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（1）按照ISO9000族标准要求，机务段体系文件的类型分为“质量手册、程序文件、作业指导书”
（注22）三大类，同时管理过程的6份程序文件（文件控制、记录控制、体系内部审核、不合格品控制、纠正措施、预防措施）是ISO9001标准明示规定；机务段另外编制多少份程序文件用来管理“四大过程”需要在分析策划体系控制范围时作为一个重要问题提出并解决。
（2）根据ISO9000族标准界定外来文件的范围，即“顾客的图样、规范、法律和法规要求、标准、规章和维护手册。”（注23）发动机务段体系覆盖范围内的科室、车间按计划清理和登记外来文件，针对清理的结果，采取不同的对策。
（3）拟定引用外来文件的准则，①机车检修和牵引所用技术性规章、规程必须完整保留执行，被管理过程的程序文件完整引用；②对于部分条款具有实际管理内容并且仍在执行的外来文件，可直接写入程序文件相应章节，保留了专业特点、避免了多份文件重复规定、又减少了文件数量，然后该外来文件从使用部门收回存档备查；③对于层层转发没有实际业务管理内容或目前管理上已经不在使用的外来文件，回收、登记后办理销毁；④既尊重外来文件规定，又不能降低ISO9000族标准的要求；例如，不合格品返工后必须要有记录，纠正和预防措施实施后必须评估效果；负责谈不上弥补管理薄弱环节而实施科学系统的管理。
（4） 注意识别并解决新的问题、确保长期有效应用ISO9000族标准
即使机务段通过2000版ISO9001标准体系认证，其处在铁道运输大环境下仍会大量存在新发
外来文件“冲击”机务段现行的体系文件框架，而且并存运行。看不到这个问题，日积月累导致机务段重新回到应用标准之前的局面，这个问题往往被大量认证企业所忽略或意识不到。解决这个问题方法有二。其一，机务段领导和相关职能部门每次面对新的外来文件，要清醒意识到该文件与现行体系文件内容是什么关系，属于新规定、还是重复号召性规定，再按《文件控制程序》采取妥善方式落实上级规定，这也是笔者利用工作或认证机会告诫提醒机务段要随时注意的问题；其二，路局、分局的人员采取多种形式学习、理解ISO9000族标准，为机务段的质量管理体系有效运行提供适宜的外在环境；笔者利用到铁路局机关讲授ISO9000族标准的机会，注意涉及这个问题，在相关机务段收到较好效果。
（五）机务段记录的设置及保存期的界定
1． 针对机车以及机务段生产特点设置记录
正因为记录的重要性，可以“提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据”。（注24）机务段这种复杂程度高的企业如何设置记录、设置多少记录才能开展系统管理并能证实其提供两类产品的能力。笔者认为，根据ISO9000族标准要求，机务段的记录分为两类，一类是涉及机车检修和牵引服务所需记录，另一类是质量管理体系运行所需要的记录。
（1） 设置记录的原则
笔者经研究和实践后认为，根据机务段的工作特点，设置记录的原则有四。①铁道部颁发的
各类型技术性机车检修规程、验收规程、机车运用规程、机车操作规程、机务行车安全规则等要求机车检修和机车运转生产作业必须填写记录时，这些记录必须沿袭保留；②国家有关部委、铁道部、铁路局和专业管理有关的文件、标准要求填写的记录，如设备管理、计量检定、物资贮存台帐等要全部沿袭使用；③ISO9001标准对体系运行所明示要求的记录，必须全部采用；④机务段原来行之有效的管理证实需要填写的记录仍要保留。只有明确了机务段设置记录的原则，才能为全面、系统、准确应用ISO9000族标准提供工作思路，既能体现每个机务段的特点，又能满足标准的要求、还可以兼顾法律和法规以及行业规章的要求。
（2） 记录数量的确定
该问题解决机务段的记录所需要的种类，对于机务段应用ISO9000族标准具有现实意义，又
是体现每个机务段驾驭ISO9000族标准能力的关键所在。笔者认为，解决这个问题需要抓住以下五个方面来进行。①机车检修分为厂修、中修、小辅修三种修程，三种修程的检修周期和检修内容不一样，达到的效果也不一样，记录的种类必然与检修内容相适应即三种修程有三类记录。②检修记录种类又取决于机车类型，即电力机车和内燃机车构造不同，检修内容有很大差别、与之相适应的检修记录也不同。③记录的种类还取决于机车传动原理，有些机务段担当地方工矿专用线用的机车检修，其传动原理是液力传动（正线机车属于电力传动）具有独特的检修内容，自然需要有独特的检修记录。④机务段管理手段不同导致记录种类不同，例如，传统纸张形式的记录按检修工艺设置，由检修人员填写，记录种类很多；有些机务段采用了计算机检修管理信息系统，实现了单台机车检修信息共享，记录大为减少。⑤记录种类还取决于机务段专业管理种类和铁路局或地方认定授权情况，例如，计量检定或特种作业人员培训的开展情况等，对记录的种类也产生一定影响。
