图书馆财务工作的公共关系探讨(二)

1．图书馆财务的内部公共关系。内部财务公共关系是财务公关的重要内容。财务部门肩负着制定计划预算、筹集管理资金，控制费用，贯彻制度等重要任务，与馆内各部门及职工有着密切的利害关系。因此，良好的财务制度将取决于各部门及职工对财务的了解和支持，这就需要在“真诚、交流、理解、合作、共进”的指导思想下，有针对性地采取各种公共关系工作方法和技巧，建立双向的信息交流渠道。公共图书馆经费紧张是全国图书馆界普遍存在的历史问题。要正确使用好仅有的经费，保证业务部门的正常开放，必须争取各部门和职工对财务工作的理解、支持和合作，以搞好思想、信息交流为主要内容，增强财务及财务管理工作的透明度，让馆内的职工了解图书馆的财务指标、财务状况和图书馆的处境，以便争取内部及上级部门的支持。正如年初区财政局调查核实我馆的经费预算计划时，我馆各部通力协助，使调查核实工作顺利进行。同时也使馆内各部门及职工明了国家的财经政策、制度、法令，自觉地按照要求从事管理活动。

2．图书馆财务外部公共关系。在社会主义条件下，图书馆财务与外部社会公众有广泛密切的联系。外部财务公共关系涉及到众多方面。其中尤以政府、单位主管部门及财政、税收、银行等综合经济管理部门最为重要，它直接关系到图书馆的生存和发展，关系到图书馆的经营管理，因此，处理好外部财务公共关系是图书馆财务工作的重要内容。

与政府和主管部门的关系，是图书馆财务公关的重要一环。政府和主管部门是代表国家制定和贯彻实施方针、政策、法令的国家行政机关，对图书馆行使监督、管理职能。图书馆财务要处理好与政府、主管部门的关系，首先要深人了解和及时掌握国家的方针、政策、法令、制度及新闻报导中有关这些方面的信息，并通过分析、研究，制定或采取相应措施，及时向单位领导及内部有关部门传播、交流，做到上情下达的平衡交流。其次是对政策、法令、制度的实施情况，根据需要，运用汇报、请示、报告以及提供信息资料等形式，及时向政府及主管部门反馈信息，反映问题，做到下情上达，以便政府及主管部门了解图书馆的财务情况，争取帮助和支持。今日的端州图书馆面积达7千平方米，管理服务设备先进，业务开放正常，为读者服务所耗的水电及不可预见费数目相当，加之图书价格不断上涨，要维持整个图书馆的正常运作，更好地运用先进的设备为读者服务，必须要有一定的合理经费来保证。这就有赖于财务公共关系，及时反映实际情况，争取政府部门的支持。我馆财务部每年就有较成功的例子。二00三年，为了迎接广东省流动图书馆端端州分馆的落成，增加馆内的藏书数量和质量，我馆的财务部积极配合馆领导，开展一系列的公关活动，及时反馈图书市场的信息及我馆的馆藏情况，通过努力，争取到市政府拨给的100多万的购书专款，及时填补了购书经费的不足。同时亦使政府及主管部门了解到方针、政策在图书馆的实施情况和间题，及时采取措施。

与财政、税务部门的关系。财税部门作为国家的职能部门，对图书馆经营部门的财务及其与国家的财务分配关系有着重要的影响，直接涉及到图书馆的利益，是财务公关的重点。图书馆经营部门所开展的经济活动，是为了以文补文，以文兴文，以弥补图书经费的不足。国家给予文化部门一系列的优惠政策，作为文化经营单位，如何用好政策、用足政策，以确保图书馆的利益，这就需要财务公共关系。首先是遵守财税法规，并与财务活动相协调；其次，要熟悉财税部门的内部管理层次，主管企业财务的有关人员，以利于联系工作；再次，是通过人员的密切交往，经常的信息交流、反馈，必要的请示、报告，以争取理解、帮助和支持。

二、财务公共关系的主要目标、要求

财务公共关系的主要目标是树立良好的单位财务形象，协调平衡内外部关系，积极开展和传播财务信息，达到加强财务管理，提高管理效益、经济效益的目的。因此，要从多方面去努力。

1．塑造和树立良好的财务形象。

财务形象是社会公众、主管部门、单位领导、职工对单位财务整休的印象和评价，而良好的财务形象是通过主观努力而塑造出来的，有了良好的单位财务形象，就能得到社会公众的认同、理解、支持和信赖，消除公众的误解和偏见，改善长期以来在一部分公众心中所形成的会计是“机械、保守、死板”的心理形象。

2、协调宏观调控与具体运作的关系

宏观调控就是单位决策层通过上一年度预算的执行情况以及长远规划，结合本年度的工作重点，充分调查研究而做出的预算计划；“一支笔”就是宏观调控的主要负责人。具体运作是财会根据年度预算计划指标及资金流动进行组织、管理、使用，促使图书馆各项工作得到落实的过程。这样就形成宏观调控与具体运作一对矛盾，宏观调控制约具体运作；具体运作又会反作用于宏观调控，只有协调好这一关系才能使财务工作顺利进行。

