浅析会计电算化下的内部控制

XCLW121432 浅析会计电算化下的内部控制

1、会计电算化与内部控制的基本概念

2、会计电算化与内部控制之间的关系

3、会计电算化下内部控制存在的问题

3.1初始数据录入的准确性问题

3.2操作人员职权范围发生变化的问题

3.3数据的准确性和完整性问题

3.4会计电算化自身的问题

32.5因周边环境带来的影响

4、健全和完善会计电算化下的内部控制系统的建议

4.1加强系统操作控制措施

4.2 加强人员职权控制

4.3 加强文件管理控制

4.4加强系统安全控制

4.5定期培训操作人员

4.6 加强内部审计工作

5、总结

参考文献

内容摘要

会计电算化是会计工作发展的必然趋势，但是会计电算化的发展却给企业内部控制带了许多的新问题，比如初始数据录入准确性问题，操作人员职权范围发生变化的问题，数据的准确性和完整性的问题，会计电算化自身问题，因周边环境带来的影响问题，会计人员素质不高的问题。本文将在此基础上总结分析探讨如何加强系统操作控制措施，加强人员职权控制，加强文件管理控制，加强系统安全控制，加强内部审计工作，并定期培训操作人员，以确保会计电算化系统能够正常的运行，为决策者提供真实、可靠的会计信息，提高企业的经济效益。

关键词：会计电算化；内部控制；问题；措施

随着全球经济、科技、网络的不断发展，会计电算化被越来越多的事业单位采用，它也成为了今后会计发展的必然趋势，会计电算化与手工会计相比，具有运行速度快，存储容量大，查询容易、制作报表简单，数据分析准确等特点，也给企业节省了大量的人力、物力和时间，但是它的运用同样也给企业带来了很多新问题，尤其是给企业的内部控制带了更复杂，更深远的问题。企业的内部控制是了保证企业的财务资产安全和完整，关系到整个企业的经济活动，所以针对会计电算化给企业内部控制带来的新影响、新问题，企业一定要制定出非常完整、完善的内部控制系统，以确保会计电算化下的内部系统能够正常、安全、规范的运行。本文分析了会计电算化给企业内部控制带来的新问题，以及在此基础上总结了如何加强企业会计电算化下的内部控制。

1 会计电算化与内部控制的基本概念

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化

所谓内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整．保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。

2 会计电算化与内部控制之间的关系

会计电算化是以后会计发展的必然趋势，它不但对会计实际操作、会计数据处理过程等会计工作的改革，更是对企业的内部控制有着非常深远的影响。只有建立健全的会计电算化下的内部控制系统，会计电算化才能健康的运行下去；才能发挥它本来应有的功能；才能更好的为经营者和决策者提供准确地会计信息和报告；才能让审计人员更顺利的进行审计工作；才能让会计电算化下企业的各个部门能够健康、正常、协调地运行；为企业节约更多的成本，却能够更好的运行下去。所以只有建立健全地内部控制系统，会计电算化才能继续发展下去，企业才能更好地运行下去。

3 会计电算化下内部控制存在的问题

虽然我国早就开始使用会计电算化了，但是总的来说还是处在发展阶段，到现在因为会计电算化带来的问题依然还很多，带来的影响依然很广泛，尤其是内部控制的影响更是深远。下面就分析了会计电算化对内部控制的影响。

3.1初始数据录入的准确性问题

在会计电算化系统中包含许多自动的程序功能，也就是说有的工作是不需要人为操作的它就可以在电脑程序中自动完成，很多工作都是我们只用录入初始数据，系统就会帮我们完成之后的部分工作，比如我们的日记账、明细账、总账。所以在会计电算化系统中，初始数据录入的准确性是非常重要的，一旦初始数据录入错误，而系统又不会分辨正确还是错误，就很有可能造成之后日记账、明细账、总账，甚至是会计报表等会计信息都发生错误。初始数据的录入错误的原因总结来说有两条：第一，由于会计人员职业素质不高，不小心将原始数据录入错误；第二，由于会计人员道德素质不高，为了个人利益或者是受他人唆使故意输入错误的原始数据。

3.2 操作人员职权范围发生变化的问题

在手工会计中，所有经济业务的发生到结束都是一层一层靠人工完成的，比如有专门的人提供初始数据，有专门的人做日记账，总账，有专门的人审核等，整个经济业务的发生到结束都做到了层层把关，完善了所有的做账、审核、复核机制，所以在手工会计中就会很少出现由某个人发生的错误而引起整个经济业务的会计处理过程都出现错误。但在会计电算化中，一旦初始数据录入，很多业务处理都是由计算机自动完成的，只有很少的人为操作，所以有的公司为了节约成本就只有一名会计人员，所有需要人为操作的会计工作都是由同一个会计人员完成的，这就形成了所谓的集权，所有的会计处理权限都是到了一个人的身上，这样就削弱了审核、复核的控制职能，就容易造成操作人员不小心录入错误数据而没有审核和复核出错误或者是会计人员徇私舞弊，贪污等情况。

