将出现的问题及时反馈给企业的生产部门，这种不必要的流程就造成了大量的等待时间，显然会大大降低工作效率。此外，在进行各种业务过程中，对部门以及业务员的责任界定不够明确，时常会出现有问题彼此互相踢皮球的情况，相同的错误多次发生，使客户对公司产生不好的印象，造成公司的损失。 

三、优化公司报关业务的对策

（一）严格审核报关单证，坚持顾客至上 

贸易公司操作部收到报关所需资料后，首先要审核提单、发票、装箱单以及合同是否齐全。中英文品名要一致，各个品名申报要素齐全，还要确定单证上面的HS编码是否正确。通关单是否与所报货物相符，是否属于法检货物，有无其他监管条件。检查单证上的重量金额是否一致，确认进口口岸、运输方式、提单号、贸易方式、成交方式等。主要是单单一致，单证一致。确认准确无误后将单证整理好并将正本资料送到报关部进行报关。 对于所有的客户，公司应以顾客至上、以人为本为原则。当海关要求查验、改单、删单重报或是企业提供的资料有误时，应及时告知客户，让客户随时了解货物的报关进程以避免因沟通问题导致的报关程序停滞或拖延。同时，应减少单证的流转，正本资料直接送到场站，减少司机来回奔波，更体现公司的人性化，从而节约时间，降低成本。贸易公司应增加工作人员，耐心告知客户报关所需提供的资料和货物进入场站的流转程序，如何填写单证，将场站现场报关员的联系方式告诉司机，以便及时沟通。此外，场站应派出专门的工作人员帮助司机进行理货，体现了公司以顾客为主，人性管理的一面。 

（二）掌握理货时间，加快货物流转 

对于进入仓库又要出去的货物，待司机将货物送达仓库并确认后，贸易公司应根据报关部的报关情况，判断报关接单的时间，如果可当天理货，可让司机等待，否则应提前告知司机具体理货时间，以让其做好准备，避免耽误时间，公司也可有足够的时间进行报关问题的处理。 根据到货时间，可以采取货到接单，准确把握报关时间并及时告知顾客报关结束及理货时间，以先主后次为做单基准。来料加工和一般贸易的单子，可以选择先做一般贸易的货物，特别是急货，应尽快发单，大通关后，及时告知客户分单号及报关单号，通知企业付税，付税后海关可接单。从而提高了办事效率，保证准确率，与顾客随时保持联系，确保客户及时了解报关进度，能够安排货物何时送厂，避免工厂出现生产线停工的情况。

（三）优化贸易类企业出口接单流程

删除重新评定审核报价，这是一种没有必要的非增值的作业，进而可能有效地增加产品的价格浮动范围。接单优化后，删除重新评定审核新报价这一步骤，而是选择在接单流程之前增加一个事先制定报价价格浮动范围的流程，这样一来就可以为业务员提供一份清晰的参考报价单，将工作进一步的明确化、制度化，大大减少相应的报价思考时间。 实施并行的合同审核，一改以往串行的合同审核制度。当业务员起草订单合同后，同时往业务部经理、相关的财务部和生产部门各送一份合同进行审核，待所有部门都审核后，统一直接交由业务副总经理进行审核。这种将以往串行的合同审核改变为并行的合同审核，可以明显的缩短合同的审核周期。在审核的过程中，一旦得到某个部门审核不通过的结果及时反馈给业务员，这样也可以有效地避免其他流程步骤的无效进行。为了有效地解决该流程的无效运行问题，可以将并行模式安装到公司的信息系统中，当业务经理或生产部门等任何一方审批不通过时，则整个合同审核处于终止状态，这样就可以有效地避免资源的浪费。

（四）优化企业备货流程

对备货流程增添专门的业务员，进而对货物进行跟踪。这样一来业务员就可能随时随地地掌握生产状况。而当业务员将订单转换为生产通知单之前，必须要全面地、准确地了解和掌握当前生产部门在生产过程中所遇到的困难，评估当前生产部门是否能够完成客户提出的要求，并注意与客户进行密切的沟通，提高客户的满意度。 然后，对于由业务员负责产品的质检这一非增值的作业，需要予以删除。对此需要指派专业的技术人员对订单合同中的产品类别、质量、数量等诸多条款一一进行专业的检验。待专业人员检验通过后，再由业务员进行最后阶段的商检，这样就可以大大减少后期可能出现的返工、返厂等现象，进而可以有效地缩短备货周期。

四、结论

面对世界经济持续低速增长，风险因素增加，国际竞争日益激烈的错综复杂的外贸发展形势，进出口报关业务流程优化势在必行，必须加快转型升级步伐，积极优化流程模式，从接单流程、备货流程以及制单结汇流程，从三大方面着手，使企业更加制度化、高效化，以期提高贸易类企业的工作效率，提升资源的有效使用率，增强企业的市场竞争力，从而提升自己在全球价值链中的地位。 

参考文献

[1]张丽，黄海梅.出口加工区功能拓展分析[J].黑龙江对外经贸，2010（10）. 

　  [2]中国商业联合会.浅析中国出口加工区的发展现状及对策[J].现代商业， 2012（9）. 

[3]李政新.我国出口加工区的成长动因与主要类型[J].地域研究与开发，2005（12）. 

[4]徐筱.进出口贸易企业内部控制研究[J].经营管理者，2013（25）：179. 

[5]李克芳.浅析国际分销中的进出口业务[J].商业经济，2011（2）：27-31.

    [6]郑俊田.中国海关通关实务[M]中国对外经济贸易出版社,2001

[7]许可.夏斯顺.海关通关实务[M]对外经济贸易大学出版社，2004

[8]谢国娥.海关报关务实.[M]华东理工大学出版社,2000