（3）记录的优化
这是有关记录种类或数量的又一个关键问题，如何准确理解ISO9000族标准对记录的要求值得重视和思考。有些机务段在学习、取经后认为抓住了应用标准的关键所在，也就是“事事需要有文件、事事需要有记录”，进入了应用ISO9000族标准的误区，人为的增添了很多记录。其结果，造成了内部怨声高涨，影响了标准的应用且影响很坏令人担忧。仔细分析不难发现，造成这种现象的原因有：第一，学习取经看表面，总想走捷径；第二，购买、学习前些年出版至今仍在发行的有关辅导资料，受94年版ISO9000族标准“要素结构”对文件和记录要求多的影响，没有适应ISO9000族标准的发展；第三，全路机务段地域分部广导致信息少，许多主客观原因造成不良见解“先入为主”；第四，受个别网站“输入资料、自动生成文件”的误导。笔者认为，包括机务段在内接触、应用ISO9000族标准的人士，必须跟上ISO9000族标准发展和变化的形势，才能适应工作发展的需要。纵览ISO9000族标准有关87年版、94年版、2000年版原文，尽管从“要素结构”演变为“过程结构”，从未要求一项活动设置一种记录表单，更没有要求记录数量或种类多多益善。所以，应用ISO9000族标准首先要从全面、准确的学习和研究标准原文入手，才能悟出标准对体系每个环节正确的要求，正确使用标准。笔者讲授过的内部审核员培训班中，有一位铁路分局长级的领导干部，对所属单位作出全面推行2000版ISO9000族标准决策后，作出“尊重原文、结合实际、持之以恒”的批示，恰好说明了这个道理。其次，利用信息共享的原理优化记录种类又能快捷的证实产品质量和质量管理体系有效运行，还能提高日常工作的效率。优化记录不能简单从记录的多与少来评判，关键是适用为佳。优化记录的做法深受机务段的欢迎。
2．界定适宜的记录保存期
关于记录保存期限，ISO9001标准对此仅提出了通用性的一般要求。机务段针对两类记录需要逐项合理规定并存期限，以便需要时能全面提供来证实其所有活动满足标准要求，又能避免盲目长期保存占用设施而浪费资源。实践证实做到合理规定保存期限可以遵照以下四点原则：①铁道部颁发的机车检修规程，对机车厂修、中修、小辅修三种修程的周期（机车走行公里）分别作出了基本规定，机车行驶到相应公里实施相应修程。机务段据此结合每台机车平均年走行公里数据和段修率折合成年限，可以确定每种修程的检修作业记录保存到下一个修程；例如，根据两次中修间隔的年限，确定机车中修检修记录保存期。②机车履历簿分别体现每台机车出厂日期、施修次数、更换配件、性能、报废日期，机车履历簿的保存年限要和机车使用寿命年限保持一致。③业务管理和机车牵引作业产生的记录保存期上级有规定时仍旧执行。④质量管理体系认证证书有效期限为三年，可以作为没有保存期规定的记录，参照确定保存期。
（六）准确界定机车检修生产中的特殊过程实施针对性强化控制
1．特殊过程的识别界定
在机车检修生产流程图标出特殊过程并对其过程能力做出规定，是ISO9001标准对“生产过程策划时”（注25）提出的要求，也恰恰是机务段在检修生产中需要完善强化的工作内容。机务段对检修生产特殊过程实施控制的前提是要识别界定特殊过程，才能开展有针对性的控制。首先，要理解特殊过程的含义：“对形成的产品是否合格不易或不能经济地进行验证的过程。”（注26）同时：“包括仅在产品使用或服务已交付之后问题才显现的过程。”（注27）其次，从特殊过程的含义出发，识别机车检修中的特殊过程。例如，电力机车检修中主变压器的真空浸漆作业，对真空度、压力、时间三个工艺参数进行控制，使绝缘漆浸入主变压器，达到绝缘的目的，但浸漆的深度正常生产无法判断；机车检修对车体表面喷漆作业，恢复机车表面色泽，作业后车体表面漆膜附着力、漆膜厚度（微米级）从检修角度无法完全判定质量，只能判定外观质量。以上两例符合特殊过程含义中不易进行验证的过程，并且在产品交付使用后问题才显现的过程，属于典型的特殊过程。
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