3.3数据的准确性和完整性的问题

在手工会计中，所有经济业务发生的凭证、账簿、报表都是通过纸张记录的，如果对已完工的凭证、账簿甚至是报表进行更改，或者删除，都是会有痕迹留下来的，甚至可以根据笔迹发现到底是谁对会计资料进行非法修改。但是如果是在会计电算化系统中，所有的会计资料都是没有纸张记录的，都是靠计算机录入、阅读和查询的，而计算机又有操作无形化的特点，所以就有可能造成其他人员通过非法获得会计人员口令进入会计电算化系统，对会计资料进行修改甚至是删除，都无法看到痕迹，根本无法查出到底是谁修改了资料。

3.4 会计电算化自身问题

会计电算化本身就是一个电子产品，电子产品虽然现在在不断的发展，但是现在它依然存在很多问题，因为目前为止我们的会计电算化系统依然保持着重功能轻安全特点，会计电算化的系统非常容易进入（只要知道口令就可以进入），而且进入之后系统非常容易操作。在当代的会计电算化中，几乎所有的会计电算化信息资料都是储存在电脑中或者是光盘上，这些磁性介质具有不稳定的特点，比如在没有保存会计资料的情况下，突然断电，那就会导致刚刚输入的会计资料都没有了，这种情况在手工会计中是永远不会发生的，而且这些储存器不能受潮、受热，更不能折叠、弯曲，这些会计电算化自身的缺陷给会计操作的安全性又带来了新的问题。

3.5 因周边环境带来的影响问题

会计电算化是建立在互联网系统下的一个会计操作系统，随着网络的不断发展，会计电算化系统也面临着新的安全问题，因为互联网是一个对全球网络开放的系统，在会计电算化系统中会计信息可以通过开放的互联网对外传播，在传播过程中会计信息有可能被黑客拦截获取口令，或者假冒会计人员任意篡改和删除会计信息；会计电算化系统也有可能直接被黑客恶意攻击，窃取口令，修改和删除会计信息，或者直接查看公司的财务情况；因为会计电算化系统是通过互联网对外传播的，系统有可能由于操作人员处理不当而中毒，这也有可能导致会计信息流失，口令被盗等问题。

3.6 会计人员素质不高的问题

在一个工作系统中工作人员的综合素质也是非常重要的，在会计电算化系统中，如果操作人员和管理人员保密安全意识浅薄，密码管理不善会导致密码丢失或者是被人盗取；如果操作人员不定期检查检查电脑系统是否安全，可能导致电脑中毒而被人获得口令；如果操作人员没有足够的职业道德心理，在面对他人威胁或者是自己的利益面前，可能会做出违背职业道德的事情，或是向他人透露公司的财务情况，或是任意修改或者删除会计信息，从中获得利益。

4 健全和完善会计电算化下的内部控制系统的建议

由于会计电算化给企业内部控制带来的影响比手工会计给内部控制带来的影响更大，更深远，更复杂，所以一定要建立更健全、完善的会计电算化下的内部控制系统。

4.1 加强系统操作控制措施

为了保证会计信息的的完整、准确，减少因操作而带来的差错和故障，以及减少非法人员进入会计电算化系统修改、删除会计资料的几率，一定要严格规范上机和操作流程。会计专用电脑，不得任何人都可以使用；会计专用电脑必须设有密码，只有系统管理员和会计操作人员可以知道口令，一定要输入正确口令才可以进入系统；所有知道口令的操作人员不得像任何人透露自己的口令，必须保管好自己的口令，防止被盗；进入系统后操作人员不得任意走开计算机，防止他人在操作人员离开的时候对会计信息进行修改、删除，甚至拷贝；建立必要的上机记录制度，形成上机日志，方便以后查询到底某天某人使用过电脑；对于要录入的初始数据一定要事先审核，确定正确无误了才录入系统；在录入初始数据的时候一定仔细认真，避免录入错误数据；在录入数据的过程中如果发现可疑的数据一定要再次审核；任何操作人员都不可以带自用U盘进入机房；如果在操作过程中发现错误，一定要按照规定及时修改，防止之后的数据接着错误。当然这些规定只是个建议，也不是死规定，各个公司可以根据各个公司的情况进行修改，或者是增加，只要确保从操作人员上机开始到操作结束一定要有完善的工作程序，尽量防止他人乘虚而入就可以。

