沟通方式对沟通质量的影响1(四)

    一方面，管理者应激发员工自下而上地沟通。例如，运用交互式广播电视系统，允许员工提出问题，并得到组织领导者的解答；公司内部刊物设立有问必答栏目，鼓励员工提出自己的疑问。还可以开辟其他沟通渠道，让领导者走出办公室，亲自和员工们交流信息。如流水线工人经常同直接监工而不是同工厂经理进行沟通，这样也许会避免经理们陷入信息的汪洋，但同时也可能会使经理们得不到他们本应该得到的信息。而坦诚、开放、面对面的沟通会使员工觉得领导者理解自己的需要和关注，取得事半功倍的效果。百事公司的Andy .Pearson 总是会直接与一位高级品牌副经理见面并询问，目前公司如何？而ARCO公司的主席形成了拜访地区经理办公室的习惯，但是他对与某地区总裁的见面之类的事情不屑一顾，而是宁愿与该地区总裁手下最低层的员工进行交谈，而且总是充当不速之客。在任何组织中，向上向下的组织沟通都因巡回管理而得到了加强，经理有机会得以向员工描述公司的重要想法和价值观念的同时，也从员工那里了解到他们的问题。

    另一方面，管理者应建立沟通反馈机制，实现信息双向沟通。没有反馈的沟通不是一个完整的沟通，完整的沟通必然具备完善的反馈机制。否则，沟通的效果会大大降低。但是目前很多组织却没有重视到沟通反馈的作用，所以这应该引起组织沟通者的重视。反馈机制的建立首先应从信息发送者入手。信息发送者在传递信息后应该通过提问以及鼓励接收者积极反馈来取得反馈信息。另外，信息传送者也应仔细观察对方的反应或行动以间接获取反馈信息。因为反馈可以是有意的，也可以是无意的。所以，信息接受者不自觉流露出的震惊、兴奋等表情，都是反馈信息的重要组成部分。作为信息接受者，在沟通反馈中实际上处于主体地位。但他们往往会因为信息发送者（通常是上级管理者）的权力威慑，而不能客观准确的做出信息反馈。这就需要接受者端正沟通心态，以实事求是的态度对待信息沟通尤其是信息反馈。信息发送者也应积极接受接收者的反馈信息，使得组织沟通成为真正意义上的双向沟通。

    3、减少组织内部机构层级，实现扁平式管理。

    人类进人21世纪，管理环境日趋复杂多变，消费需求正向多样化和个性化方向发展，企业面临的经营环境发生了重大转变。美国因特尔公司蓝事长葛洛夫有一句名言:“现代社会，唯一不变的就是变化。”正如思科公司总裁钱伯斯所指出:新经济规则不是大鱼吃小鱼，而是快鱼吃慢鱼。面对日趋复杂多变的环境，传统组织结构日益暴搏出自身的弱点，职能式机构层次多，部门间协调工作量大，员工按上级要求、指示工作，缺乏主动性，对外界环境变化反应缓慢等等。为能够快速地适应变化或者预见变化，组织形式正经历重大转变，由原来的垂直的职能部门组织架构转变为横向的以流程为基础的组织架构，实现组织机构“扁平化”。实际上为适应经济全球化及快速变化的高度竞争性环境，许多大公司主动进行了组织变革，实现组织机构由纵向到横向的重大转变。

    4、健全组织的沟通渠道。

    它对组织沟通效率的提高具有重要的决定意义。作为一个组织，要充分考虑组织的行业特点和人员心理结构，设计一套健全的沟通通道，使组织内各种需求的沟通都能够准确及时而有效的实现。

    目前，大多数组织内部的沟通还是停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上。它们不能顺应社会经济的发展、组织成员心理结构以及需求层次的变化，不是利用现有的资源、技术条件及时有效的对沟通渠道进行改进和完善，从而使得一些非正式渠道显得过于呆板和陈旧，同时也不易控制。因此，要采用因人制宜、因时制宜的有效沟通方式来实现组织内部有效沟通。近年来，现代企业采用郊游、联谊会、聚会等形式未尝不是实现有效沟通的良好方式。这些渠道既能充分发挥沟通的优点，又因它们都属于一种有计划、有组织的活动而能够易于被组织领导者控制，从而大大减少了信息失真和扭曲的可能性。美国一家公司的总经理非常重视员工之间的相互沟通与交流，他曾有过一项“创举”，即把公司餐厅里四人用的小圆桌全部换成长方形的大长桌。这是一项重大的改变，因为用小圆桌时。总是那四个互相熟悉的人坐在一起用餐。而改用大长桌情形就不同了，一些彼此陌生的人有机会坐在一起闲谈了，如此一来。研究部的职员就能遇上来自其他部门的行销人员或者是生产制造工程师，他们在相互接触中，可以互相交换意见，获取各自所需的信息。而且可以互相启发，碰撞出“思想的火花”，公司的经营得到了大幅度的改善。

    随着社会科学技术的进步，电子网络技术也已被引介于组织的沟通领域。这正是组织沟通领域的变革和飞跃。电子网络因其快速、准确的特点，极大地提高了组织沟通的效率。另外，网络也因其“虚拟性”——这一特点，为组织内部实现有效沟通提供了良好的沟通平台。一些企业和组织相继都在自己的网站设立了论坛、BBS公告等多种沟通渠道。公司内部的人员既可以选择在局域网的BBS上发布信息、讨论专业问题；也可以越级向上司发送电子邮件以征询意见；更可以通过企业OICQ、MSN的聊天途径与同事进行随时随地的交流（只要有足够的自觉性，这样的交流对于维护同事之间的合作友谊是无与伦比的工具）；甚至文件的传送也无需离开座位，音频及视频的多媒体支持也使得不同地点的同僚们可以成功了创设学习型组织的议事模式。在这些沟通渠道当中，组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的。所以，这些沟通信息能够较为真实的反映组织成员的一些思想情感和想法。对于组织领导者来说，掌握了解这些信息资料对他们日后的管理沟通也是大有裨益的。

    5、改善组织沟通环境。

    不难理解，组织沟通总是在一定环境下进行的，沟通的环境是影响组织沟通的一个重要因素。这种环境包括组织的整体状况，组织中人际关系的和谐程度，组织文化氛围和民主气氛、领导者的行为风格等。 

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