首先，宏观调控制约作用是“一支笔”根据整体预算计划对财务执行情况的左右与控制，即根据各项任务的轻重缓急以及它的阶段性来总体控制资金流动与流量。如果“一支笔”缺少或者没有及时掌握财务的具体运作信息，就会导致指挥的盲目与被动（俗称“瞎指挥”），某种程度上也阻滞了财务工作的具体运作，影响资金周转。因此，要使财务工作从预算到具体执行始终顺畅，使预算计划得到圆满实现，“一支笔”就有必要了解和掌握财经制度和法律法规，加强单位决策层与财务处的沟通，随时把需要调整与整顿预算执行的信息予以转达，才能对财务工作起到指导与约束的作用，优化财务管理。

其次，具体运作反作用于宏观调控是通过财务工作的被动与资金使用效益低下表现出来的。当宏观调控出现失误又得不到及时沟通时，财务资金投向和流量就有可能出现偏差，把该办的事延误甚至耽搁或者把大量的资金流向没有效益项目上。因此，具体运作是预算计划的执行，如果经常把日常工作中遇到的实际问题通过报表或文字报告的形式反馈给“一支笔”，就可以实现具体运作与宏观调控工作的适时沟通，及时得到上级对财务工作的理解与支持，使财务管理工作更上一层楼。

2．做好信息的收集、处理、提供、交流。

信息关系到图书馆的存亡和发展。由于财会工作的职能、工作任务和所处的内部环境，使其能够从比较广阔领域，多方位地采集、捕捉信息，并及时分析、处理、传递、反馈。

信息的种类很多，财务公共活动，就是要积极拓宽信息渠道，注意收集与单位生存、发展有直接间接关系和影响的财务信息，社会经济环境信息，涉及到财务利益的财政金融决策信息。在此基础上，进行系统的整理、深入的分析、区别内容和对象，迅速传播、交流、反馈，以引起各方面的注意和重视。

3．各方沟通，增进理解，内求团结，外求支持和发展。

交往是人际关系建立的基础，是达到沟通和协调的必要条件。信息的交流、传播过程，实际上是双向、多方沟通的过程。纵向信息交流，可以达到自上而下，自下而上的纵向沟通；同一层次的信息交流，可以达到平衡沟通。这样，既有利于理顺内部关系，消除偏见和隔阂，增进内部团结，又有利于密切我馆与外界的关系，从而创造一个良好的外部财务环境。所以“正确”处理好与上级主管部门以及上级财税部门之间的关系会取得在事业计划和经费计划审批等方面大力支持，省去许多不必要麻烦。使财务工作在“节流”的同时，“开源”得到有力保障。

4、提高财会人员素质、适用先进设备进行管理

首先要抓好财会人员业务知识的更新；抓好计算机知识、税务、金融、财政以及社会心理学等相关领域基础知识的培训，这是适应经济体制改革的需要；推行计算机管理是使会计实现由记账型向管理型转轨的基础。其次要引进竞争机制，搞好机构内部人员交流，建立“流动上岗、定期轮岗”制度，促进会计人员学习业务知识的积极性。再次是财务首长的领导艺术，西方管理哲学提出“以人为本”的人力资源学说，使人尽其才，杜绝“人在曹营心在汉”的思想游离现象，珍视、关心、重视人才，增加用人透明度，达到“士为知己者用”，从而为提高财务管理工作水平提供可靠保证。还要运用先进设备进行财务管理，加快会计信息沟通，从而使人尽其才、物尽其用，充分挖掘内部资源。

三、增强公关意识。积极开展财务公共关系活动

观念是人们的思想看法，它是对外界事物观察、思维得出的结果。所谓增强财务公关意识，一要不断提高对客观存在的财务公关的认识，从而提高公关工作的自觉性。二要认识财务公共关系，是客观存在于财会工作的全过程及各个方面。财会人员必须具有做好本职工作的高度责任心，才能有明确的公关活动思想和有效方法，持续不断、卓有成效地进行公关工作，以保证财务任务的实现。三是财务公关总体、长远的工作目标，要塑造良好的财务形象。

财务公关工作是伴随着会计工作的进行而展开的，特别是在当前情况下，图书馆财务工作不仅面临许多新情况、新问题和新要求；面临着极其复杂的内外部关系。充分表明现代财会工作较之以往任何时候都更需要公共关系来指导和帮助我们减轻各方面的磨擦，使交往和谐、关系融洽，相互了解，最终为自身造就一个良好的气氛和社会环境及顺利工作的条件。因此，对财务公共关系，我们应努力提高认识，自觉运用公共关系这个科学方法来指导财务工作。

参 考 文 献

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