4.2 加强人员职权控制

为了防止集权现象的发生，必须遵守不兼容权限分离原则，部门与部门之间要有明确的划分，比如销售部门的销售人员只是提供原始的销售数据，但是不可以作为会计人员对会计电算化系统进行操作；在财务部门之间不兼容权限也要分开，比如录资料、记账有专门的人员，审核有专门的人员，不能是同一个人。每个人坚守自己的岗位，不篡权、不集权。各个部门之间、人与人之间应该互相配合，相互协调，保证所有的工作流程顺利，保证各种工作能够顺利的完成，提高企业内部的办事效率。

4.3加强文件管理控制

为了保证会计电算化系统下的数据的完整性、正确性，除了要有规范的操作程序外，还要有完善的文件管理控制系统。对于每天会计信息的操作结果要有一个备份，每周备份一次，每月备份一次，要有一个完整的备份体制；不允许任何操作人员以外的人修改、删除录入的会计数据；操作人员因之前录入数据有误导致要求修改数据，审核人员一定要认真审核、检查；所有的会计资料都要有专人负责保管，并定期检查，不得任意借出，如果有必要借出，一定要有明确的借出和归还流程；如果是储存在磁性介质上的会计资料，一定要定期检查复制，且一定要保证磁性介质不受潮、受热、弯曲，避免因为磁性介质的损坏而导致储存在其内部的会计资料一起丢失。

4.4 加强系统安全控制

这项工作是为了计算机系统能够安全的运行，避免由于计算机系统本身的原因或者是系统外的环境原因导致会计数据丢失，操作人员口令被盗，系统运行错误等不安全问题。选择安全性能比较强的会计电算化系统，比如有的系统只是输入密码就可以进入，但是随着高科技的发展，可以选择通过声音检测，指纹对比进入系统，后者的安全性能就远远高过前者；选择系统本身就含有防止修改数据功能的会计电算化系统，比如在修改已经记账、结账的会计资料时，系统会自动提示以及禁止修改；对会计电算化系统的软件和硬件进行定期检查和维护，对于每次的结果都要有检查结果报告，对于有问题的地方应该及时向上级反应，对于硬件如果出现故障就应该及时维修或者换掉，对于软件要定期进行升级；在会计电算化系统中安装防火墙、杀毒软件等防中毒软件，定期对系统进行全面杀毒，防止病毒入侵或者是黑客恶意攻击。

4.5 定期培训操作人员

定期对操作人员和系统管理员进行操作培训和职业道德培训。操作培训主要是要求操作人员对操作系统很熟悉，在处理会计问题的时候能够快而准的解决问题，因为在当今经济社会提高工作人员办事效率才是提高整个企业效益的最佳办法。进行职业道德培训主要是第一增强操作人员的责任感，保证录入会计电算化系统的数据准确无误；第二增强操作人员和系统管理员的安全意识，对于各自进入会计电算化系统的口令一定要保密，保管好，并定期进行修改，保证口令不丢失，不被他人盗用，确保系统的安全性；第三加强会计人员的防贪、防腐意识，保证会计人员在面对私人利益或者是他人威胁的时候依然能够明确自己的职责，依然能够跟反动势力做斗争，保证会计信息的完整和正确。

4.6 加强内部审计工作

内部审计是企业内部控制最重要的组成部分，也是会计电算化下内部控制的最后一道防线，在会计电算化中，主要是“人机”操作，这种特殊的操作方式就需要企业的内部控制更完善健全，其中主要包括，定期或者是不定期对所有的会计资料进行审计，查看所有资料是否合理、合规，是否有遵守相关的法律法规，所有的流程操作是否有相关人员署名，原始凭证或是附件是否齐全；审查所有的电子资料与书面资料是否一致，审查所有的电子资料和电子录入资料是否一致，保证账证相符、帐表相符、帐帐相符；查看所有的会计资料是否存档，保存是否妥善，防止非法修改数据；对会计电算化系统的各个环节进行审查，检查是否有漏洞；检查会计电算化系统专业电脑是否安装防火墙、杀毒软件等防止黑客恶意进攻软件，要求操作人员系统管理员定期对电脑进行杀毒；对于审查过程中出现的问题要及时提出，要求改正；所有的审核结果都要求有记录，对于本次审核中发现的问题在下次审查中进行重点检查。

5 总结

随着社会的不断发展，会计电算化是会计行业的必然发展趋势，随着它的发展，企业面临的内部控制问题也越来越多，只有建立完善的内部控制制度，才能保证会计电算化能够正常的运行，才能保证会计资料的真实可靠性，才能保证企业资产安全，才能保证企业真正地提高效率、效益，才能使企业决策者和管理者清楚地分析、预测企业未来的道路。

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