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制造业企业销售与收款内部控制研究(六)
制造业企业销售与收款内部控制研究2 制造业企业概述
嘉兴志晋五金有限公司没有建立相关的内部审计系统,对销售业务、会计系统的审查都是总经理一人负责,而总经理工作繁忙,往往会漏过舞弊点,造成监督不力,长期下去可能会产生隐形风险,另一方面,总经理权利过大,往往自己说了算,也提高了舞弊风险发生的几率。
3.4改善嘉兴志晋五金有限责任公司销售与收款内部控制的建议
3.4.1 完善公司内部环境水平
(1)设立合理组织结构,不相容的职务分离,加强监督;销售业务应包括接受订单、批准赊销、开具发货票、仓库发货、发运、确认销售与记录应收账款、催收货款等环节。销售业务的全过程不得由一个部门完全办理,相关部门之间应该相互牵制,就需要岗位分工和授权审批。分散总经理权利,供销部拆分出销售部门负责销售业务,供销部单作为仓储保管部门,专门管理产品的入库与出库,销售部门要确立负责人来统筹兼顾。公司应当建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门实物岗位的职责权限,确保部里销售于收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。岗位分工即职能分离法适用于预防企业所有业务环节的舞弊风险,销售一收款循环也不例外。销售一收款循环过程若一直由销售部独立负责,这种独家控制销售一收款业务的好处是能够提高工作效率。但是,同时也增加了潜在的风险。比如销售人员出卖企业信息资料,侵吞市场推广费,自己开公司销售本企业和竞争对手的产品,参与制造仿冒本企业产品,贪污挪用销售货款以及滥用公关交际费用等等。为了预防这些问题,企业可将销售一收款业务循环中的业务环节进行拆分。企业应当设置销售部门、储运部门、财会部门、信用管理部门等岗位负责销售收款。例如,将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割;销售人员的业务主要集中在市场拓展和销售合同签订;客户服务由质量管理部负责;信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责;销售发货则由物流部组织安排;销售人员催款,而货款回收则由财务部为主负责办理。
(2)有效的信用控制可以极大地预防销售业务中应收账款的安全风险。在签订销售合同以及办理销售发货的业务环节中,一个非常重要的控制环节就是客户信用评估。过去由于企业对客户信用评估不重视,为了占领市场盲目扩大客户源,为日后销售收款埋下了巨大的隐患。一些销售业务人员更是利用企业信用管理的漏洞,冒险向不该发货的“特殊客户”大量发货,导致企业出现巨额的坏账损失。这就是业务人员舞弊活动的后果。为此,规模到了一定程度的成熟企业纷纷建立了客户信用评估控制程序,并建立了独立于销售部门的信用管理部。当销售业务人员和客户谈判签订销售合同前,必须事先经过信用管理部门的调查和风险评估。销售部门提出的赊销额度,事先也必须获得信用管理部门的审核并经过主管副总或总经理的批准。当销售业务人员向物流部提出发货申请前,必须经过信用管理部的核查,确保发货额度控制在已经批准的赊销限额之内。信用管理部门有权根据客户的资信情况和过去的付款情况拒绝或批准销售发货申请。
信用评估部门须了解客户信息,建立客户档案,对客户资料实行动态管理,及时更新,为评定客户的信用等级提供依据,依此确定采用不同的销售方式。
同时管理层要加强对客户资信管理,对客户档案的建立和分析要深入、长远。比如对应收账款控制,要每月定期对不同客户的应收账款进行账龄分析、并向客户发送对账单核对账目,账龄较长的账目要积极催收。每月末应整理客户回款情况并分析此次信用度计入客户档案作为下一次参考。
(3)要加强管理层与内部人员的相关内控思想,了解其对于公司成长的重要,积极果断的通过一些措施来巩固各方面内部控制,相互制约相互监督,杜绝舞弊。在进行销售前不应只注重眼前利益,要长远分析该笔款项的回收率与企业实际资金链是否相匹配,确保资金链不断裂。
3.4.2 完善销售与收款具体流程的内部控制
(1)在每年生产前应确定销售计划,通过对前几年销售业务收入、生产投入和市场环境预测等数据的梳理,对今年的各项指标产生一个初步的目标,并进一步制定出每月计划生产数量,每月在生产前再对市场变动做出调整,这样可以不积压库存也可以根据库存进行扩大销售。
(2)对新老客户要独立划分标准,比如对老客户则可以按照信用评级少付些预付款,赊销审批也可以放松;对于新客户,要严格审查其财务报表等各项指标,并且首次付款比例要提高50%-100%,确保款项能够完整回收。赊销的销售和信用政策要严格规范,对符合条件的客户进行两级核批。
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